Optymalizacja Systemów IT w Organizacji

Znaczenie Optymalizacji Systemów IT dla całej organizacji

Optymalizacja Systemów IT bezpośrednio wpływa na efektywność firmy. Dobrej jakości narzędzia, adekwatne do rodzaju wykonywanych zadań, „w rękach” przygotowanych do ich wykorzystania pracowników oznaczają wysoką efektywność i koncentrację na głównych zadaniach, zarówno managementu, jak pracowników szczebla podstawowego.

Dziś bardziej niż kiedykolwiek funkcjonowanie firm opiera się na systemach informatycznych. Nie są już one dodatkiem czy uzupełnieniem procesów, ale coraz częściej ich bazą. Dlatego doskonalenie firm w tym obszarze, to, jak sobie radzą z systemami IT, przekłada się bezpośrednio na efektywność organizacji. Znając potencjał optymalizacyjny systemów IT oraz praktykę ich stosowania w polskim i światowym przemyśle, oferujemy usługi takie jak:

Optymalizacja wykorzystania systemów IT na kilku poziomach. Po pierwsze weryfikacja, czy firma wykorzystuje w pełni aktualnie posiadane (zakupione) zasoby. Odpowiedź na to pytanie rzadko bywa pozytywna. Dzięki naszym specjalistom możliwa jest pełna identyfikacja potencjału posiadanych systemów oraz określenie zakresu kompetencji ludzi, niezbędnego do zamiany dostarczonych informacji na pożyteczną wiedzę, stanowiącą bazę do racjonalnych, opartych na faktach decyzji. Po drugie, optymalizacja kosztów związanych z obsługą systemów IT, na którą składa się optymalizacja licencji i opłat abonamentowych, np. za stosowane oprogramowanie i/lub urządzenia, ale także redukcja wydatków osobowych dotyczących obsługi technicznej. Koszty te stanowią coraz większą pozycję po stronie wydatków i rosną wraz z rozwojem cyfryzacji organizacji. Po trzecie, identyfikacja i pomoc w eliminacji nieefektywności systemów lub nieefektywnych procesów opartych na systemach IT. Ich źródłem są najczęściej brak odpowiedniej integracji i płynnej wymiany informacji pomiędzy obszarami/systemami, konieczność dublowania działań (powielanie danych) lub konieczność ich „ręcznego” przenoszenia za pomocą ludzi lub rozwiązań pośrednich (np. wspólnych baz danych), co istotnie wydłuża procesy, utrudnia dostęp do informacji, a także może być źródłem błędów.

Rozwój systemów IT rozumiany jako kompleksowe i planowe działanie na rzecz realizacji strategicznych celów organizacji. Warunkiem optymalizacji są tu: szerokie spojrzenie na całą firmę; ustalenie planu rozwoju w perspektywie nawet kilka lat; ocena optymalnego – docelowego stanu informatyzacji; integracja posiadanych systemów lub budowa nowego obejmującego całą organizację. Najważniejsze obszary rozwoju w organizacjach wytwórczych to: ERP – całościowe zarządzanie zasobami firmy, MES – systemy zarządzania produkcją, WMS – zarządzanie magazynem, TMS – system zarządzania transportem, CMS – system utrzymania ruchu, QMS – wspierający zarzadzanie jakością, work flow – cyfryzacja procesów (w tym obiegu dokumentów), APS – system planowania produkcji, zawsze z zachowanie adekwatności rozwiązań do realnych potrzeb.

Rozwój kompetencji użytkowników systemów IT pozwala na pełne zastosowanie narzędzi, realne ułatwienie pracy i przepływu informacji oraz optymalne wykorzystanie zasobów produkcyjnych i logistycznych. Jego podstawą jest weryfikacja posiadanych kompetencji użytkowników systemów, ale także suportu technicznego, opis docelowych matryc wymaganych umiejętności oraz budowa i wdrożenie Systemu Budowy Kompetencji, który nie jednorazowo, ale trwale odpowiedzialny będzie za dopasowanie, szkolenie i utrzymanie wiedzy pracowników na oczekiwanym poziomie.

Czy znasz odpowiedzi na te pytania?

Jak długi jest czas oczekiwania na raport / informacje z systemu?

Czy dane w systemie odzwierciedlają stan rzeczywisty?

Jak często ludzie mówią, że system nie pozwala czegoś zrobić?

Jak długi jest czas oczekiwania na potrzebne zmiany w systemie?

Ile kosztuje cała obsługa systemu (software, hardware, ludzie)?

Czy pracownicy potrafią pracować w systemie?

Czy pracownicy IT musza ciągle wspierać użytkowników?

Jak działamy?

Jakie problemy rozwiązujemy?

Mamy system/y, ale tylko niewielka część ich możliwości jest wykorzystywana
Pracownicy nie znają narzędzi, nie wykorzystują potencjału narzędzi
Mamy nieadekwatne narzędzia (przestarzałe lub nie te, które są potrzebne)
Płacimy dużo za narzędzia, które w niewielkim stopniu nam pomogły
Nietrafne zakupy aplikacji ad hoc pod presją czasu (awarii lub niewydolności)
Systemy wybiera w firmie dział IT (wygodne do nadzoru), a nie użytkownicy (wygodne w pracy)
Brak planu rozwoju i wizji stanu optymalnego Systemów IT

Jakie działania realizujemy?

W praktyce naszego działania skupiamy się na dwóch zasadniczych kwestiach:

1. Zniwelowaniu różnicy pomiędzy stanem zastanym systemów IT a poziomem optymalnym z punktu widzenia organizacji, z uwzględnieniem aktualnej sytuacji oraz planów rozwojowych firmy

2. Stworzeniu Systemu Budowy Kompetencji pracowników wykorzystujący zasoby IT, tak, aby posiadane zasoby techniczne były zawsze w pełni wykorzystane przez docelowych użytkowników.

Dlaczego warto wprowadzić Optymalizację Systemów IT w Organizacji?

Jakie są efekty prowadzonych przez Entra Group optymalizacji?

Wzrost efektywności we wszystkich obszarach firmy
Możliwość zarządzanie przez fakty, pewność decyzji
Szybkość działania
Oszczędność – płacimy tylko za to, czego naprawdę potrzebujemy
Poprawa rentowności (niższe koszty, większa sprawność organizacji)
Poprawa jakości relacji z klientem – szybkie oferty, odpowiedzi na pytania, możliwości dostarczenia danych i towarów
Znaczące podniesienie kompetencji pracowników

Porozmawiajmy o optymalizacji w Twojej firmie

Michał Matejczyk

Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu