Optymalne Zapasy w Organizacji

Znaczenie Skutecznego Planowania Operacyjnego dla całej organizacji

Optymalizacja Zapasów w Organizacji to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z zamrożonym kapitałem, które są jednym z widocznych kosztów przechowywania zapasów. To także ograniczenie ryzyka wynikającego z potencjalnej niestabilności produkcji (brak surowców) oraz niemożności zaspokojenia popytu (utracone korzyści) lub niewywiązania się z kontraktów (utrata klienta, kary). Powyższe uzyskiwane jest poprzez standaryzację procesów podejmowania decyzji oraz dopasowania ich do celów i potrzeb biznesowych organizacji.

Zapasy w organizacji pełnią rolę bufora pomiędzy firmą a jej dostawcami i odbiorcami. Zapewniają bezpieczeństwo ciągłości produkcji w przypadku dostaw surowców oraz gwarantują możliwość sprawnej realizacji zamówień klientów. Bezpieczeństwo operacyjne ma jednak swoją cenę. Szacuje się, że średnioroczny, całkowity koszt utrzymania zapasów to 20% ich wartości. Optymalizacja Zapasów w Organizacji polega więc nie tyle na maksymalnej redukcji ich poziomu (odbywa się to zawsze częściowo kosztem bezpieczeństwa operacyjnego organizacji), co na ich dopasowaniu (poziom, lokalizacja, asortyment) do specyfiki firmy oraz właściwym wyważeniu kosztów i poziomu akceptowalnego ryzyka. Optymalna struktura Zapasów w Organizacji będzie zawsze silnie uzależniona od branży, poziomu powtarzalności produkcji, struktury logistyczno-produkcyjnej, a także strategicznych (a niekiedy operacyjnych) celów całej organizacji oraz Łańcucha Dostaw. Zasadnicze zagadnienia pozwalające na optymalizację Zapasów w Organizacji to:

Model Zarządzania Zapasami, którego istotą jest zdefiniowanie kosztów utrzymywania wszystkich zapasów operacyjnych na minimalnym poziomie gwarantującym funkcjonowanie firmy zgodne z celami strategicznymi. Jego fundamentem jest określenie głównych potrzeb organizacji i akceptowalnego poziomu ryzyka opartego na analizie efektywności metod odnawiania zapasów, wprowadzeniu klasyfikacji produktowych dla określenia istotności poszczególnych pozycji, jak i precyzyjnym dopasowaniu metod operacyjnych. Istotnym elementem tworzenia optymalnego modelu Zarządzania Zapasami jest także określenie oczekiwań i potrzeb poszczególnych interesariuszy procesu wewnątrz organizacji – najczęściej będą to Dział Planowania, Produkcja, Zaopatrzenie, Dział Sprzedaży czy dział Controllingu oraz Finansowy. Obok aspektów strategicznych osobnym zagadnieniem są narzędzia oraz –co najważniejsze – kompetencje pracowników umożliwiające skuteczne Zarządzanie Zapasami w zgodzie z zatwierdzonymi wytycznymi. Kluczowe jest, aby posiadane przez organizację oraz pracowników umiejętności stanowiły jednorodny, spójny system i były sukcesywnie uzupełniane. W trakcie rozwoju Modelu możliwe staje się ustrukturyzowanie Zarządzania Zapasami w takich obszarach jak: części zamienne (MRO) czy materiały pomocnicze, a także implementacja koncepcji TCO (Total Cost of Ownership) w procesie podejmowanie decyzji skutkujących zmianą struktury czy poziomu zapasów w całej organizacji.
Optymalne Zapasy Wyrobów Gotowych, których zadaniem jest zapewnienie oraz monitoring dostępności oferty handlowej przy uwzględnieniu struktury oraz dynamiki popytu rynkowego, kosztów ewentualnego niedopasowania do prognozy sprzedaży czy skutków ograniczenia dostępności poszczególnych produktów. Cel, jakim są optymalne Zapasy Wyrobów Gotowych realizujemy poprzez wdrożenie procesu kontroli produktów zagrożonych i patologicznych („nieroty”), optymalizację technik kontroli w oparciu o wypracowane metody klasyfikacji produktowych, a także doskonalenie parametryzacji dostępnych narzędzi wspierających zarządzanie Zapasami Wyrobów Gotowych. W zakresie organizacyjnym definiujemy role i zakresy odpowiedzialności Działu Planowania oraz wytyczne dla współpracy z działami komercyjnymi (głównie sprzedaż) w zakresie optymalizacji Zapasów Wyrobów Gotowych. Dalszy rozwój procesów oraz kompetencji pracowników pozwala na skuteczne i precyzyjne kontrolowanie poziomu zapasów produkcji w toku. Efektem tego rozwoju jest poprawa skuteczności podejmowania decyzji wynikająca z integracji z procesów Planowania Operacyjnego, m.in. poprzez wdrożenie procesu S&OP (Sales & Operations Planning).
Optymalne Zapasy Materiałów i Surowców, których zadaniem jest zapewnianie ich dostępności dla produkcji przy jak najniższym koszcie utrzymania niezbędnych zapasów. Cel ten realizujemy poprzez wdrożenie zestawu procesów zapewniających pełną kontrolę posiadanych zapasów, określenie priorytetów oraz trudności zarządzania poszczególnymi pozycjami materiałowymi w oparciu o wypracowany system klasyfikacji lub też budowę bazy wiedzy o krytycznych parametrach takich jak: wielkość optymalnych partii zakupowych, czas realizacji dostaw, poziomy i metody określania zapasów bezpieczeństwa, częstotliwość zamawiania w zgodzie ze strategią produkcyjną i wiele innych parametrów niezbędnych w pracy Działu Zaopatrzenia. Ważną rolę odgrywa tu także wdrożenie mechanizmów kooperacji Działu Zaopatrzenia z Produkcją i Planowaniem Produkcji, a także zasady współpracy z kluczowymi dostawcami. Dla zarządzania zapasami materiałów i surowców w organizacji istotnym elementem jest precyzyjne określenie odpowiedzialności poszczególnych pracowników, także w obszarze finansowym, czyli świadomość i kontrola poziomu zamrożonego kapitału. W dalszym rozwoju dynamicznej organizacji kluczowa staje się integracja i automatyzacja Zarządzania Zapasami Surowców i Materiałów w mechanizmie MRP I/II, a także synchronizacja procesu Phase-In/Phase-Out jako kluczowego elementu w zarzadzaniu cyklem życia produktów.
Właściwa Raportowość w Zarządzaniu Zapasami, której zadaniem jest zamiana informacji w wiedzę oraz jej wykorzystanie dla podejmowania optymalnych decyzji w organizacji. Właściwe zdefiniowanie wskaźników oraz struktury raportowej wspierającej optymalny Model Zarządzania Zapasami pozwala przekształcić zarządzanie zapasami w proces oparty na faktach, a nie na intuicji i subiektywnym doświadczeniu. Punktem wyjścia do przekształcenia procesów zarządzania zapasów są m.in. Analiza X-Ray (Ocena „zdrowa zapasów”), raportowość „nierotów” czy wskaźników rotacji z wykorzystaniem klasyfikacji materiałowych ABC/XYZlub PQRS. Precyzyjna, ale zarazem nie zwiększająca administracji raportowość, to podstawa procesu podejmowania decyzji. Integracja raportowości Zarządzania Zapasami z rozwiązaniami BI / OI w organizacji pozwala na dalszą poprawę spójności operacyjnej.

Czy znasz odpowiedzi na te pytania?

Czy zdarzyło się, że zabrakło standardowego produktu dla klientów?

Jaki jest miesięczny koszt utrzymywania zapasów w firmie?

Czy zdarzają się zmiany planów w wyniku braku surowców i materiałów?

Czy firma potrafi precyzyjnie określić, jakie ma zapasy oraz jaka powinna być ich optymalna struktura?

Kto w firmie odpowiada za poziom oraz koszty zapasów?

Jak długo firma może produkować w razie zachwianych dostaw?

Czy poziom i struktura zapasów są świadomie planowane, adekwatnie do zmieniającego się otoczenia organizacji oraz celów strategicznych?

Jak oceniana jest współpraca z dostawcami oraz klientami w zakresie optymalizacji poziomu zapasów w całym Łańcuchu Dostaw?

Czy organizacja jest zadowolona z poziomu wykorzystania systemów wspierających procesy zarządzania zapasami?

Jak działamy?

Jakie problemy rozwiązujemy?

Utrzymujące się lub zwiększające zapasy pozycji nierotujących, zagrożonych przeterminowaniem lub utratą wartości z perspektywy potrzeb rynkowych
Niewłaściwa struktura Zapasów (brak/za mało zapasów krytycznie ważnych)
Braki zaopatrzeniowe wpływające na realizację planów produkcyjnych
Wysoki poziom braków produktowych (out-of-stocków) pomimo relatywnie wysokiego poziomy ogólnego zapasów
Brak świadomości realnych kosztów Zapasów, które wpływają na rentowność organizacji
Brak świadomości konsekwencji niedopasowania zapasów do potrzeb rynkowych czy celów biznesowych organizacji (skutki organizacyjne i finansowe)
Brak spójnego Modelu Zarządzania Zapasami, działanie w oparciu o intuicję oraz subiektywne doświadczenie
Niewystarczające kompetencje osób odpowiedzialnych za Zapasy w Organizacji
Brak lub niewłaściwe wykorzystanie systemów wspierających Zarządzanie Zapasami
Brak wskaźników opisujących efektywność procesów Zarządzania Zapasami
Ograniczona lub nieistniejąca raportowość w obszarze kontroli zapasów
Zmiana podejścia decydentów do kwestii zapasów z „minimalizacja” na „optymalizacja”

Jakie działania realizujemy?

W procesie optymalizacji Zapasów skupiamy się na poprawie skuteczności podejmowania decyzji w obszarze Zarządzania Zapasami poprzez:

rozwój kompetencji merytorycznych i analitycznych decydentów
wdrożenie i poprawę efektywności procesów monitorowania i kontroli zapasów w organizacji
przygotowanie i wdrożenie mechanizmów raportowości oraz narzędzi wspierających Zarządzanie Zapasami w zgodzie z celami organizacji
integrację procesów podejmowania decyzji we współpracy z kontrahentami.

Szczegółowy plan w zakresie planowania produkcji

Przeglądaj poziomo

Audyt i Planowanie Rozwoju	Wdrożenie i Budowa Kompetencji	Doskonalenie i Integracja	Przemysł 4.0
Audyt Zarządzania Zapasami	Budowa skutecznego Zarządzania Zapasami w organizacji	Integracja różnych obszarów organizacji i typów zapasów w spójne zasady Zarządzania Zapasami (części zamienne – MRO, materiały pomocnicze)	Integracja z systemami zewnetrznego Łańcucha Dostaw (klienci, dostawcy) w celu wdrożenia mechnizmów CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment)
Ocena Zarządzania Zapasami wyrobów gotowych	Wdrożenie procesu Zarządzania Zapasami wyrobów gotowych	Rozszerznie mechanizmów kontroli i odnawiania zapasów w odniesieniu do półproduktów/produkcji w toku	Wykorzystanie mechnizmów Big Data oraz AI w zakresie optymalizacji zapasów wyrobów gotowych w kanałach dystrybucyjnych organizacji (Multi Echelon Inventory Managament)
Ocena Zarządzania Zapasami materiałów i surowców	Wdrożenie procesu Zarządzania Zapasami surowców i materiałów	Intergracja Zarządzania Zapasami surowców i materiałów w mechanizmie MRP Kontrola zapasów surowców i materiałów z uwzglednieniem zarządzania cyklem życia produktóww (w tym procesy Phase-In/Phase-Out)	Zarządzanie Zapasami materiałów i surowców w zewnętrznym Łańcuchu Dostaw przy wykorzystaniu automatyzacji wymiany informacji oraz integracji systemów
Ocena raportowości w Zarządzaniu Zapasami	Budowa efektywnej raportowości Zarządzania Zapasami	Intergacja raportowości Zarządzania Zapasami z rozwiązaniami BI/OI w organizacji Poprawa skuteczności podejmowania decyzji w obszarze Zarządzania Zapasami poprzez rozwój kompetencji analitycznych decydentów	Wykorzystanie analiz scenariuszowych oraz AI dla wspierania procesów ciągłej optymalziacji kapitału obrotowego organizacji

Dlaczego warto Optymalizować Zapasy?

Typowe efekty optymalizacji Zapasów w Organizacji w Modelu by Entra

Redukcja zapasów, minimalizacja zaangażowania kapitału obrotowego
Niższe zapasy, efektywniejsze procesy logistyczne
Posiadane zapasy są adekwatne do potrzeb organizacji, zapewniające płynność i rentowność w działaniu firmy
Niskie ryzyko zakłócenia funkcjonowania operacyjnego firmy
Optymalna struktura zapasów – obsługa wyższej sprzedaży przy tym samym zapasie magazynowym
Redukcja ryzyka out-of-stocków, czyli strat sprzedażowych
Niskie lub zerowe poziomy zapasów nierotujących
Integracja Zarządzania w skali całej organizacji
Pełna wiedza i kontrola poziomu zapasów, łatwiejsza i skuteczniejsza realizacja celów strategicznych organizacji
Odejście od trybu „gaszenia pożarów” w działaniach operacyjnych
Zwiększenie kompetencji pracowników oraz optymalizacja wykorzystania posiadanych systemów i narzędzi

Porozmawiajmy o optymalizacji w Twojej firmie

Michał Matejczyk

Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu

Wybierz zakres Modelu by Entra

PLANOWANIE ŁAŃCUCHA DOSTAW

Skuteczne Planowanie Operacyjne