Efektywność planowania produkcji oraz zarządzania projektami odgrywa bardzo istotną rolę w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Diagram Gantta to jedno z podstawowych narzędzi wykorzystywanych w tych obszarach funkcjonowania organizacji. Za jego pomocą można w graficzny sposób przedstawić plan działania w ramach danego projektu lub realizacji harmonogramu produkcji. Dzięki temu możliwe jest nie tylko optymalne zaplanowanie zarówno następujących po sobie, jak i realizowanych równolegle do siebie działań, ale także monitorowanie ich przebiegu oraz statusu realizacji. Prawidłowo wykonany diagram Gantta daje także szansę na wprowadzanie odpowiednich korekt w harmonogramie zadań tak, aby przewidziane ramy czasowe projektu zostały zachowane.
Interesuje Cię temat wykresu Gantta i jego zastosowania w organizacji produkcyjnej? Zachęcamy do lektury naszego artykułu, w którym wyjaśniamy między innymi: czym dokładnie jest diagram Gantta, w jaki sposób wspiera sprawną kontrolę i realizację projektów, jakie są najczęstsze błędy związane z niezrozumieniem jego idei, jak go stworzyć oraz jakie korzyści może przynieść korzystającej z niego firmie.
Czym jest diagram Gantta i jak wspiera sprawną kontrolę i realizację projektów?
Historia diagramu Gantta jest sięga początków XX w. i, co ciekawe, istotną rolę odgrywa w niej polski wątek. Otóż za pierwszą wersję tego powszechnie dziś wykorzystywanego wykresu uznaje się tzw. harmonogram Adamieckiego. Został on opracowany i opisany w 1903 r. przez Karola Adamieckiego, który zaprezentował swoją ideę w języku polskim i rosyjskim, przez co w świecie anglojęzycznym nie odbiła się ona zasłużonym echem. Kilka lat później Henry Gantt rozpromował w USA wykres zbliżony koncepcyjnie do harmonogramu Adamieckiego. Rozwiązanie Gantta miało za zadanie przedstawiać, jak długo pracownicy fabryki wykonują przydzielone im zadania. Z czasem idee Gantta oraz Adamieckiego zostały zespolone i zyskały nazwę diagramu Gantta, który w czasach współczesnych przeobraził się z narzędzia do kontroli personelu fabryki, w narzędzie do wizualizacji zadań projektowych oraz wspierania efektywnej kontroli oraz realizacji projektu.
Jak wygląda diagram Gantta i w jaki sposób go interpretować?
Krótki rys historyczny i przedstawienie dawnej roli wykresu Gantta pozwala nam płynnie przejść do tego, czym jest ten diagram dzisiaj i jak się go wykorzystuje. Obecnie przez diagram Gantta rozumie się poziomy wykres słupkowy, który pozwala na wizualizację realizowanych i zaplanowanych zadań w odniesieniu do osi czasu projektu. Dostarcza on także informacje m.in. o tym:
- jakie są zależności między pojedynczymi zadaniami,
- jakie zasoby są zaangażowane do wykonania poszczególnych zadań,
- na jakim etapie znajduje się projekt,
- czy realizowane działania są zgodne z harmonogramem projektu.
Diagram Gantta to przykład funkcjonalnego i intuicyjnego narzędzia, które ułatwia kontrolę realizacji projektu oraz wdrażanie niezbędnych zmian w jego ramach. Dobrze przygotowany wykres Gantta jest czytelny i pozwala szybko zorientować się w tym, jaki jest aktualny status przedsięwzięcia. W dużej mierze jest to zasługa prostoty koncepcyjnej diagramu, zgodnie z którą posiada on dwie osie.
- Oś horyzontalna (oś X) przedstawia linię czasu, która w zależności od potrzeb może być podzielona np. na godziny czy dni.
- Oś wertykalna (oś Y) dostarcza informacji na temat m.in. liczby i rodzaju zadań, kolejności ich wykonania czy zasobów (np. ludzkich lub czasowych) przydzielonych do danego zadania.
Każdy słupek na wykresie Gantta symbolizuje jedno zadanie. Jakie informacje na temat zadań można pozyskać z tego diagramu?
- Długość słupka wskazuje na to, ile wynosi okres między startem zadania a jego zakończeniem.
- Położenie słupków na diagramie sygnalizuje stosunek między poszczególnymi zadaniami. Możemy dzięki temu dowiedzieć się, które działania mogą być realizowane równolegle, a które należy wykonywać w konkretnej kolejności.
Wykres Gantta jako pomoc w monitorowaniu przebiegu projektu
W jaki sposób diagram Gantta wspiera sprawną kontrolę projektów? Pełni on rolę pewnego rodzaju „mapy drogowej”, która prowadzi zespół projektowy do celu w postaci skutecznej realizacji projektu w założonym terminie i budżecie. Korzystając z tego narzędzia, menedżerowie projektów mogą monitorować wiele obszarów, wśród których znajdują się m.in.:
- stopień realizacji poszczególnych zadań,
- wykorzystanie zasobów,
- rozkład obowiązków i odpowiedzialności pracowników,
- tempo realizacji działań projektowych,
- ilość pracy, jaką należy jeszcze wykonać, aby zakończyć z powodzeniem projekt.
Co sprawia, że diagram Gantta jest przydatnym narzędziem w kontekście realizacji projektu?
Istotną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę jest to, że za pomocą diagramu Gantta można przygotować wizualizację harmonogramu projektu. Do najważniejszych funkcji tego rozwiązania zalicza się m.in.:
- określenie przewidywanego całkowitego czasu projektu,
- zobrazowanie koniecznych do wykonania zadań, a także wyznaczenie momentu ich realizacji na osi czasu oraz przydzielenie do nich niezbędnych zasobów i odpowiednich zespołów,
- dokładniejsze zdefiniowanie zakresu projektu i czytelna prezentacja jego przebiegu,
- określenie potencjalnego wpływu różnego rodzaju zmian na cały projekt,
- przedstawienie projektu jako sekwencji pojedynczych zadań, które łatwiej jest kontrolować,
- ułatwienie wychwytywania zadań przedawnionych oraz zagrożonych,
- identyfikację ścieżki krytycznej projektu oraz najistotniejszych zadań projektowych,
- gromadzenie i prezentowanie aktualnych informacji na temat projektu, z których na bieżąco może korzystać zespół projektowy,
- skrócenie czasu potrzebnego na planowanie projektu oraz uproszczenie komunikacji między osobami zaangażowanymi w to przedsięwzięcie.
Prawidłowo wykonany wykres Gantta, który podlega regularnej aktualizacji i odpowiada stanowi faktycznemu, w znaczącym stopniu wpływa na usprawnienie procesu realizacji projektu.
Jakich błędów należy unikać podczas tworzenia i korzystania z diagramu Gantta?
Praktyka pokazuje, że w wielu firmach istnieje problem niezrozumienia idei diagramu Gantta, co przekłada się na jego nieoptymalne zastosowanie. Należy pamiętać, że to narzędzie umożliwia stworzenie wizualnego zobrazowania harmonogramu projektu, który charakteryzuje się pewnym poziomem ogólności. Nie można diagramu Gantta traktować jako rozwiązania służącego do graficznego przedstawienia planu projektu charakteryzującego się znacznie wyższym poziomem szczegółowości. To rozróżnienie jest bardzo istotne, ponieważ przepełniony szczegółami wykres Gantta zatraca swoje zalety: staje się nieczytelny i niefunkcjonalny.
Jakie są inne częste błędy popełniane podczas tworzenia i korzystania z diagramu Gantta? Poza przesadną szczegółowością można do nich zaliczyć m.in.:
- niezrozumiałość diagramu, która wiąże się z koniecznością udzielania rozbudowanych wyjaśnień,
- jednoczesne funkcjonowanie wielu wersji diagramu, które zaburzają prawidłowy ogląd na projekt,
- działanie wyłącznie na wykresach papierowych, zamiast elektronicznych stworzonych np. w dedykowanych szablonach Microsoft Excel,
- brak udziału zespołu projektowego w procesie tworzenia diagramu Gantta,
- zbyt rzadkie aktualizowanie wykresu Gantta.
Diagram Gantta – jak zrobić go krok po kroku?
Kiedy wiemy już, czym jest harmonogram Gantta i znamy niejeden przykład funkcji, jaką pełni, możemy przejść do szczegółowego omówienia procesu tworzenia tego diagramu. Jak prawidłowo sporządzić diagram Gantta krok po kroku?
1. Rozpisanie merytorycznych obszarów działań na główne bloki lub aktywności
Pierwszym etapem, od którego należy zacząć przygotowanie harmonogramu Gantta, jest podział merytorycznych obszarów działań na podstawowe bloki bądź aktywności. Aby zobrazować, jak to zrobić, posłużymy się przykładem rzeczywistego harmonogramu jednego z prowadzonych przez nas projektów. Wśród bloków działań wyłonionych na tym etapie znalazły się:
- Zarządzanie Projektem – w jego ramach wskazano takie aktywności jak np. podpisanie NDA, podpisanie umowy czy uzgodnienie harmonogramu,
- Efektywność Produkcji – w tym bloku wyróżnione zostały takie aktywności jak np. obserwacje procesu produkcyjnego, obserwacja i ocena cyklu oraz taktu produkcyjnego, ocena procesów komunikacyjnych i zarządzania przekazywaniem informacji, analiza funkcjonowania oraz barier efektywności działu inżynierskiego,
- Kontrola Jakości – do aktywności realizowanych w tym bloku zaliczono np. spotkanie i wywiady zgodnie ze strukturą organizacyjną czy obserwacje procesu kontroli jakości,
- Optymalna Logistyka Produkcji – do tego bloku zakwalifikowane zostały np. analiza i obserwacja procesów logistycznych oraz magazynów, analiza sposobów składowania i buforowania materiałów i komponentów w procesie produkcyjnym, analiza wykorzystania wyposażenia i zasobów logistycznych czy identyfikacja kluczowych projektów poprawy,
- Systemy IT wspierające produkcję – w ramach tego bloku wyróżniono takie aktywności jak np. analiza wykorzystania systemów przez pracowników nadzoru produkcji i logistyki oraz analiza możliwości śledzenia toku produkcji i konsumpcji materiałów w dostępnych systemach czy obserwacje wykorzystania systemów przez pracowników logistyki,
- Zarządzanie organizacją przez wskaźniki – do aktywności realizowanych w tym bloku przypisano np. spotkanie i wywiady zgodnie ze strukturą organizacyjną produkcji czy analitykę informacji,
- Skuteczne planowanie operacyjne – za aktywności zaliczane do tego bloku uznano np. spotkanie i wywiady zgodnie ze strukturą organizacyjną działów planowania, zaopatrzenia, sprzedaży, BOK czy działów wspierających procesy realizacji planów produkcji.
Warto w tym momencie podkreślić dwie istotne kwestie. Po pierwsze, w ramach każdego bloku konieczne jest wykonanie raportu cząstkowego – liczba dni poświęconych na to zadanie różni się w zależności od tego, o jakim bloku mowa. Drugą sprawą, na którą trzeba zwrócić uwagę jest uwzględnienie na diagramie Gantta aspektów administracyjnych projektu, takich jak m.in.:
- komitety sterujące,
- podpisywanie umów (w razie konieczności),
- spotkania zespołów projektowych.
2. Określenie ram czasowych trwania projektu
Po tym, jak rozpisane zostaną bloki merytoryczne projektu, należy określić jego ramy czasowe. Rodzaj przyjętego podejścia zależy od potrzeb projektowych:
- podejście sztywne wiąże się z ustaleniem konkretnej daty rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- podejście elastyczne wskazuje jedynie na konieczność ustalenia daty rozpoczęcia projektu.
Warto zauważyć, że czas trwania projektu oznaczany na osi X wykresu może być wyrażony zarówno w jednostkach naturalnych (np. 1, 2, 3 dzień trwania projektu), jak i jednostkach kalendarzowych (np. 1, 10, 20, 30 września 2023 roku). Najczęściej wyjściowa jest notacja naturalna, która sprzyja prostszemu opisowi przebiegu projektu, a ostateczną jednostką stosowaną w przygotowanym harmonogramie jest jednostka kalendarzowa. To korzystniejsze rozwiązanie z uwagi na prostszy odczyt diagramu i możliwość uwzględnienia świąt, a także dni wolnych od pracy, które przypadają w dni robocze.
3. Sprecyzowanie systemu opisowego wykorzystywanego przy tworzeniu diagramu
Aby harmonogram Adamieckiego (Gantta) był spójny i zrozumiały, należy przed jego przygotowaniem ustalić jednoznaczny system opisu oraz wizualizacji zadań, który będzie później konsekwentnie stosowany. Dzięki klarownej symbolice zminimalizowane będzie ryzyko błędnej interpretacji powstałego wykresu.
4. Zdefiniowanie podstawowych zależności między poszczególnymi blokami merytorycznymi w projekciePodsumowanie
Istotną kwestią, którą należy się zająć w trakcie przygotowywania wykresu Gantta, jest odpowiednie zdefiniowanie zgrubnych zależności pomiędzy dużymi merytorycznymi blokami działań w projekcie. Ustalenie kolejności następowania po sobie każdego z bloków ma fundamentalne znaczenie dla optymalizacji działań pod względem ich efektywności.
5. Zdefiniowanie czasochłonności każdego z bloków merytorycznych
W procesie przygotowywania diagramu Gantta należy także zadbać o zdefiniowanie tego, ile czasu ma trwać realizacja poszczególnych aktywności z każdego z bloków merytorycznych. Jak to wygląda w praktyce? Analizując dane działanie, trzeba ocenić, ile aktywnych dni zajmie jego realizacja, a także w jakim czasie zostanie ono zakończone. Przykładowo na przeprowadzenie określonej aktywności mogą być potrzebne trzy dni robocze, ale z uwagi na brak odpowiednich zasobów, całą procedurę należy zacząć później, w międzyczasie przerwać i zakończyć w inny terminie. W efekcie czas całej operacji może się wydłużyć, co trzeba koniecznie uwzględnić przy tworzeniu harmonogramu.
6. Rozplanowanie działań w obrębie poszczególnych bloków merytorycznych
Kolejnym krokiem podczas przygotowywania diagramu Gantta jest rozplanowanie poszczególnych aktywności we wszystkich blokach merytorycznych z uwzględnieniem występujących między nimi zależności. Aby mieć właściwy ogląd na sytuację, należy sporządzić dwa warianty przebiegu projektu:
- w pierwszym z nich należy uwzględnić najwcześniejsze możliwe terminy rozpoczęcia zadań,
- drugi wariant należy oprzeć o najpóźniejsze dopuszczalne terminy rozpoczęcia zadań.
Niebagatelne znaczenie ma również zdefiniowanie kamieni milowych, czyli szczególnie istotnych momentów kontroli projektu.
Dlaczego warto przygotować dwa warianty przebiegu projektu? Jest to podstawa do analizy położenia tych samych zadań przy różnych założeniach, dzięki której można opracować tzw. ścieżkę krytyczną projektu, złożoną z zadań stałych. Pozostałe zadania, czyli zadania ruchome, powinny charakteryzować się pewną rezerwą czasową w stosunku do ścieżki krytycznej.
7. Weryfikacja kompatybilności harmonogramu projektu z początkowo przyjętymi ramami czasowymi
Finalnym etapem w procesie tworzenia diagramu Gantta jest weryfikacja tego, czy rozplanowany projekt mieści się w przyjętych na początku ramach czasowych. Jeżeli okaże się, że tak, to można zakończyć procedurę tworzenia wykresu Gantta, a jeżeli nie, to konieczna będzie modyfikacja czasochłonności lub zwiększenie ilości zasobów przeznaczonych na projekt tak, aby dopasować wszystkie aktywności do realizacji zgodnie z oczekiwaniami.
Planowanie projektów z wykorzystaniem diagramu Gantta
Diagram Gantta jest bardzo istotnym wsparciem w procesie planowania projektu. Jakie najważniejsze korzyści wynikają z jego zastosowania?
- Łatwe ustalenie sekwencji działań – dzięki harmonogramowi Gantta można w klarowny sposób przedstawić to, jakie bloki tematyczne będą realizowane w ramach projektu, jakie aktywności wchodzą w skład tych bloków, a także jakie są zależności pomiędzy blokami i jak wygląda prawidłowa kolejność ich realizacji. Czytelność diagramu Gantta nie tylko ułatwia pracę zespołom projektowym, ale także umożliwia klientom weryfikację tego, co i kiedy będzie wykonywane.
- Możliwość identyfikacji zasobów oraz czasu ich zaangażowania – diagram Gantta pozwala na ustalenie zasobów niezbędnych do wykonania poszczególnych aktywności, a także czasu, na jakie trzeba będzie te zasoby zaangażować.
- Identyfikacja dat dla kamieni milowych – rozpisanie bloków tematycznych oraz związanych z nimi aktywności w czasie umożliwia wskazanie dat dla kamieni milowych, czyli prostych punktów kontroli projektu.
- Wskazanie roli zmian w projekcie na jego przebieg – diagram Gantta w prosty sposób uzmysławia, jak wprowadzenie zmian w poszczególnych blokach merytorycznych wpływa na los całego projektu.
- Harmonogram Adamieckiego (Gantta) pozwala na wyznaczenie ścieżki krytycznej.
- Stosując wykres Gantta, można w wygodny sposób kontrolować przebieg realizowanego przedsięwzięcia.
Warto zauważyć również to, że diagram Gantta stanowi doskonały wstęp dla przygotowania planu projektu, a także agend poszczególnych aktywności. Należy bowiem podkreślić, że harmonogram projektu i plan projektu nie są pojęciami tożsamymi. Harmonogram projektu to ogólny dokument, w którym przedstawione są m.in. cele projektu, ramy czasowe czy rodzaje bloków tematycznych do zrealizowania w ramach projektu, Zapewnia on interesariuszom wgląd w najważniejsze elementy projektu i stanowi bazę do dalszych działań. Plan projektu jest natomiast rozwinięciem harmonogramu, które ma za zadanie:
- rozwinąć cele projektu zdefiniowane w harmonogramie,
- zagwarantować przyszłe utrzymanie pracy na właściwych torach,
- zapewnić możliwość zgromadzenia wszystkich niezbędnych informacji oraz zasobów niezbędnych do planowania działań.
W planie projektu powinny zostać ujęte m.in. opracowane wskaźniki sukcesu i metodyka ich monitoringu, zestawienie interesariuszy oraz ról w projekcie czy budżet w odniesieniu do etapów i faz prowadzonego projektu.
Jakie inne narzędzia wykorzystuje się do wspierania monitoringu i realizacji projektów?
Diagram Gantta nie jest oczywiście jedynym narzędzie, które wykorzystuje się w procesie projektowym. Poza rozwiązaniami wspierającymi planowanie warto zapewnić sobie narzędzia pomocne w monitoringu i realizacji projektu. Co może okazać się cennym wsparciem na tych etapach procesu projektowego?
- Jednym z podstawowych narzędzi, na które warto zwrócić uwagę jest Karta Projektu. Zawiera ona wszystkie podstawowe informacje identyfikujące projekt, w tym: opis projektu, jego członków, czynniki sukcesu oraz monitoring realizacji poszczególnych zadań. Karcie Projektu powinna towarzyszyć dokumentacja projektowa, dzięki której można sprawniej kontrolować przedsięwzięcie, zoptymalizować przepływ informacji wewnątrz zespołu projektowego i zapobiec sytuacji, w której dojdzie do pominięcia lub nadmiernego uproszczenia kluczowych zadań. Co istotne, zarówno Karta Projektu, jak i towarzysząca jej dokumentacja oraz niezbędne, szczegółowe analizy, powinny znaleźć się w Bazie Wiedzy organizacji.
Podsumowanie
Nie ulega wątpliwości, że diagram Gantta jest bardzo przydatnym narzędziem dla zespołów projektowych. Umożliwia graficzną wizualizację harmonogramu projektu i zapewnia wiele korzyści, wśród których można wyróżnić m.in. klarowne ustalenie sekwencji działań oraz relacji między nimi, identyfikację dat dla kamieni milowych projektu czy możliwość identyfikacji zasobów oraz czasu ich zaangażowania. Diagram Gantta stanowi podstawę do stworzenia szczegółowego planu projektu, a także może być wykorzystany później do kontroli projektu oraz wprowadzania koniecznych zmian w harmonogramie działań.
Jako Entra Group wykorzystujemy Diagram Gantta w pracy nad projektami dla Klientów. Nie tylko znacząco usprawnia to wykonywanie naszych zadań, ale także umożliwia Klientom wgląd w to, co i kiedy będzie realizowane. Przygotowanie diagramu Gantta jest jednym z elementów naszych działań podejmowanych w oparciu o autorski Model by Entra, tworzony z trzech komplementarnych produktów:
- Fit Factory, w skład którego wchodzą m.in.: Efektywna Organizacja Produkcji, Optymalna Kontrola Jakości czy Automatyzacja i Cyfryzacja Produkcji,
- Flow Factory, do którego zaliczają się m.in.: optymalizacja transportu wewnętrznego, optymalizacja procesów magazynowych oraz optymalizacja procesów logistycznych,
- Focus Factory umożliwiający skuteczne i precyzyjne Planowanie Operacyjne oraz optymalizację zapasów w organizacji.
Zależy Ci na tym, aby Twój projekt został poprowadzony w profesjonalny, terminowy i transparentny sposób z wykorzystaniem diagramu Gantta? Zapraszamy do kontaktu.
