Znaczenie Efektywnej Organizacji Przedsiębiorstwa dla całej organizacji
Efektywne Zarządzanie i Organizacja Przedsiębiorstwa to warunek dobrego funkcjonowania firmy. Ponieważ w praktyce nie ma możliwości kontrolowania wszystkich aspektów działania organizacji, szczególnie czynników zewnętrznych, w tym makroekonomicznych, tym ważniejsze jest świadome i skuteczne wywieranie wpływu na czynniki zależne od organizacji. Są sprawdzone metody i narzędzia, które pozwalają zidentyfikować kluczowe procesy oraz pozwalają nimi właściwie zarządzać, tak, aby stworzone ramy organizacyjne wspierały realizację strategicznych celów, nie pozwalały na rozpraszanie zasobów, zachęcały do zaangażowania i premiowały skuteczne działanie.
Jako właściwą organizację przedsiębiorstwa rozumiemy taki stan formalny i faktyczny , w którym adekwatnie do modelu biznesowego zdefiniowane zostały cele strategiczne oraz wynikające z nich cele poszczególnych obszarów jej działania. Stworzone w ten sposób ramy organizacyjne wspierają działające prawidłowo procesy i realizujących je pracowników, nie powodując zbędnych obciążeń i ograniczeń. Stan taki osiągamy poprzez optymalizację następujących elementów:
Struktura organizacyjna – zapewnienie jej dopasowania do realnych potrzeb wraz z alokacją zasobów adekwatną do hierarchii zadań, przygotowanie pracowników i kadry menedżerskiej do zmian, a także wprowadzenie mechanizmów zapewniających aktualizację struktury w przypadku ewolucji zasad funkcjonowania firmy. Za rozwiązanie docelowe uważamy budowę płynnej struktury, w której procesy i zasoby są w sposób łatwy i szybki alokowane dla ich optymalnego wykorzystania na rzecz realizacji zadań organizacji jako całości, a nie tylko wybranych obszarów.
Zarządzanie procesowe, poprzez standaryzację przebiegu i formalizację wszelkich działań wewnętrznych firmy , tak, aby praca odbywała się w sposób precyzyjnie określony, stały i optymalny. Zweryfikowane w praktyce i sformalizowane procesy gwarantują stałe wyniki na oczekiwanym poziomie (założone akceptowalne odchylenie). Drogą do tego pożądanego stanu jest mapowanie głównych procesów w organizacji z matrycami RACIO, określenie ról i odpowiedzialności, walidacja systemów zarządzania (ISO, HAACP, BRC, IFS), a na poziomie zaawansowanym wprowadzenie zarządzania macierzowego.
Wskaźniki zarządcze oraz ich raportowość – ich celem jest oparcie wszelkich procesów decyzyjnych na faktach, na obiektywnych danych, transparentnie i sukcesywnie pozyskiwanych i bezinercyjnie dystrybuowanych w organizacji do określonych osób. Tylko zarządzanie oparte o takie dane pozwala na racjonalne i skuteczne planowanie oraz rozwój. Wdrożenie wskaźników w zarządzaniu efektywnością organizacji (BSC, RRFCA, PQCDSM) pozwala na minimalizację praktyk podejmowania decyzji w oparciu o subiektywne przeświadczenie i nieformalne opinie. Na poziomie zaawansowanym zalecane jest zdefiniowanie i wdrożenie rozwiązań BI / OI (Operational Intelligence) zintegrowanych z systemami nadrzędnymi.
Przepływ Informacji zapewniający stan, w którym we właściwym czasie do właściwych osób docierają potrzebne im informacje. Jednocześnie informacje te mają formę ustrukturyzowaną – tzn. istnieje łatwość odnalezienia wybranych, istotnych informacji, ich prezentacja jest przejrzysta, jednoznaczna i nie wymaga dodatkowej analityki do podejmowania decyzji. Jest pełna, bez luk i łatwo dostępna, a jej wiarygodność nie ulega wątpliwości. Zoptymalizowany przepływ informacji opiera się na systemach IT i przygotowany jest z wykorzystaniem narzędzi mapowania procesów, takich jak VSM.
System spotkań niezbędnych do prawidłowego prowadzenia procesów, wymiany informacji i podejmowania decyzji. Nie dotyczy operacyjnych spotkań ad hoc, które zawsze mogą wystąpić, ale systemowej siatki spotkań powiązanej z kaskadowaniem działań zarządczych od samej góry organizacji do poziomu zespołów roboczych. Celem optymalizacji systemu spotkań jest stworzenie zasad ich organizacji, uczestnictwa, odpowiedzialności, prowadzenia i podsumowywania wyników, tak, aby zagwarantować oczekiwany efekt – najczęściej w postaci formalnej decyzji, sposobu jej publikacji i trybu wdrożenia.
Czy znasz odpowiedzi na te pytania?
Czy w firmie pojawiają się spory kompetencyjne i „przerzucanie się odpowiedzialnością”?
Czy procesy w firmie są wystandaryzowane i monitorowane na bieżąco?
Jakie reakcje w firmie wywołuje odchylenie wskaźników?
Czy firma ma wiedzę jaka dziś była efektywność kluczowych procesów (sprzedaży, logistyki, produkcji, konkretnego wyrobu)?
Czy zdarza się, że wskaźniki rosną, a zyski maleją?
Czy ludzie narzekają na brak informacji?
Jak często nic nie wynika ze spotkań?
Jak często spotkania są za długie?
Jak działamy?
Jakie problemy rozwiązujemy?
Niska wydajność spowodowana niedopasowaną do potrzeb i celów strukturą organizacyjną
Konflikty i brak współpracy wynikającą z nieprecyzyjnego podziału kompetencji i odpowiedzialności (obszary i ludzie)
Niska wydajność niewystandaryzowanych i niezoptymalizowanych procesów
Brak możliwości doskonalenia niestandardowych, przypadkowych działań
Brak wiedzy, kto co robi i za co odpowiada
Brak wskaźników – obiektywnego pomiaru skuteczności i efektywności działań
Złe wskaźniki, nieadekwatna baza do podejmowanych decyzji
Niezrozumienie roli wskaźników na różnych szczeblach organizacji
Brak informacji w firmie (informacje giną, są nieaktualne, niezgodne, niepełne, niezrozumiałe, zbyt obszerne)
Nieefektywne spotkania (źle przygotowane, nie odbywają się, przypadkowy skład, brak decyzji, zbyt długie)
Jakie działania realizujemy?
Niezależnie od tego, czy pracujemy na rzecz wybranego obszaru, czy też w skali całej firmy, koncentrujemy się na budowie świadomości, że odpowiednia organizacja ułatwia pracę, często zmniejsza ilość zadań i poprawia wydajność. Aby tak się stało, konieczne jest zrozumienie, że sprawnie wykonywać można tylko jasno określone, powtarzalne zadania (standaryzacja), mierzone za pomocą wskaźników. Monitoring działań zapewnia natomiast wiedzę i daje możliwość zarządzania lub korekty, kiedy wskaźniki nie są na wymaganym poziomie.
Dlaczego warto optymalizować Organizację Przedsiębiorstwa?
Typowe efekty optymalizacji Przedsiębiorstwa w Modelu by Entra
Dobra struktura organizacyjna ukierunkowuje energię na kluczowe zadania, a nie przełamywanie wewnętrznych barier
Ludzie wykonują swoje zadania, a nie zastanawiają się, co robić i jak robić
Powtarzalne procesy dają stałe, oczekiwane efekty
Wzrasta rentowność, bo kosztujemy tak mało jak to możliwe, i zarabiamy tak dużo jak się da
Koszty spadają, bo powtarzalność procesów pozwala na doskonalenie wyników
Decydenci i pracownicy mają właściwe i czytelne informacje
Wzrasta sprawność operacyjna firmy, szybkość, jakość, otwartość na innowacje
Spotkania służą wymianie informacji i podejmowaniu decyzji
Ta strona używa plików cookies niezbędnych do jej poprawnego działania OK
Privacy & Cookies Policy
Privacy Overview
This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.