Optymalne Zapasy w Organizacji

Optymalizacja Zapasów w Organizacji to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z zamrożonym kapitałem, które są jednym z widocznych kosztów przechowywania zapasów. To także ograniczenie ryzyka wynikającego z potencjalnej niestabilności produkcji (brak surowców) oraz niemożności zaspokojenia popytu (utracone korzyści) lub niewywiązania się z kontraktów (utrata klienta, kary). W tym celu wykorzystuje się odpowiednie metody i strategie zarządzania zapasami oraz standaryzuje się procesy podejmowania decyzji, a także dopasowuje się je do celów i potrzeb biznesowych organizacji. Jakie wyróżnia się strategie zarządzania zapasami, które są wykorzystywane przez firmy produkcyjne? Zgodnie z jednym z często przyjmowanych podejść, wskazuje się trzy podstawowe strategie zarządzania zapasami w przedsiębiorstwie: defensywną, umiarkowaną i ofensywną. W przypadku stosowania strategii defensywnej firma jako główną pozycję w zapasach obiera materiały i wyroby gotowe, a udział zapasów w aktywach i majątku obrotowym kształtuje się na wysokim poziomie w stosunku do średniej branżowej. Z zupełnie inną sytuacją mamy do czynienia w momencie, gdy przedsiębiorstwo zdecyduje się na ofensywną strategię zarządzania zapasami. W takiej sytuacji główną pozycję w zapasach stanowi produkcja w toku, a udział zapasów w aktywach i majątku obrotowym należy uznać za niski, jeśli porówna się go ze średnią w branży. Jeżeli mowa natomiast o strategii umiarkowanej, to stanowi ona rozwiązanie pośrednie między strategią defensywną a ofensywną. Zapasy w przedsiębiorstwie pełnią rolę bufora pomiędzy firmą a jej dostawcami i odbiorcami. Zapewniają bezpieczeństwo ciągłości produkcji w przypadku dostaw surowców oraz gwarantują możliwość sprawnej realizacji zamówień klientów. Bezpieczeństwo operacyjne ma jednak swoją cenę. Szacuje się, że średnioroczny, całkowity koszt utrzymania zapasów to 20% ich wartości. Celem organizacji powinna być więc nie tylko redukcja kosztów produkcji, ale także tych, związanych z zapasami. Biorąc pod uwagę powyższe informacje, możemy stwierdzić, że optymalne zarządzanie zapasami w danej organizacji polega nie tyle na maksymalnej redukcji ich poziomu (odbywa się to zawsze częściowo kosztem bezpieczeństwa operacyjnego organizacji), co na dopasowaniu zapasów magazynowych (poziom, lokalizacja, asortyment) do specyfiki firmy oraz właściwym wyważeniu kosztów i poziomu akceptowalnego ryzyka. Optymalna struktura charakteryzująca zapasy w przedsiębiorstwie będzie zawsze silnie uzależniona od branży, poziomu powtarzalności produkcji, struktury logistyczno-produkcyjnej, a także strategicznych celów całej organizacji oraz Łańcucha Dostaw.