Optymalizacja Zarządzania Usługami Zewnętrznymi

Znaczenie Optymalizacji Zarządzania Usługami Zewnętrznymi dla całej organizacji

Optymalizacja Zarządzania Usługami Zewnętrznymi przynosi podwójną korzyść: redukcję kosztów do poziomu akceptowanego przez firmę przy jednoczesnym podniesieniu jakości usług i ich adekwatności do potrzeb.

O tym, że koszty produkcji, czy logistyki mają ogromne znaczenie dla rentowności organizacji, nie trzeba przekonywać. W wielu organizacjach funkcjonują jednak obszary wspierające działalność podstawową, których koszty są na tyle znaczące, że ich optymalizacja może dać firmie istotne oszczędności, a jednocześnie przynieść poprawę jakości usług dla klientów wewnętrznych. Należą do nich najczęściej:

Flota pojazdów – obecna niemal w każdej firmie, bywa, że jest niemałym obciążeniem jej budżetu. Kluczem do optymalizacji jest odpowiednia polityka flotowa, skoncentrowana na realizacji celów firmy na założonym poziomie kosztów. Dobre praktyki zarządzania flotą to właściwe decyzje make or buy, jasne zasady dostępności, zaawansowane, precyzyjne i korzystne dla firmy metody rozliczeń, w tym car sharing.

Ochrona zakładu – gwarantująca bezpieczeństwo pracy organizacji, adekwatna do jej charakteru i specyfiki oraz poziomu ryzyka. Optymalizacja ochrony to przede wszystkim: walidacja obowiązujących umów z podmiotami zewnętrznymi; kontrola kompetencji personelu zleceniobiorcy i jakości zaangażowanej technologii; identyfikacja systemów technicznych usprawniających realizację zadań ochrony; adekwatności systemów dostępu i monitoringu, a także rejestracji i analizy incydentów bezpieczeństwa pod kątem ich eliminacji w przyszłości.

Usługi utrzymania czystości – w zakresie zarówno części produkcyjno – magazynowej, jak i biurowej, jednak z wyłączeniem maszyn i urządzeń. Optymalizacja odbywa się poprzez precyzyjne określenie potrzeb stanowiących bazę dla wymagań przetargowych i zapewnia adekwatność procesu czyszczenia do wymagań technicznych i technologicznych, gwarantuje wykorzystanie rodzaju środków czyszczących i/lub sprzątania maszynowego wg określonych parametrów. Oznacza także gwarancję realizacji podwyższonych wymagań dla wybranych sektorów przemysłu (farmacja, p. spożywczy, obróbka metali, elektronika).

BHP – celem jest gwarancja zgodności z prawem wszystkich procesów w zakresie bezpieczeństwa pracy i ochrona wypadkowa pracowników. Optymalizacja odbywa się poprzez zapewnienie najwyższych możliwych standardów ochrony, ich adekwatności i koncentracji na prewencji w założonym budżecie. Obejmuje zapewnienie analityki zdarzeń potencjalnie niebezpiecznych w celu zapobiegania powtarzaniu się niepożądanych sytuacji. Następuje upowszechnienie zebranej wiedzy (Zarządzanie Wiedzą i Ciągłe Doskonalenie) oraz kontrola środków ochrony osobistej (menadżerska i zdalna).

Czy znasz odpowiedzi na te pytania?

Ile realnie kosztują firmę usługi floty samochodowej? A ile mogłyby kosztować?

Czy zdarzają się reklamacje towarów z powodów braku czystości na produkcji?

Czy jesteście zadowoleni z czystości na zakładzie i w biurach?

Czy zdarzają się kradzieże? Jak często coś ginie?

Czy wszyscy, którzy powinni, noszą kaski?

Czy jesteście pewni zachowania ochrony w sytuacjach krytycznych?

Jakie były koszty wypadków?

Które Obszary Wsparcia są najbardziej kosztochłonne?

Jak działamy?

Jakie problemy rozwiązujemy?

Lekceważenie kosztów Usług Zewnętrznych jako mniej znaczących dla organizacji
Brak wiedzy o skali kosztów Obszarów Wsparcia
Przyzwyczajenie do dotychczasowych rozwiązań, bierność
Lekceważenie kwestii jakości ochrony (do czasu zdarzeń krytycznych)
Brak kontroli nad flotą pojazdów
Niski poziom Usług Zewnętrznych
Brak systemowego podejścia do zarządzania kosztami Obszarów Wsparcia

Jakie działania realizujemy?

Optymalizując obszary wsparcia skupiamy się na:

1. stworzeniu właściwego dla organizacji modelu zarządzania flotą samochodową,

2. ocenie aktualnego poziomu usług utrzymania czystości w odniesieniu do wymagań organizacji i rekomendacji rozwiązań w pełni adekwatnych do potrzeb,

3. analizie efektywność usług ochrony pod kątem rzeczywistych problemów i zagrożeń, zdefiniowaniu realnego zapotrzebowania i rekomendacji zmian.

Dlaczego warto wprowadzić Optymalizację Zarządzania Usługami Zewnętrznymi?

Niższe koszty całej organizacji (oszczędności w wielu obszarach)
Lepsza jakość wykonywanych usług
Adekwatność kosztów do potrzeb i jakości wykonania zleceń
Wielowymiarowa poprawa bezpieczeństwa (flota, bhp, ochrona)
Zapewnienie płynności funkcjonowania zakładu, brak zakłóceń

Porozmawiajmy o optymalizacji w Twojej firmie

Michał Matejczyk

Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu