Ważnym zagadnieniem w kontekście prawidłowego funkcjonowania firm produkcyjnych i zadowolenia pracowników są odpowiednio zbudowane systemy premiowe. Zasady premiowania powinny być klarowne i usystematyzowane, a sam mechanizm przyznawania premii oparty o mierzalne dane, takie jak wskaźniki efektywności. Nowoczesne systemy premiowe w przedsiębiorstwach produkcyjnych stanowią element zarządzania przez wskaźniki, które jest z kolei bardzo ważne dla osiągnięcia celu w postaci skutecznego zarządzania efektywnością organizacji.
W niniejszym artykule wyjaśnimy między innymi: co to są systemy premiowe, czym się cechują i dlaczego warto je wdrażać, a także przedstawimy, jak można skonstruować funkcjonalny system premiowy w firmie produkcyjnej oparty o wskaźniki efektywności.
Co to są systemy premiowe i dlaczego warto je stosować?
Systemy premiowe są nieodłącznym elementem sprawnie funkcjonujących firm produkcyjnych. Regulują one zasady, na jakich można otrzymać premię, którą w najprostszym ujęciu definiuje się jako składnik wynagrodzenia przyznawany pracownikowi po spełnieniu określonych i obiektywnych kryteriów. Istnieją różne czynniki, które mogą warunkować przyznanie premii – ich dobór zależy w dużym stopniu od potrzeb i celów danej organizacji. W firmach produkcyjnych do skonstruowania funkcjonalnego systemu premiowego wykorzystuje się wskaźniki efektywności spójne z celami strategicznymi organizacji. Szczegółowo to zagadnienie zostanie przeanalizowane w dalszej części artykułu poświęconej wskaźnikom efektywności wykorzystywanym do celów premiowych. Na tym etapie przyjrzyjmy się natomiast charakterystyce dobrego systemu premiowego oraz temu, jakie funkcje on pełni w organizacji produkcyjnej.
Jakimi cechami powinien wyróżniać się system premiowy w firmie?
Projektowanie systemów premiowych jest wyzwaniem, z którym muszą zmierzyć się firmy produkcyjne chcące wdrożyć u siebie skuteczne zarządzanie przez wskaźniki. Ma ono ważne znaczenie dla osiągnięcia celu, jakim jest efektywna organizacja przedsiębiorstwa. Decyzje w tak zorganizowanej firmie są podejmowane na podstawie obiektywnych danych, a nie subiektywnego przeświadczenia czy nieformalnych opinii. Umożliwia to racjonalne i skuteczne planowanie oraz harmonijny rozwój przedsiębiorstwa.
Prawidłowo zaprojektowane systemy premiowe powinny charakteryzować się grupą konkretnych cech. Wśród nich znajdują się m.in.:
- klarowność – podstawową kwestią, jaką należy uwzględnić przy projektowaniu systemów premiowych, jest to, aby były one transparentne i zrozumiałe dla pracowników,
- spójność – tworząc system premiowy należy zadbać o to, aby była w nim zachowana konsekwencja i nie dopuszczał on zbyt wielu wyjątków od przyjętych reguł,
- weryfikowalność – fundamentem dobrego systemu premiowego powinny być obiektywne wskaźniki efektywności, które mają mierzalny charakter,
- uniwersalność i indywidualizacja – systemy premiowe powinny być tworzone w oparciu zarówno o czynniki wspólne dla całej firmy, jak i uwzględniające indywidualną specyfikę pracy w danym obszarze,
- wielowymiarowość – prawidłowo skonstruowany system premiowy dla pracowników powinien skutecznie wspierać realizację celów o różnym charakterze, w tym ilościowych oraz jakościowych.
Z jakich powodów warto wdrożyć system premiowy w organizacji? Funkcje systemu premiowego
Dlaczego warto stosować systemy premiowe w firmach produkcyjnych? Aby zrozumieć znaczenie tego rodzaju systemu dla organizacji, warto zapoznać się z pełnionymi przez niego funkcjami.
- Funkcja motywacyjna – ze względu na uzależnienie przyznania premii oraz ustalenia jej wysokości od wskaźników efektywności, na które pracownik ma realny wpływ, system premiowy dodatkowo motywuje osoby zatrudnione na różnym szczeblu do większego zaangażowania i produktywności. Dodatkowa składowa wynagrodzenia zachęca pracowników do osiągania ponadprzeciętnych rezultatów w ramach wykonywanych obowiązków.
- Funkcja buforowa – system premiowy dla pracowników powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pozwalał zarówno dzielić się firmie profitami z wypracowanych sukcesów, jak i zabezpieczyć ją samą oraz zatrudnione w niej osoby na wypadek braku realizacji przyjętych celów, np. poprzez brak wypłaty premii rocznej w przypadku, gdy nie udało się osiągnąć założonych wyników finansowych.
- Funkcja zarządcza – umiejętnie zaprojektowany system premiowy stanowi cenne narzędzie dla kadry menedżerskiej. Umożliwia skuteczniejsze zarządzanie zespołem, prowadząc do podwyższenia jego efektywności i morale. Odpowiednio wykorzystywany system premiowy może stanowić wartościowy, pozytywny bodziec zarówno w przypadku, gdy mamy do czynienia z pracownikami osiągającymi bardzo dobre rezultaty podejmowanych przez siebie działań, jak i w przypadku osób, których jakość wykonywania swoich obowiązków uległa pogorszeniu w ostatnim okresie.
- Funkcja retencyjna – odpowiednio przygotowany i wdrożony system premiowy to przykład narzędzia, które można wykorzystać do utrzymania cennych pracowników w firmie.
- Funkcja komunikacyjna – prawidłowo funkcjonujący system premiowy oraz przyznawane zgodnie z jego regułami premie stanowią również wartościowy feedback dla pracownika. Poprzez premiowanie otrzymuje on informację zwrotną dotyczącą zarówno kondycji firmy oraz stopnia realizacji założonych celów, jak i oceny jego pracy w danym okresie. Pozwala to także wyciągnąć wnioski na przyszłość i jest podstawą do podjęcia działań mających na celu udoskonalenie sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika i poprawę osiąganych przez niego rezultatów.
Szereg istotnych funkcji pełnionych przez nowoczesne systemy premiowe sprawia, że odgrywają one dużą rolę w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Jeśli chcemy, aby w firmie sprawnie funkcjonowało zarządzanie przez wskaźniki, należy wdrożyć w niej odpowiednio zaprojektowany system premiowy dla pracowników.
Wskaźniki efektywności KPI – podstawa funkcjonalnego systemu premiowego
Organizacje produkcyjne zorientowane na wyniki, które chcą efektywnie realizować swoją misję i wizję, a przy tym osiągać cele strategiczne i wypracowywać oczekiwane rezultaty, powinny funkcjonować w oparciu o prawidłowo wdrożony system wskaźników KPI oraz metodykę OKR.
- KPI (z ang. Key Performance Indicators) – w ten sposób określa się kluczowe wskaźniki efektywności mające na celu mierzenie tego parametru w poszczególnych obszarach funkcjonowania organizacji. Co istotne, wskaźniki efektywności KPI są bezpośrednio związane z celami biznesowymi i umożliwiają monitorowanie stanu ich realizacji. Dzięki miernikom KPI można obiektywnie, bazując na rzetelnych danych, ocenić wyniki i sytuację w firmie. System wskaźników KPI jest fundamentem prawidłowo działającego procesu podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie i pozwala zwiększyć prawdopodobieństwo wyboru właściwego rozwiązania w danej sytuacji.
- OKR (z ang. Objective and Key Results) – jest to metodyka stworzona do zarządzania organizacją i jej pracownikami przez cele. Posiada dwa charakterystyczne elementy: O (Cel) i KR (Kluczowe Rezultaty). Inspiracją do tworzenia zarówno ogólnofirmowych, jak i działowych OKR-ów są misja i wizja firmy. Odpowiednia implementacja metodyki OKR i związane z tym przyjęcie mierzalnych i konkretnych kluczowych rezultatów umożliwia weryfikację poziomu realizacji założonych celów strategicznych.
.
Należy w tym miejscu wprowadzić pewne istotne zastrzeżenie. Charakterystyka OKR-ów sprawia, że są one wykorzystywane w roli elementu systemu motywacyjnego, jednak absolutnie nie można ich wiązać z premią. Dobry system premiowy w firmie produkcyjnej powinien być oparty o odpowiednio zdefiniowane wskaźniki efektywności KPI.
Wdrożenie systemu wskaźników KPI dostosowanego do indywidualnych potrzeb i charakterystyki danej organizacji jest niezbędne do tego, aby móc skutecznie monitorować status realizacji celów biznesowych w jej różnych obszarach funkcjonowania oraz mierzyć efektywność pracy poszczególnych działów i zespołów. Prawidłowo zaprojektowany system wskaźników KPI powinien opierać się na kilku podstawowych założeniach, które zostały przedstawione poniżej.
- Jedną z najistotniejszych kwestii, jakie należy wziąć pod uwagę, jest ustalenie optymalnej liczby wskaźników KPI. Typowym błędem jest przyjmowanie zbyt wielu takich mierników. Dla każdego działu należy ustalać maksymalnie od 3 do 5 wskaźników KPI, a następnie trzeba je kaskadować je do poziomu najmniejszej jednostki, czyli zespołu. Co istotne, nie powinny one schodzić do poziomu pojedynczego pracownika.
- Wskaźniki efektywności KPI mają swoich właścicieli – na wyższym poziomie funkcję właściciela pełni dyrektor, a na niższych poziomach tę rolę odgrywa kierownik lub lider.
- Spośród ustalonych KPI wybiera się od 2 do 3 wskaźników dla celów premiowych, natomiast pozostałe są stale monitorowane.
- Aby móc zaprojektować system premiowy oparty o wyniki wskaźników efektywności, należy sformułować również jeden specjalny KPI – najlepiej OTIF lub OEE – który będzie obowiązywać wszystkie działy organizacji w równym stopniu.
- Istotne dla właściwego wykorzystania systemu wskaźników KPI w firmie są cykliczne przeglądy KPI, które na poziomie działów powinny odbywać się tygodniowo, a na poziomie firmy – miesięcznie.
Znając najważniejsze założenia systemu wskaźników KPI, można przystąpić do analizy ich roli w procesie projektowania systemów premiowych.
Jak opracować i wdrożyć system premiowy oparty o wskaźniki efektywności?
Wdrożenie w firmie produkcyjnej wskaźników efektywności oraz ich regularne raportowanie umożliwia oparcie wszystkich procesów decyzyjnych na faktach. Przy dokonywaniu wyborów wykorzystywane są obiektywne dane, które pozyskuje się w sposób transparentny i sukcesywny, a następnie bezinercyjnie dystrybuuje się je do odpowiednich osób wewnątrz firmy. Ta forma zarządzania w oparciu o wskaźniki jest kluczem do efektywnego planowania w firmie. Sprzyja ona także osiąganiu przez organizację założonych celów strategicznych, które odgrywają bardzo istotną rolę przy projektowaniu systemu premiowego dostosowanego do jej potrzeb.
Jaki jest związek między celami strategicznymi a systemem premiowym opartym o wskaźniki efektywności? Cele strategiczne i wskaźniki firmowe są kaskadowane w ramach systemu premiowego w taki sposób, że dzieli się je na indywidualne i zarządzane przez dany dział wskaźniki efektywności, które mają swoich konkretnych właścicieli. Dzięki temu każdy ze zdefiniowanych wskaźników jest powiązany z ogólnym celem strategicznym.
Jak zidentyfikować odpowiednie wskaźniki efektywności dla konkretnych obszarów funkcjonowania organizacji? Przede wszystkim przed przystąpieniem do poszukiwania optymalnych mierników efektywności należy wybrać model wskaźników, w jaki mają się one wpisywać. Na podjęcie ostatecznej decyzji w zakresie doboru modelu wskaźników wpływ ma m.in. to, w którym obszarze organizacji chcemy mierzyć efektywność. Wynika to z tego, że model wykorzystywany w obszarze produkcji może różnić się od tego, jaki jest stosowany dla innych obszarów czy całej firmy. Na jakie modele mierników efektywności KPI warto zwrócić szczególną uwagę?
- PQCDSM – jest to model dedykowany dla obszaru produkcji ukierunkowany na identyfikację obszarów strat. Jego nazwę stanowi skrót pochodzący od nazw każdego z tych obszarów, czyli: Productivity (Produktywność), Quality (Jakość), Cost (Koszty), Delivery (Dostarczanie), Safety (Bezpieczeństwo) oraz Morale (Zasady Pracy). Wskaźniki produkcyjne KPI definiowane zgodnie z tym modelem umożliwiają mierzenie strat w obrębie konkretnego obszaru.
- Balanced ScoreCard – jego nazwa, którą można przetłumaczyć jako „zrównoważoną kartę wyników”, wywodzi się z idei zalecającej spoglądanie nie tylko na wskaźniki finansowe, ale również na inne strategiczne obszary funkcjonowania organizacji, w celu otrzymania bardziej „zrównoważonego” obrazu jej efektywności. Zgodnie z tym modelem strategia firmy zostaje przełożona na wskaźniki w czterech perspektywach: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz infrastruktury i rozwoju. Z tego modelu wskaźników efektywności korzystają dojrzałe organizacje, które potrzebują mierników umożliwiających opisanie każdego aspektu ich funkcjonowania.
- RRACA – nazwa tego modelu nawiązuje do nazw atrybutów efektywności wskazanych w modelu SCOR, wśród których znajdują się: Reliability (Niezawodność), Responsiveness (Szybkość), Agility (Zwinność), Costs (Koszty) i Asset Management (Zarządzania Zasobami). Charakterystyczna dla tego modelu jest koncentracja na efektywności zgodnych z nim procesów w ramach całego Łańcucha Dostaw. Należy podkreślić, że model RRACA można stosować dla całej organizacji, jednak jest on dedykowany głównie dla obszaru Łańcucha Dostaw.
Jak wygląda struktura systemu premiowego opartego o wskaźniki efektywności zgodne z wybranym modelem mierników? Dobrym rozwiązaniem jest dwupoziomowy system premiowy, który składa się z:
- systemu kwartalnego,
- systemu rocznego.
Na jakiej zasadzie działa kwartalny system premiowy oparty o wskaźniki efektywności?
Pierwszy element proponowanego przez nas dwupoziomowego systemu premiowego stanowi kwartalny system premiowy. Jego model działania opisuje wzór, który przedstawiliśmy poniżej.
- P = n * (A * x + Bi * yi + C * z)
Co oznaczają poszczególne elementy składowe tego wzoru?
- A – globalny miernik efektywności całej firmy. Sugerujemy użyć miernika efektywności OTIF (On-Time In-Full) lub OEE (Overall Equipment Effectiveness), czyli podstawowych wskaźników opisujących efektywność operacyjną firmy.
- Bi – indywidualizowane wskaźniki definiujące wyzwanie w danym obszarze (indeks „i” oznacza numer porządkowy wskaźnika). Zalecamy wybrać trzy wskaźniki (B1, B2 oraz B3) określające poziom realizacji celów zespołowych. Przykładem takiego miernika dla działu produkcji jest wskaźnik „Lead Time” zlecenia produkcyjnego, który oznacza czas wyrażony w dniach od momentu publikacji go w planie do przyjęcia wyrobu gotowego na magazyn.
- C – współczynnik oznaczający poziom realizacji aktywności wspierających, takich jak np. audyt 5S, BHP czy dokładność prowadzonej dokumentacji.
- P – wartość premii kwartalnej.
- (x+y+z) – budżet premiowy dla poszczególnych składników wyrażony jako kwota brutto.
- n – współczynnik frekwencji.
Modelowa struktura wartościowa przedstawionych elementów składowych modelu premiowego prezentuje się następująco:
- A – 30%,
- Bi – B1 (20%), B2 (20%), B3 (10%),
- C – 20%.
Podział premii kwartalnej odbywa się w tym systemie premiowym wedle reguły, zgodnie z którą im wyższy szczebel w strukturze organizacji, tym większy udział w premii kwartalnej. W myśl tej zasady można zastosować następujący podział premii kwartalnej:
- Zarząd – udział zarządu w premii kwartalnej jest kwestią wymagającą indywidualnego ustalenia, ale rekomendujemy w jego przypadku brak przyznawania premii za kwartał,
- Dyrektorzy – ok. 35% udziału w premii kwartalnej (udział równy wysokości ok. jednego dodatkowego wynagrodzenia za kwartał),
- Kierownicy, kluczowi eksperci – ok. 30% udziału w premii kwartalnej (udział równy wysokości ok. 90% jednego dodatkowego wynagrodzenia za kwartał),
- Liderzy, kluczowi specjaliści – ok. 25% udziału w premii kwartalnej (udział równy wysokości ok. 75% jednego dodatkowego wynagrodzenia za kwartał),
- Pozostali pracownicy w organizacji – ok. 20% udziału w premii kwartalnej (udział równy wysokości ok. 60% jednego dodatkowego wynagrodzenia za kwartał).
Na czym polega roczny system premiowy oparty o wskaźniki efektywności?
Struktura premii rocznej w dwupoziomowym systemie premiowym bazującym na wskaźnikach efektywności powinna składać się z dwóch części:
- performance sharing,
- profit sharing.
Część performance sharing odnosi się bezpośrednio do realizacji wyników KPI, a także osiągniętego wyniku rocznego. Część profit sharing może z kolei przyjmować formę jednorazowej rocznej wypłaty uzależnionej od zysku osiągniętego przez organizację.
Istotnym założeniem rocznego systemu premiowego opartego o wskaźniki efektywności jest to, że poziom premii rocznej zależy od pozycji w strukturze organizacyjnej. Im wyższa pozycja w strukturze, tym większemu procentowi wynagrodzenia podstawowego odpowiada wartość premii rocznej. Należy zaznaczyć, że stosunek części profit sharing do całości premii rocznej również jest uzależniony od poziomu zaszeregowania w strukturze organizacyjnej. W przypadku:
- zarządu oraz dyrektorów część profit sharing powinna stanowić 100% premii rocznej,
- kierowników i kluczowych ekspertów część profit sharing powinna stanowić 75% premii rocznej (pozostałe 25% to część performance sharing),
- liderów, kluczowych specjalistów i pozostałych pracowników w organizacji część profit sharing powinna stanowić 60% premii rocznej (pozostałe 40% to część performance sharing).
O jakie dodatkowe programy można rozszerzyć system premiowy oparty o wskaźniki efektywności?
Organizacje produkcyjne zainteresowane wdrożeniem systemu premiowego opartego o wskaźniki efektywności mogą uzupełnić go o inne, dodatkowe programy premiowe. Jednym z nich jest premia retencyjna, która ma na celu zatrzymanie kluczowych pracowników wewnątrz firmy. Czym się ona charakteryzuje? Z reguły jest to premia miesięczna przeznaczona dla wszystkich pracowników, którzy spełnią określone warunki, takie jak np. pozostanie w organizacji przez określony minimalny przedział czasu od chwili dołączenia do programu. Wysokość premii retencyjnej jest uzależniona od stażu pracy i szczebla zatrudnienia, jednak zwykle nie przekracza 10-15% wynagrodzenia zasadniczego danego pracownika. Warto podkreślić, że może być wypłacana w postaci środków na karty benefitowe.
Podsumowanie
Projektowanie systemów premiowych w firmach produkcyjnych jest złożonym przedsięwzięciem, które wymaga uwzględnienia wielu czynników. Przede wszystkim dobry system premiowy powinien bazować na obiektywnych, mierzalnych danych i wyznaczać klarowne, spójne i transparentne zasady regulujące mechanizm przyznawania premii. W jaki sposób można to osiągnąć? Aby system premiowy spełniał stawiane przed nim wymagania, należy go stworzyć w oparciu o odpowiednie wskaźniki efektywności KPI, które zostały zidentyfikowane według przyjętego modelu mierników efektywności. Zapewniając mu takie obiektywne podstawy, firma produkcyjna realizuje w praktyce koncepcję zarządzania przez wskaźniki. Wiąże się to z opieraniem wszelkich procesów decyzyjnych na faktach i wiarygodnych danych, co z kolei pozwala zbliżyć się do celu, jakim jest efektywna organizacja przedsiębiorstwa.
Jak może wyglądać struktura systemu premiowego stworzona w oparciu o wskaźniki efektywności? Sprawdzonym rozwiązaniem jest system dwupoziomowy, który dzieli się na dwa systemy składowe: kwartalny oraz roczny. W systemie kwartalnym uwzględnia się m.in. globalny miernik efektywności firmy, a także indywidualizowane wskaźniki określające konkretne wyzwanie w danym obszarze. Premia roczna składa się natomiast z dwóch części – performance sharing oraz profit sharing – z których pierwsza bezpośrednio odwołuje się do realizacji wyników KPI oraz wyników rocznych, natomiast druga przyjmuje formę jednorazowej wypłaty. Co istotne, zarówno w przypadku premii kwartalnej, jak i rocznej, zastosowanie ma zasada, że im wyższy poziom w strukturze organizacji, tym wyższy udział w premii. Warto dodać również, że system premiowy oparty o wskaźniki efektywności może być uzupełniany innymi programami premiowymi, takimi jak np. premia retencyjna.
Jako Entra Group skutecznie wspieramy naszych Partnerów w tworzeniu oraz wdrażaniu systemów premiowych opartych o wskaźniki efektywności w należących do nich firmach produkcyjnych. Realizując nasze profesjonalne usługi w tym obszarze, bazujemy na autorskim Modelu by Entra, a dokładniej na jednej z wchodzących w jego skład grup produktowych, czyli Full Factory. W ramach oferty Full Factory pomagamy m.in.: zaimplementować w organizacji produkcyjnej zarządzanie przez wskaźniki, którego ważny element stanowi właśnie wdrożenie systemu premiowego opartego o wskaźniki efektywności.
Warto dodać, że na nasz Model by Entra składają się łącznie cztery komplementarne grupy produktowe – poza Full Factory są wśród nich również:
- Fit Factory, który współtworzą m.in.: Efektywna Organizacja Produkcji czy Optymalna Kontrola Jakości,
- Flow Factory, którego składowymi są m.in.: Organizacja Dostaw czy Logistyka Produkcji,
- Focus Factory umożliwiający skuteczne i precyzyjne Planowanie Operacyjne oraz optymalizację zapasów w organizacji.
Interesuje Cię optymalizacja procesów związanych z premiowaniem pracowników? Jeśli potrzebujesz specjalistycznego wsparcia w zakresie przygotowania i wdrożenia systemu premiowego opartego o wskaźniki, który będzie dopasowany do Twojej firmy produkcyjnej, to zachęcamy do kontaktu.
