Skuteczne zarządzanie zapasami w firmie produkcyjnej stanowi bez wątpienia jeden z kluczowych czynników wpływających na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstw z tego sektora. Jak można je zdefiniować? Przez zarządzanie zapasami rozumie się grupę procesów w organizacji, mających na celu kontrolowanie bufora w postaci zapasów magazynowych między przedsiębiorstwem a jego dostawcami i odbiorcami. Warto podkreślić, że optymalizacja tego obszaru przekłada się również na poprawę w innych sferach działalności organizacji. Odpowiednie zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie pozwala m.in. na skuteczną redukcję kosztów produkcji, która przyczynia się z kolei do poprawy rentowności zakładu.
Jednym z wyzwań, przed którym stoją nowoczesne przedsiębiorstwa produkcyjne jest to, aby opracować sprawny i dopasowany do swoich potrzeb system zarządzania zapasami. Jak sprawić, by zarządzanie obszarem, jakim są zapasy w przedsiębiorstwie, przebiegało w optymalny sposób? Możemy wyróżnić cztery zasadnicze zagadnienia, dzięki którym jest możliwa Optymalizacja Zapasów w Organizacji.
Istotą Modelu Zarządzania Zapasami jest zdefiniowanie kosztów utrzymywania wszystkich zapasów operacyjnych na minimalnym poziomie gwarantującym funkcjonowanie firmy zgodne z celami strategicznymi. Jego fundamentem jest określenie głównych potrzeb organizacji i akceptowalnego poziomu ryzyka opartego na analizie efektywności metod odnawiania zapasów, wprowadzeniu klasyfikacji produktowych dla określenia istotności poszczególnych pozycji, a także precyzyjnym dopasowaniu metod operacyjnych. Ważnym elementem tworzenia optymalnego modelu pozwalającego na zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie jest także określenie oczekiwań i potrzeb poszczególnych interesariuszy procesu wewnątrz organizacji – najczęściej będą to Dział Planowania, Produkcja, Logistyka, Zaopatrzenie, Dział Sprzedaży czy Dział Finansowy.
Obok aspektów strategicznych osobnym zagadnieniem są narzędzia oraz – co najważniejsze – kompetencje pracowników umożliwiające skuteczne zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie w zgodzie z zatwierdzonymi wytycznymi. Kluczowe jest, aby posiadane przez organizację oraz pracowników umiejętności stanowiły jednorodny, spójny system i były sukcesywnie uzupełniane. W trakcie rozwoju Modelu Zarządzania Zapasami możliwe staje się ustrukturyzowanie zarządzania zapasami w takich obszarach jak: części zamienne (MRO) czy materiały pomocnicze, a także implementacja koncepcji TCO (Total Cost of Ownership) w procesie podejmowania decyzji skutkujących zmianą struktury czy poziomu zapasów w całej organizacji.
Celem optymalnych Zapasów Materiałów i Surowców jest zapewnienie ich dostępności dla produkcji oraz jednocześnie redukcja kosztów w firmie produkcyjnej, wynikających z utrzymania niezbędnych zapasów. Cel ten realizujemy poprzez wdrożenie zestawu procesów zapewniających pełną kontrolę posiadanych zapasów, określenie priorytetów oraz trudności zarządzania poszczególnymi pozycjami materiałowymi w oparciu o wypracowany system klasyfikacji lub też budowę bazy wiedzy o krytycznych parametrach takich jak: wielkość optymalnych partii zakupowych, czas realizacji dostaw, poziomy i metody określania zapasów bezpieczeństwa, częstotliwość zamawiania w zgodzie ze strategią produkcyjną i wiele innych parametrów niezbędnych w pracy Działu Zaopatrzenia. Ważną rolę odgrywają tu także: wdrożenie mechanizmów kooperacji Działu Zaopatrzenia z Produkcją i Planowaniem Produkcji, a także zasady współpracy z kluczowymi dostawcami. Dla obszaru, jakim jest zarządzanie zapasami materiałów i surowców w organizacji, istotny element stanowi precyzyjne określenie odpowiedzialności poszczególnych pracowników, także w obszarze finansowym, czyli świadomość i kontrola poziomu zamrożonego kapitału. W dalszym rozwoju dynamicznej organizacji kluczowa staje się integracja i automatyzacja zarządzania zapasami surowców i materiałów w mechanizmie MRP I/II, a także synchronizacja procesu Phase-In/Phase-Out jako kluczowego elementu w zarządzaniu cyklem życia produktów.
Jej zadaniem jest zamiana informacji w wiedzę oraz wykorzystanie tej wiedzy do podejmowania optymalnych decyzji w organizacji. Właściwe zdefiniowanie wskaźników oraz struktury raportowej wspierającej optymalny Model Zarządzania Zapasami pozwala przekształcić zarządzanie zapasami firmy w proces oparty na faktach, a nie na intuicji i subiektywnym doświadczeniu. Punktem wyjścia do przekształcenia procesów zarządzania zapasami są m.in. Analiza X-Ray (ocena „zdrowia zapasów”), a także raportowość „nierotów” czy wskaźników rotacji z wykorzystaniem klasyfikacji materiałowych ABC/XYZ. Precyzyjna, ale zarazem niezwiększająca administracji raportowość, to podstawa procesu podejmowania decyzji. Integracja raportowości Zarządzania Zapasami z rozwiązaniami BI / OI w organizacji pozwala na dalszą poprawę spójności operacyjnej.
Świadomy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę, jak istotną rolę odgrywa właściwe zarządzanie zapasami w logistyce jego firmy, a także jak wpływa ono na powodzenie innych podejmowanych wewnątrz niej działań, takich jak m.in. redukcja kosztów produkcji. Dzięki współpracy z Entra Group możesz osiągnąć cel, jakim jest optymalne zarządzanie zapasami w Twojej organizacji. W naszej ofercie znajdziesz także szereg innych usług, wśród których znajduje się m.in. optymalizacja procesów produkcyjnych, dzięki której redukcja kosztów w przedsiębiorstwie oraz wzrost jego efektywności staną się faktem.
Zapraszamy do kontaktu.
Michał Matejczyk
Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu
PLANOWANIE
PRODUKCJA
LOGISTYKA
SYNERGIA
Razem przejdźmy ten dystans