Efektywna Organizacja Przedsiębiorstwa

Znaczenie Efektywnej Organizacji Przedsiębiorstwa dla całej organizacji

Efektywne Zarządzanie i Organizacja Przedsiębiorstwa to warunek dobrego funkcjonowania firmy. Ponieważ w praktyce nie ma możliwości kontrolowania wszystkich aspektów działania organizacji, szczególnie czynników zewnętrznych, w tym makroekonomicznych, tym ważniejsze jest świadome i skuteczne wywieranie wpływu na czynniki zależne od organizacji. Są sprawdzone metody i narzędzia, które pozwalają zidentyfikować kluczowe procesy oraz pozwalają nimi właściwie zarządzać, tak, aby stworzone ramy organizacyjne wspierały realizację strategicznych celów, nie pozwalały na rozpraszanie zasobów, zachęcały do zaangażowania i premiowały skuteczne działanie.

Jako właściwą organizację przedsiębiorstwa rozumiemy taki stan formalny i faktyczny , w którym adekwatnie do modelu biznesowego zdefiniowane zostały cele strategiczne oraz wynikające z nich cele poszczególnych obszarów jej działania. Stworzone w ten sposób ramy organizacyjne wspierają działające prawidłowo procesy i realizujących je pracowników, nie powodując zbędnych obciążeń i ograniczeń. Stan taki osiągamy poprzez optymalizację następujących elementów:

Struktura organizacyjna – zapewnienie jej dopasowania do realnych potrzeb wraz z alokacją zasobów adekwatną do hierarchii zadań, przygotowanie pracowników i kadry menedżerskiej do zmian, a także wprowadzenie mechanizmów zapewniających aktualizację struktury w przypadku ewolucji zasad funkcjonowania firmy. Za rozwiązanie docelowe uważamy budowę płynnej struktury, w której procesy i zasoby są w sposób łatwy i szybki alokowane dla ich optymalnego wykorzystania na rzecz realizacji zadań organizacji jako całości, a nie tylko wybranych obszarów.
Zarządzanie procesowe, poprzez standaryzację przebiegu i formalizację wszelkich działań wewnętrznych firmy , tak, aby praca odbywała się w sposób precyzyjnie określony, stały i optymalny. Zweryfikowane w praktyce i sformalizowane procesy gwarantują stałe wyniki na oczekiwanym poziomie (założone akceptowalne odchylenie). Drogą do tego pożądanego stanu jest mapowanie głównych procesów w organizacji z matrycami RACIO, określenie ról i odpowiedzialności, walidacja systemów zarządzania (ISO, HAACP, BRC, IFS), a na poziomie zaawansowanym wprowadzenie zarządzania macierzowego.
Wskaźniki zarządcze oraz ich raportowość – ich celem jest oparcie wszelkich procesów decyzyjnych na faktach, na obiektywnych danych, transparentnie i sukcesywnie pozyskiwanych i bezinercyjnie dystrybuowanych w organizacji do określonych osób. Tylko zarządzanie oparte o takie dane pozwala na racjonalne i skuteczne planowanie oraz rozwój. Wdrożenie wskaźników w zarządzaniu efektywnością organizacji (BSC, RRFCA, PQCDSM) pozwala na minimalizację praktyk podejmowania decyzji w oparciu o subiektywne przeświadczenie i nieformalne opinie. Na poziomie zaawansowanym zalecane jest zdefiniowanie i wdrożenie rozwiązań BI / OI (Operational Intelligence) zintegrowanych z systemami nadrzędnymi.
Przepływ Informacji zapewniający stan, w którym we właściwym czasie do właściwych osób docierają potrzebne im informacje. Jednocześnie informacje te mają formę ustrukturyzowaną – tzn. istnieje łatwość odnalezienia wybranych, istotnych informacji, ich prezentacja jest przejrzysta, jednoznaczna i nie wymaga dodatkowej analityki do podejmowania decyzji. Jest pełna, bez luk i łatwo dostępna, a jej wiarygodność nie ulega wątpliwości. Zoptymalizowany przepływ informacji opiera się na systemach IT i przygotowany jest z wykorzystaniem narzędzi mapowania procesów, takich jak VSM.
System spotkań niezbędnych do prawidłowego prowadzenia procesów, wymiany informacji i podejmowania decyzji. Nie dotyczy operacyjnych spotkań ad hoc, które zawsze mogą wystąpić, ale systemowej siatki spotkań powiązanej z kaskadowaniem działań zarządczych od samej góry organizacji do poziomu zespołów roboczych. Celem optymalizacji systemu spotkań jest stworzenie zasad ich organizacji, uczestnictwa, odpowiedzialności, prowadzenia i podsumowywania wyników, tak, aby zagwarantować oczekiwany efekt – najczęściej w postaci formalnej decyzji, sposobu jej publikacji i trybu wdrożenia.

Czy znasz odpowiedzi na te pytania?

Czy w firmie pojawiają się spory kompetencyjne i „przerzucanie się odpowiedzialnością”?

Czy procesy w firmie są wystandaryzowane i monitorowane na bieżąco?

Jakie reakcje w firmie wywołuje odchylenie wskaźników?

Czy firma ma wiedzę jaka dziś była efektywność kluczowych procesów (sprzedaży, logistyki, produkcji, konkretnego wyrobu)?

Czy zdarza się, że wskaźniki rosną, a zyski maleją?

Czy ludzie narzekają na brak informacji?

Jak często nic nie wynika ze spotkań?

Jak często spotkania są za długie?

Jak działamy?

Jakie problemy rozwiązujemy?

Niska wydajność spowodowana niedopasowaną do potrzeb i celów strukturą organizacyjną
Konflikty i brak współpracy wynikającą z nieprecyzyjnego podziału kompetencji i odpowiedzialności (obszary i ludzie)
Niska wydajność niewystandaryzowanych i niezoptymalizowanych procesów
Brak możliwości doskonalenia niestandardowych, przypadkowych działań
Brak wiedzy, kto co robi i za co odpowiada
Brak wskaźników – obiektywnego pomiaru skuteczności i efektywności działań
Złe wskaźniki, nieadekwatna baza do podejmowanych decyzji
Niezrozumienie roli wskaźników na różnych szczeblach organizacji
Brak informacji w firmie (informacje giną, są nieaktualne, niezgodne, niepełne, niezrozumiałe, zbyt obszerne)
Nieefektywne spotkania (źle przygotowane, nie odbywają się, przypadkowy skład, brak decyzji, zbyt długie)

Jakie działania realizujemy?

Niezależnie od tego, czy pracujemy na rzecz wybranego obszaru, czy też w skali całej firmy, koncentrujemy się na budowie świadomości, że odpowiednia organizacja ułatwia pracę, często zmniejsza ilość zadań i poprawia wydajność. Aby tak się stało, konieczne jest zrozumienie, że sprawnie wykonywać można tylko jasno określone, powtarzalne zadania (standaryzacja), mierzone za pomocą wskaźników. Monitoring działań zapewnia natomiast wiedzę i daje możliwość zarządzania lub korekty, kiedy wskaźniki nie są na wymaganym poziomie.

Dlaczego warto optymalizować Organizację Przedsiębiorstwa?

Typowe efekty optymalizacji Przedsiębiorstwa w Modelu by Entra

Dobra struktura organizacyjna ukierunkowuje energię na kluczowe zadania, a nie przełamywanie wewnętrznych barier
Ludzie wykonują swoje zadania, a nie zastanawiają się, co robić i jak robić
Powtarzalne procesy dają stałe, oczekiwane efekty
Wzrasta rentowność, bo kosztujemy tak mało jak to możliwe, i zarabiamy tak dużo jak się da
Koszty spadają, bo powtarzalność procesów pozwala na doskonalenie wyników
Decydenci i pracownicy mają właściwe i czytelne informacje
Wzrasta sprawność operacyjna firmy, szybkość, jakość, otwartość na innowacje
Spotkania służą wymianie informacji i podejmowaniu decyzji

Porozmawiajmy o optymalizacji w Twojej firmie

Michał Matejczyk

Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu