Model by Entra > Focus Factory >

Optymalne Zapasy w Organizacji

Znaczenie Skutecznego Planowania Operacyjnego dla całej organizacji

Optymalizacja Zapasów w Organizacji to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z zamrożonym kapitałem, które są jednym z widocznych kosztów przechowywania zapasów. To także ograniczenie ryzyka wynikającego z potencjalnej niestabilności produkcji (brak surowców) oraz niemożności zaspokojenia popytu (utracone korzyści) lub niewywiązania się z kontraktów (utrata klienta, kary). Powyższe uzyskiwane jest poprzez standaryzację procesów podejmowania decyzji oraz dopasowania ich do celów i potrzeb biznesowych organizacji.
Zapasy w organizacji pełnią rolę bufora pomiędzy firmą a jej dostawcami i odbiorcami. Zapewniają bezpieczeństwo ciągłości produkcji w przypadku dostaw surowców oraz gwarantują możliwość sprawnej realizacji zamówień klientów. Bezpieczeństwo operacyjne ma jednak swoją cenę. Szacuje się, że średnioroczny, całkowity koszt utrzymania zapasów to 20% ich wartości. Optymalizacja Zapasów w Organizacji polega więc nie tyle na maksymalnej redukcji ich poziomu (odbywa się to zawsze częściowo kosztem bezpieczeństwa operacyjnego organizacji), co na ich dopasowaniu (poziom, lokalizacja, asortyment) do specyfiki firmy oraz właściwym wyważeniu kosztów i poziomu akceptowalnego ryzyka. Optymalna struktura Zapasów w Organizacji będzie zawsze silnie uzależniona od branży, poziomu powtarzalności produkcji, struktury logistyczno-produkcyjnej, a także strategicznych (a niekiedy operacyjnych) celów całej organizacji oraz Łańcucha Dostaw. Zasadnicze zagadnienia pozwalające na optymalizację Zapasów w Organizacji to:
  1. Model Zarządzania Zapasami, którego istotą jest zdefiniowanie kosztów utrzymywania wszystkich zapasów operacyjnych na minimalnym poziomie gwarantującym funkcjonowanie firmy zgodne z celami strategicznymi. Jego fundamentem jest określenie głównych potrzeb organizacji i akceptowalnego poziomu ryzyka opartego na analizie efektywności metod odnawiania zapasów, wprowadzeniu klasyfikacji produktowych dla określenia istotności poszczególnych pozycji, jak i precyzyjnym dopasowaniu metod operacyjnych. Istotnym elementem tworzenia optymalnego modelu Zarządzania Zapasami jest także określenie oczekiwań i potrzeb poszczególnych interesariuszy procesu wewnątrz organizacji – najczęściej będą to Dział Planowania, Produkcja, Zaopatrzenie, Dział Sprzedaży czy dział Controllingu oraz Finansowy. Obok aspektów strategicznych osobnym zagadnieniem są narzędzia oraz –co najważniejsze – kompetencje pracowników umożliwiające skuteczne Zarządzanie Zapasami w zgodzie z zatwierdzonymi wytycznymi. Kluczowe jest, aby posiadane przez organizację oraz pracowników umiejętności stanowiły jednorodny, spójny system i były sukcesywnie uzupełniane. W trakcie rozwoju Modelu możliwe staje się ustrukturyzowanie Zarządzania Zapasami w takich obszarach jak: części zamienne (MRO) czy materiały pomocnicze, a także implementacja koncepcji TCO (Total Cost of Ownership) w procesie podejmowanie decyzji skutkujących zmianą struktury czy poziomu zapasów w całej organizacji.
  2. Optymalne Zapasy Wyrobów Gotowych, których zadaniem jest zapewnienie oraz monitoring dostępności oferty handlowej przy uwzględnieniu struktury oraz dynamiki popytu rynkowego, kosztów ewentualnego niedopasowania do prognozy sprzedaży czy skutków ograniczenia dostępności poszczególnych produktów. Cel, jakim są optymalne Zapasy Wyrobów Gotowych realizujemy poprzez wdrożenie procesu kontroli produktów zagrożonych i patologicznych („nieroty”), optymalizację technik kontroli w oparciu o wypracowane metody klasyfikacji produktowych, a także doskonalenie parametryzacji dostępnych narzędzi wspierających zarządzanie Zapasami Wyrobów Gotowych. W zakresie organizacyjnym definiujemy role i zakresy odpowiedzialności Działu Planowania oraz wytyczne dla współpracy z działami komercyjnymi (głównie sprzedaż) w zakresie optymalizacji Zapasów Wyrobów Gotowych. Dalszy rozwój procesów oraz kompetencji pracowników pozwala na skuteczne i precyzyjne kontrolowanie poziomu zapasów produkcji w toku. Efektem tego rozwoju jest poprawa skuteczności podejmowania decyzji wynikająca z integracji z procesów Planowania Operacyjnego, m.in. poprzez wdrożenie procesu S&OP (Sales & Operations Planning).
  3. Optymalne Zapasy Materiałów i Surowców, których zadaniem jest zapewnianie ich dostępności dla produkcji przy jak najniższym koszcie utrzymania niezbędnych zapasów. Cel ten realizujemy poprzez wdrożenie zestawu procesów zapewniających pełną kontrolę posiadanych zapasów, określenie priorytetów oraz trudności zarządzania poszczególnymi pozycjami materiałowymi w oparciu o wypracowany system klasyfikacji lub też budowę bazy wiedzy o krytycznych parametrach takich jak: wielkość optymalnych partii zakupowych, czas realizacji dostaw, poziomy i metody określania zapasów bezpieczeństwa, częstotliwość zamawiania w zgodzie ze strategią produkcyjną i wiele innych parametrów niezbędnych w pracy Działu Zaopatrzenia. Ważną rolę odgrywa tu także wdrożenie mechanizmów kooperacji Działu Zaopatrzenia z Produkcją i Planowaniem Produkcji, a także zasady współpracy z kluczowymi dostawcami. Dla zarządzania zapasami materiałów i surowców w organizacji istotnym elementem jest precyzyjne określenie odpowiedzialności poszczególnych pracowników, także w obszarze finansowym, czyli świadomość i kontrola poziomu zamrożonego kapitału. W dalszym rozwoju dynamicznej organizacji kluczowa staje się integracja i automatyzacja Zarządzania Zapasami Surowców i Materiałów w mechanizmie MRP I/II, a także synchronizacja procesu Phase-In/Phase-Out jako kluczowego elementu w zarzadzaniu cyklem życia produktów.
  4. Właściwa Raportowość w Zarządzaniu Zapasami, której zadaniem jest zamiana informacji w wiedzę oraz jej wykorzystanie dla podejmowania optymalnych decyzji w organizacji. Właściwe zdefiniowanie wskaźników oraz struktury raportowej wspierającej optymalny Model Zarządzania Zapasami pozwala przekształcić zarządzanie zapasami w proces oparty na faktach, a nie na intuicji i subiektywnym doświadczeniu. Punktem wyjścia do przekształcenia procesów zarządzania zapasów są m.in. Analiza X-Ray (Ocena „zdrowa zapasów”), raportowość „nierotów” czy wskaźników rotacji z wykorzystaniem klasyfikacji materiałowych ABC/XYZlub PQRS. Precyzyjna, ale zarazem nie zwiększająca administracji raportowość, to podstawa procesu podejmowania decyzji. Integracja raportowości Zarządzania Zapasami z rozwiązaniami BI / OI w organizacji pozwala na dalszą poprawę spójności operacyjnej.

Czy znasz odpowiedzi na te pytania?

Czy zdarzyło się, że zabrakło standardowego produktu dla klientów?
Jaki jest miesięczny koszt utrzymywania zapasów w firmie?
Czy zdarzają się zmiany planów w wyniku braku surowców i materiałów?
Czy firma potrafi precyzyjnie określić, jakie ma zapasy oraz jaka powinna być ich optymalna struktura?
Kto w firmie odpowiada za poziom oraz koszty zapasów?
Jak długo firma może produkować w razie zachwianych dostaw?
Czy poziom i struktura zapasów są świadomie planowane, adekwatnie do zmieniającego się otoczenia organizacji oraz celów strategicznych?
Jak oceniana jest współpraca z dostawcami oraz klientami w zakresie optymalizacji poziomu zapasów w całym Łańcuchu Dostaw?
Czy organizacja jest zadowolona z poziomu wykorzystania systemów wspierających procesy zarządzania zapasami?

Jak działamy?

Jakie problemy rozwiązujemy?

  • Utrzymujące się lub zwiększające zapasy pozycji nierotujących, zagrożonych przeterminowaniem lub utratą wartości z perspektywy potrzeb rynkowych
  • Niewłaściwa struktura Zapasów (brak/za mało zapasów krytycznie ważnych)
  • Braki zaopatrzeniowe wpływające na realizację planów produkcyjnych
  • Wysoki poziom braków produktowych (out-of-stocków) pomimo relatywnie wysokiego poziomy ogólnego zapasów
  • Brak świadomości realnych kosztów Zapasów, które wpływają na rentowność organizacji
  • Brak świadomości konsekwencji niedopasowania zapasów do potrzeb rynkowych czy celów biznesowych organizacji (skutki organizacyjne i finansowe)
  • Brak spójnego Modelu Zarządzania Zapasami, działanie w oparciu o intuicję oraz subiektywne doświadczenie
  • Niewystarczające kompetencje osób odpowiedzialnych za Zapasy w Organizacji
  • Brak lub niewłaściwe wykorzystanie systemów wspierających Zarządzanie Zapasami
  • Brak wskaźników opisujących efektywność procesów Zarządzania Zapasami
  • Ograniczona lub nieistniejąca raportowość w obszarze kontroli zapasów
  • Zmiana podejścia decydentów do kwestii zapasów z „minimalizacja” na „optymalizacja”

Jakie działania realizujemy?

W procesie optymalizacji Zapasów skupiamy się na poprawie skuteczności podejmowania decyzji w obszarze Zarządzania Zapasami poprzez:
  1. rozwój kompetencji merytorycznych i analitycznych decydentów
  2. wdrożenie i poprawę efektywności procesów monitorowania i kontroli zapasów w organizacji
  3. przygotowanie i wdrożenie mechanizmów raportowości oraz narzędzi wspierających Zarządzanie Zapasami w zgodzie z celami organizacji
  4. integrację procesów podejmowania decyzji we współpracy z kontrahentami.

Szczegółowy plan w zakresie planowania produkcji

Przeglądaj poziomo

Audyt i Planowanie RozwojuWdrożenie i Budowa KompetencjiDoskonalenie i IntegracjaPrzemysł 4.0
Audyt Zarządzania ZapasamiBudowa skutecznego Zarządzania Zapasami w organizacjiIntegracja różnych obszarów organizacji i typów zapasów w spójne zasady

Zarządzania Zapasami (części zamienne – MRO, materiały pomocnicze)
Integracja z systemami zewnetrznego Łańcucha Dostaw (klienci, dostawcy) w celu wdrożenia mechnizmów CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment)
Ocena Zarządzania Zapasami wyrobów gotowychWdrożenie procesu Zarządzania Zapasami wyrobów gotowychRozszerznie mechanizmów kontroli i odnawiania zapasów w odniesieniu do półproduktów/produkcji w tokuWykorzystanie mechnizmów Big Data oraz AI w zakresie optymalizacji zapasów wyrobów gotowych w kanałach dystrybucyjnych organizacji (Multi Echelon Inventory Managament)
Ocena Zarządzania Zapasami materiałów i surowcówWdrożenie procesu Zarządzania Zapasami surowców i materiałówIntergracja Zarządzania Zapasami surowców i materiałów w mechanizmie MRP

Kontrola zapasów surowców i materiałów z uwzglednieniem zarządzania cyklem życia produktóww (w tym procesy Phase-In/Phase-Out)
Zarządzanie Zapasami materiałów i surowców w zewnętrznym Łańcuchu Dostaw przy wykorzystaniu automatyzacji wymiany informacji oraz integracji systemów
Ocena raportowości w Zarządzaniu ZapasamiBudowa efektywnej raportowości Zarządzania ZapasamiIntergacja raportowości Zarządzania Zapasami z rozwiązaniami BI/OI w organizacji

Poprawa skuteczności podejmowania decyzji w obszarze Zarządzania Zapasami poprzez rozwój kompetencji analitycznych decydentów
Wykorzystanie analiz scenariuszowych oraz AI dla wspierania procesów ciągłej optymalziacji kapitału obrotowego organizacji

Dlaczego warto Optymalizować Zapasy?

Typowe efekty optymalizacji Zapasów w Organizacji w Modelu by Entra

Porozmawiajmy o optymalizacji w Twojej firmie

Michał Matejczyk

Wybierz zakres Modelu by Entra

PLANOWANIE ŁAŃCUCHA DOSTAW

Skuteczne Planowanie Operacyjne

Optymalne Zapasy w Organizacji

PRODUKCJA

Rentowność Produkcji

Efektywna Organizacja Produkcji

Narzędzia Optymalizacji Produkcji (Lean, WCM)

Efektywne Utrzymanie Ruchu

Optymalna Kontrola Jakości

Automatyzacja i Cyfryzacja Produkcji

LOGISTYKA

Skuteczna Organizacja Logistyki

Efektywne Magazyny

Optymalny Transport Wewnętrzny

Efektywny Transport Zewnętrzny