Czym jest Ciągłe Doskonalenie? Tym pojęciem określa się podejście do zarządzania obierane przez nowoczesne firmy produkcyjne dążące do systematycznego rozwoju i budowania swojej konkurencyjności rynkowej. Założenia tej koncepcji upatrują szansy na regularny postęp organizacji m.in. w proaktywnej postawie pracowników każdego szczebla, wytworzeniu w nich poczucia odpowiedzialności za swoje stanowisko pracy oraz rozumienie jego znaczenia w szerszym ujęciu, a także szybkim reagowaniu na pojawiające się problemy oraz jednoczesnym zapobieganiu ponownemu wystąpieniu danych trudności. Aby osiągnięcie tego stanu było możliwe, konieczne jest efektywne wdrożenie w organizacji Kultury Ciągłego Doskonalenia.
W niniejszym artykule wyjaśniamy m.in. co to jest Kultura Ciągłego Doskonalenia, jaką rolę odgrywa w niej zaangażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów oraz inicjowanie przez nich pozytywnych zmian, a także jakie korzyści może przynieść organizacji proces Ciągłego Doskonalenia.
Na czym polega Kultura Ciągłego Doskonalenia?
Z czego wynika to, że coraz częściej firmy produkcyjne decydują się wdrożyć u siebie Kulturę Ciągłego Doskonalenia? Aby móc odpowiedzieć sobie na to pytanie, warto dowiedzieć się najpierw, co tak naprawdę kryje się za tym terminem oraz co Kultura Ciągłego Doskonalenia pozwala wprowadzić do organizacji.
Wiele firm produkcyjnych zmaga się ze stagnacją, której skutecznie nie przerywają nawet inwestycje w nowoczesne wyposażenie zakładu czy inne kosztowne zmiany realizowane w poszczególnych obszarach. Brak oczekiwanych efektów wzbudza u osób zarządzających taką firmą rozczarowanie oraz zwątpienie. Okazuje się, że bardzo często przyczyny zastoju wynikają z braku odpowiedniej kultury organizacji. Skutkuje on powstawaniem nieefektywności na wielu poziomach – nie tylko na poziomie prowadzenia całej firmy, ale także na poziomie operacyjnym.
Budowa Kultury Ciągłego Doskonalenia w przedsiębiorstwie umożliwia optymalizację sposobu jego funkcjonowania. Wyznacza kierunek, w którym ma podążać organizacja, aby krok po kroku się rozwijać w każdym obszarze działalności. Na czym polega Kultura Ciągłego Doskonalenia? To podejście koncentruje się na takich kwestiach jak m.in.:
- kształtowanie proaktywnej, odpowiedzialnej postawy pracowników funkcjonujących na różnych szczeblach organizacji,
- uświadamianie i przekonywanie pracowników, że mogą skutecznie zarządzać pojawiającymi się wokół nich problemami oraz je rozwiązywać, co przynosi korzyści zarówno im, jak i samej organizacji,
- zwiększenie elastyczności działań realizowanych przez organizację,
- budowa szeroko rozumianego poczucia odpowiedzialności za swoje stanowisko pracy,
- realne wsparcie dla pracowników ze strony top managementu,
- zapewnienie przez organizację odpowiednich narzędzi i warunków dla pracowników, aby chcieli i mogli oni wprowadzać małe, pozytywne zmiany, które w większej skali przynoszą bardzo dużą korzyść dla firmy,
- systematyczna praca nad poprawą i udoskonalaniem poszczególnych procesów,
- zrozumienie strat w organizacji – tego, jakie są ich przyczyny i jakie generują koszty.
Należy pamiętać, że proces Ciągłego Doskonalenia jest czymś permanentnym, co pozwala organizacji czynić regularny postęp. Aby jednak Ciągłe Doskonalenia funkcjonowało przynosiło oczekiwane skutki, musi zostać prawidłowo wdrożone. Bardzo istotne jest dogłębne zrozumienie jego roli przez wszystkie osoby działające w organizacji i przyjęcie go jako fundamentalnej zasady funkcjonowania na każdym szczeblu i we wszystkich obszarach w firmie. Budowa dojrzałej Kultury Ciągłego Doskonalenia wymaga także otwartości na zmiany i systematycznej realizacji działań wynikających z reguł sformalizowanych oraz zaimplementowanych w ramach struktury i Systemu Ciągłego Doskonalenia. Gdy Ciągłe Doskonalenie staje się nierozłączną częścią procesów w organizacji, to dochodzi ona do momentu, gdy jest w stanie uwolnić swój potencjał rozwojowy.
Angażowanie pracowników jako podstawa Ciągłego Doskonalenia
Od czego zależy powodzenie procesu wdrożeniowego Kultury Ciągłego Doskonalenia? Czynników składających się na sukces wdrożenia jest wiele, ale prawdziwym fundamentem jest wysoki poziom zaangażowania pracowników. W jaki sposób zachęcić osoby zatrudnione w organizacji do postawy proaktywnej? Przeanalizujmy tę kwestię w oparciu o założenia Kultury Ciągłego Doskonalenia budowanej zgodnie z Modelem by Entra.
Kluczową rzeczą, na której najpierw należy się skupić, jest System Ciągłego Doskonalenia. Jest on nieodzowny dla powodzenia całego przedsięwzięcia – brak formalnej implementacji zasad Ciągłego Doskonalenia oraz aktywnego wsparcia ze strony top managementu sprawi, że cała operacja wdrożeniowa zakończy się fiaskiem. Jaką funkcję ma zapewnić System Ciągłego Doskonalenia? Jego podstawową rolą jest zdefiniowanie zasad i komunikacji w ramach Ciągłego Doskonalenia, a także określenie zadań, jakie należy realizować. Inspiracją i bazą do sformułowania tych zadań są potrzeby i cele firmy produkcyjnej.
Innym istotnym celem stawianym przed Systemem jest Ciągłe Doskonalenie procesów. W jaki sposób się należy postępować, aby móc to osiągnąć? Każdy proces w organizacji powinien zostać dostosowany do zasad Systemu Ciągłego Doskonalenia tak, aby te reguły stały się jego nierozłączną częścią. Wśród najistotniejszych zasad Systemu Ciągłego Doskonalenia możemy wyróżnić:
- działanie ponad strukturą organizacyjną,
- eliminacja silosów,
- angażowanie reprezentantów różnych obszarów organizacji do rozwiązywania konkretnych problemów.
Należy zauważyć, że to właśnie zaangażowanie pracowników do Ciągłego Doskonalenia procesów jest nadrzędnym celem Systemu. Bez proaktywnej postawy pracowników każdego szczebla budowa Kultury Ciągłego Doskonalenie nie może się udać. Aby jednak osoby zatrudnione mogły wykazać się inicjatywą i postępować zgodnie z przedstawionymi im regułami, potrzebują sformalizowanej struktury Ciągłego Doskonalenia, odpowiadającej za jasny podział ról i związanej z nimi odpowiedzialności. Niezbędne są im również m.in. zasoby, pakiet informacji, narzędzia czy funkcjonalne procesy, które umożliwią zarówno podejmowanie działań naprawczych, jak i wprowadzanie innowacji.
Ciągłe Doskonalenie na każdym poziomie w organizacji – klucz do jej rozwoju
Bardzo istotną kwestią, o której należy pamiętać podczas budowy Kultury Ciągłego Doskonalenia w organizacji produkcyjnej, jest wdrażanie jej reguł na każdym poziomie w organizacji. Ma to duże znaczenie między innymi dlatego, że główne procesy dodające firmie wartość są realizowane na poziomie operatorów i utrzymania ruchu, więc tam najwyraźniej będzie widać skutki zmian wprowadzanych w ramach Ciągłego Doskonalenia. Dobrze obrazuje to poniższy schemat, na którym przedstawiliśmy dwa modele: model zarządzania odgórnego oraz model zarządzania oddolnego.
Nie oznacza to jednak, że proces Ciągłego Doskonalenia powinien następować wyłącznie na najniższych szczeblach hierarchii organizacyjnej. Dla budowy Kultury Ciągłego Doskonalenia ważne jest to, aby realizowano go na każdym poziomie w firmie. Przyjrzyjmy się temu, jakie zadania realizuje Ciągłe Doskonalenie na poziomie shop floor, na poziomie specjalistów oraz na poziomie managementu.
- Ciągłe Doskonalenie na poziomie shop floor – jego zadaniem jest skuteczna budowa zaangażowania i postawy proaktywnej wśród pracowników najniższego szczebla. Odgrywają one bardzo dużą rolę, ponieważ to właśnie te osoby są na co dzień najbliżej procesów produkcyjnych oraz logistycznych. Organizacja może czerpać korzyści z ich wiedzy, zapewniając im odpowiednią edukację oraz wspierając i nagradzając inicjatywy oddolne. Należy podkreślić w tym miejscu również rolę liderów procesów Ciągłego Doskonalenia – aby dobrze realizowali swoje obowiązki, konieczne jest wcześniejsze dokładne przygotowanie pracowników do sprawowania tej funkcji oraz kontrola wykonywanych przez nich działań.
- Ciągłe Doskonalenie na poziomie specjalistów – rolą Ciągłego Doskonalenia w tym przypadku jest profesjonalne przygotowanie pracowników posiadających wyjątkowe kwalifikacje, do tego, aby mogli oni je skutecznie wykorzystać np. do wykonywania trudnych zadań analitycznych.
- Ciągłe Doskonalenie na poziomie managementu – tutaj celem jest wykształcenie u kadry zarządzającej umiejętności rozwiązywania problemów poprzez delegowanie zadań oraz późniejszą analitykę efektywności ich realizacji. Istotna jest również systematyczna edukacja z zakresu budowania działań planowych oraz długofalowych.
Wskazane wyżej zadania stawiane przed Ciągłym Doskonaleniem na poszczególnych poziomach w przedsiębiorstwie potwierdzają, w jak istotny sposób Kultura Ciągłego Doskonalenia może usprawnić funkcjonowanie firmy.
Ciagłe Doskonalenie jako proces rozwoju organizacji
Proces Ciągłego Doskonalenia można przyrównać do maratonu. Długotrwałe, systematyczne wprowadzanie zmian w różnych obszarach firmy przekłada się na jej stały rozwój jako całości. Ciągłe Doskonalenie umożliwia organizacji stawianie kolejnych kroki do przodu na drodze rozwoju i innowacji. Jednocześnie pozwala skutecznie eliminować błędy i wypracowywać schematy postępowania w przypadku ewentualnego ponownego wystąpienia danego problemu w przyszłości. Dzięki temu problemy są sprawniej rozwiązywane, a firma krócej musi zmagać się z ich skutkami.
W kontekście Ciągłego Doskonalenia jako procesu rozwoju organizacji warto wprowadzić dwa pojęcia, które dobrze obrazują to, w jaki sposób realizacja założeń Ciągłego Doskonalenia może służyć firmie produkcyjnej.
- System Zarządzania Wiedzą – jego podstawowym celem jest to, aby zapobiec ponownemu występowaniu problemów, które już raz się pojawiły. Co w przypadku, gdy jednak dojdzie do takiego ponownego pojawienia się problemu? W takiej sytuacji powinien być on sprawniej eliminowany, dzięki wiedzy, która została zebrana podczas pierwszego podejścia do jego rozwiązania. Dużą zaletą Systemu Zarządzania Wiedzą jest to, że umożliwia prostą weryfikację historii danego problemu. Zarchiwizowane dane stanowią nieoceniane wsparcie podczas ponownych działań naprawczych. Co istotne, zebrana wiedza okazuje się pomocna także w przypadku prac nad innowacjami w określonym obszarze.
- Projekty poprawy w organizacji – celem tych projektów jest identyfikacja, a następnie wdrożenie działań, których skala będzie miała znaczenie dla całego przedsiębiorstwa produkcyjnego. Należy przy tym zaznaczyć, że powodem do inicjacji działań ma być w głównej mierze potrzeba rozwoju oraz generowanie korzyści w obszarze efektywności oraz finansów, a nie występowanie problemów.
Jak widać, udane wdrożenie Kultury Ciągłego Doskonalenia przekłada się bezpośrednio na optymalizację bieżącej działalności organizacji produkcyjnej, a w konsekwencji napędza jej stały rozwój.
Ciągłe Doskonalenie – jakie korzyści przynosi organizacji produkcyjnej?
Kluczową kwestią w kontekście udanego wdrożenia Kultury Ciągłego Doskonalenia w organizacji jest nie tylko przygotowanie odpowiednich procesów oraz ich formalizacja czy systematyczne realizowanie wynikających z nich zadań, ale także uświadomienie wszystkich osób w firmie, że wprowadzone zasady niosą za sobą duże korzyści zarówno dla nich samych, jak i dla całego przedsiębiorstwa. Przeświadczenie o tym, że Ciągłe Doskonalenie przeszkadza w wykonywaniu podstawowych obowiązków i jest „stratą czasu”, stanowi poważną blokadę, która może doprowadzić do niepowodzenia całego przedsięwzięcia. W jaki sposób pozbyć się tego oporu? Najlepszym sposobem na to są rozmowy, szkolenia i zrozumiałe zaprezentowanie korzyści, jakie przynosi optymalizacja procesów przeprowadzona z udziałem Kultury Ciągłego Doskonalenia, wdrożonej zgodnie z Modelem by Entra. Jakie wyróżniamy najistotniejsze benefity płynące z Ciągłego Doskonalenia? Zaliczają się do nich m.in.:
- regularna poprawa osiąganych wyników idąca w parze z systematyczną i zauważalną redukcją kosztów,
- lepsza rentowność firmy, która skutkuje większą stabilnością, w tym także w obszarze zatrudnienia,
- skuteczne i trwałe eliminowanie problemów, dzięki któremu nie następują nawroty wcześniej pojawiających się trudności,
- wzrost zaangażowania pracowników oraz ich rozwój poprzez lepsze wykorzystanie tkwiącego w nich potencjału,
- zwiększenie czasu, jaki managerowie mogą poświęcić na działania strategiczne, dzięki odciążeniu ich od drobnych, powtarzalnych zadań, które mogą być sprawnie wykonywane przez pracowników niższego szczebla,
- efektywne, interdyscyplinarne rozwiązywanie problemów, które wiąże się z poprawą komunikacji oraz integracji międzywydziałowej, a także usuwaniem silosów,
- wzrost innowacyjności w każdym obszarze i na każdym poziomie funkcjonowania organizacji.
Firmy, które skutecznie wdrożyły u siebie Ciągłe Doskonalenie procesów, notują regularny postęp nie tylko, jeśli chodzi o osiągane wyniki, ale także w zakresie komfortu pracy zatrudnionych w nich osób. Jest to odejścia od kultury szukania winnych, na rzecz kultury szukania rozwiązań problemów. W efekcie atmosfera w organizacji jest znacznie zdrowsza, a pracownicy chętniej dokładają swoją cegiełkę do rozwoju firmy.
Podsumowanie
Ciągłe Doskonalenie jest koncepcją zarządzania organizacją, która sprzyja stabilnemu, systematycznemu rozwojowi firm produkcyjnych. Stanowi ona swego rodzaju drogowskaz, w którą stronę powinno zmierzać przedsiębiorstwo, aby regularnie czynić postęp i pozostać konkurencyjnym na rynku. Kultura Ciągłego Doskonalenia w znacznym stopniu opiera się na założeniu, że pracownicy wszystkich szczebli powinni brać odpowiedzialność za swoje stanowisko pracy, działać proaktywnie w celu wprowadzania pozytywnych, mniejszych i większych zmian, a także chcieć wychwytywać oraz rozwiązywać występujące problemy tak, aby nie dochodziło do ich nawrotów. Organizacja natomiast powinna zapewnić pracownikom silne wsparcie, w postaci m.in. odpowiednich narzędzi oraz procesów, dzięki którym będą oni mogli postępować zgodnie z zasadami Ciągłego Doskonalenia w codziennej pracy. Bardzo istotne jest to, aby między pracownikami z różnych szczebli oraz działów panowała kultura dialogu oraz skłonność do interdyscyplinarnego rozwiązywania problemów. Efektem skutecznego wdrożenia Kultury Ciągłego Doskonalenia w organizacji produkcyjnej oraz systematycznego podejmowania zgodnych z nią działań są liczne korzyści, w tym m.in.: polepszenie osiąganych wyników produkcyjnych, wzrost rentowności, trwałe eliminowanie problemów, optymalne wykorzystanie potencjału pracowników czy, w ogólnym ujęciu, harmonijny rozwój firmy.
Jako Entra Group profesjonalnie wdrażamy i rozwijamy Kulturę Ciągłego Doskonalenia w organizacjach należących do naszych Klientów. Dzięki naszemu wsparciu w przedsiębiorstwie powstaje świadomość na temat tego, jak istotne w codziennym jego funkcjonowaniu jest Ciągłe Doskonalenie procesów. Przekazujemy sprawdzoną, fachową wiedzę na temat tego, jak Ciągłe Doskonalenie realizować w praktyce, aby osiągać założone cele. Warto podkreślić, że Kulturę Ciągłego Doskonalenia budujemy u naszych Klientów w oparciu o autorski Model by Entra, który tworzą trzy komplementarne produkty:
- Fit Factory, w którego skład wchodzą m.in.: Efektywna Organizacja Produkcji, Optymalna Kontrola Jakości czy Automatyzacja i Cyfryzacja Produkcji,
- Flow Factory, na który składają się m.in.: optymalizacja transportu wewnętrznego, optymalizacja procesów magazynowych oraz optymalizacja procesów logistycznych,
- Focus Factory umożliwiający skuteczne i precyzyjne Planowanie Operacyjne, a także optymalizację zapasów w organizacji.
Chcesz czerpać korzyści z Ciągłego Doskonalenia i zadbać o sukcesywny rozwój firmy, który przybliży ją do standardów Przemysłu 4.0? Zachęcamy do kontaktu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na temat Ciągłego Doskonalenia i sposobie jego implementacji w organizacji produkcyjnej, to zapraszamy do lektury innego artykułu dostępnego na naszej stronie internetowej, w którym omawiamy szerzej 10 zasad Kaizen.
