Co wpływa na koszty magazynowania zapasów

15 kwietnia 2022
Entra Group » Co wpływa na koszty magazynowania zapasów

Sukces i rentowność firmy produkcyjnej zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest sprawnie działający Łańcuch Dostaw. Procesem istotnym dla realizacji celów stawianych przed Łańcuchem Dostaw jest efektywne zarządzanie zapasami. Polega ono na kreowaniu strategii, definiowaniu zasad polityk oraz ustalania praktyk służących optymalizacji wykorzystywania zapasów materiałowych. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy między innymi, co wpływa na koszty magazynowania zasobów oraz jak należy zorganizować zarządzanie zapasami w firmie produkcyjnej i nie tylko.

Dlaczego warto zadbać o zarządzanie zapasami?

Wyróżniamy dwa główne powody, które sprawiają, że optymalizacja zapasów w firmie produkcyjnej jest tak istotną kwestią. Pierwszy z nich stanowi minimalizacja kosztów generowanych przez zamrożony kapitał będący jedną ze strat związanych z przechowywaniem zapasów. Według szacunków, średnioroczny, całkowity koszt utrzymania zapasów wynosi aż 20% ich wartości. Drugim powodem jest redukcja ryzyka, które może wynikać z takich czynników jak:

 

  • niestabilność produkcji związana z brakiem materiałów,
  • brak możliwości zaspokojenia popytu, co w konsekwencji powoduje utratę potencjalnych korzyści,
  • niewywiązanie się z umów – skutkiem tego jest często utrata wiarygodności wobec klienta lub nawet dotkliwe kary.

 

Jaki z tego wniosek? Nadmierne ograniczenie zapasów może poważnie zachwiać bezpieczeństwem operacyjnym przedsiębiorstwa, jednak ich przemyślana redukcja jest niezbędna do cięcia kosztów. Zdrowa optymalizacja zapasów nie sprowadza się więc wyłącznie do zminimalizowania ich poziomu. Możemy ją natomiast zdefiniować jako dopasowanie zapasów do potrzeb i specyfiki firmy przy minimalnym koszcie i akceptowalnym ryzyku.

Najważniejsze rodzaje zapasów

Na samym początku warto sobie zadać pytanie: czym jest zapas? Poprzez zapas rozumie się wszystkie jednostki indeksów materiałowych przechowywane przez firmę w celu realizacji obsługi klienta. Zapasy można podzielić ze względu na m.in.:

 

  • rodzaje,
  • przyczyny tworzenia,
  • szybkość obrotu.

 

W dzisiejszym artykule postanowiliśmy wyjaśnić pierwszą z tych klasyfikacji, która rozróżnia zapasy z uwagi na ich rodzaj.

Podział zapasów ze względu na rodzaj

W ramach tej klasyfikacji wyróżniamy:

 

  • surowce i materiały,
  • półprodukty,
  • wyroby gotowe,
  • towary.

 

Zapasy przypisane do surowców i materiałów są przeznaczone do przetworzenia w ramach cyklu produkcyjnego w dobra końcowe. Jako półprodukt klasyfikuje się zapas wstępnie przetworzony, który oczekuje na dalsze przetworzenie w ramach cyklu produkcyjnego. Do wyrobów gotowych zalicza się dobra wyprodukowane przeznaczone do sprzedaży do klienta końcowego. Za towary uznaje się natomiast dobra zakupione, które również mają zostać w przyszłości sprzedane nabywcy finalnemu.

 

Jakie są cele posiadania zapasu?

Zapasy odgrywają bardzo istotną rolę w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Stawia się przed nimi różne cele i przypisuje się im wiele funkcji. Wśród najważniejszych celów posiadania zapasu znajdują się m.in.:

 

  • zagwarantowanie właściwej obsługi klienta,
  • ochrona przed niepewnością popytu i podaży,
  • bilansowanie potrzeb,
  • zabezpieczenie przed problemami z ciągłością dostaw,
  • utrzymanie ciągłości i optymalizacji efektywności produkcji.

 

Inną ważną sprawę stanowią oczekiwania względem poziomu utrzymywanego zapasu, które są zależne od formułującego je działu. Zazwyczaj cechuje je rozbieżność, dlatego określenie właściwej wielkości posiadanego zapasu wymaga wspólnego wypracowania konsensusu i pogodzenia interesów wszystkich działów. Aby lepiej zobrazować tę sytuację, przyjrzyjmy się, co mogą postulować poszczególne komórki przedsiębiorstwa produkcyjnego względem poziomu utrzymywanych zapasów.

Zacznijmy od działów, które oczekiwałyby utrzymywania wysokiego poziomu zapasu. Sprzedaży zależy na zaspokojeniu potrzeb klientów, a także na zabezpieczeniu prognozowanego przyszłego popytu oraz zabezpieczeniu przed fluktuacją popytu i podaży. Produkcja motywuje swoje oczekiwania zabezpieczeniem ciągłości dostaw oraz racjonalizacją wielkości serii produkcyjnych. Jeśli chodzi natomiast o działy pragnące utrzymać niski poziom zapasu, to Zarząd pragnie ograniczyć koszty jego posiadania, a Finanse dążą do racjonalizacji kosztów zakupów.

W celu uniknięcia konfliktu między działami niezbędne jest stworzenie ogólnych zasad, jakimi należy się kierować w tym zakresie utrzymywania zapasu. Warto również odpowiedzieć na pytanie, jaki jest główny cel jego utrzymywania. Upatrywać go należy w tym, że koszty utrzymywania zapasu są zdecydowanie niższe niż koszty powstałe w wyniku jego braku przy założonym poziomie ryzyka.

Co składa się na koszty magazynowania zapasów?

Koszty magazynowania zapasów można podzielić na trzy grupy:

 

  • koszty widoczne,
  • koszty pośrednie, czyli częściowo widoczne,
  • koszty niewidoczne.

 

Jakie koszty przypisuje się do każdej z tych kategorii?

Dlaczego w przedsiębiorstwie produkcyjnym powstają nieroty i obsolity?

Powstawanie nierotów i obsolitów niesie za sobą zagrożenie dla działalności operacyjnej oraz finansowej przedsiębiorstwa. Co oznaczają oba pojęcia?

Nieroty to grupa pozycji materiałowych, którą definiuje się na bazie wskaźnika rotacji lub jego odwrotności, zwanej wskaźnikiem pokrycia. Wskaźnik rotacji określa, ile razy dany zapas obróci w rozpatrywanym okresie. Jest on wynikiem ilorazu średniego popytu w jednostce czasu przez średni zapas w jednostce czasu. Pozycje materiałowe o najniższym wskaźniku rotacji, w oparciu o klasyfikację FSN (Fast, Slow, Non-Moving Items), tworzą grupę nierotów. Nieroty, które w najbliższym czasie mogą stać się przeterminowanymi lub tracić na wartości uznaje się za produkty zagrożone. Robi się to na dwa lub trzy miesiące przed spełnieniem się wskazanego ryzyka. W kontekście pozycji materiałowych, które się przeterminowały lub upłynął ich czas sprzedaży, stosuje się pojęcie produktów patologicznych.

Obsolity to zaczerpnięta z języka angielskiego (pochodząca od słowa obsolescence) potoczna nazwa dla pozycji materiałowych takich jak wyroby, towary czy materiały, które charakteryzującą się wysokim ryzykiem braku wykorzystania lub przydatności dla działalności operacyjnej firmy.

Z czego wynika to, że w firmie produkcyjnej powstają nieroty i obsolity? Przyczyn tego nazwiska należy szukać w trzech podstawowych obszarach, jakimi są:

 

  • Procesy,
  • Ludzie,
  • Narzędzia.

 

Przedstawiony poniżej schemat obrazuje, jak każda z tych sfer jest istotna dla wypracowania oczekiwanych efektów.

Z jakimi problemami można spotkać się w przypadku tych obszarów?

Procesy

W sferze procesów może wystąpić nagromadzenie wielu czynników, które sprzyjają powstawaniu nierotów i obsolitów. Jednym z podstawowych aspektów, na które należy zwrócić uwagę, jest brak precyzyjnych klasyfikacji pozycji. W takim układzie wszystko traktujemy tak samo, co sprawia, że nie jesteśmy w stanie odpowiednio przypisać czasu poświęconego danym pozycjom. Drugą ważną kwestią jest częsty brak procesu monitorowania pozycji nierotujących. Niesie to za sobą poważne konsekwencje, ponieważ nieroty z czasem przeradzają się w obsolity. Innymi problemami w zakresie procesów, które należy wyeliminować, są m.in.:

 

  • brak właściwej komunikacji w organizacji,
  • traktowanie odpisów na obsolity (z ang. tzw. write-off) jako nieodzowną część funkcjonowania firmy,
  • brak regularnej wyceny obsolitów.

 

Narzędzia

Jeżeli firmie zależy na rentowności i optymalnym funkcjonowaniu, to musi zapewnić swoim pracownikom odpowiednie narzędzia usprawniające pracę. Takie kwestie jak:

 

  • brak raportów,
  • brak wsparcia systemowego, np. ERP,
  • brak narzędzi do prowadzenia gospodarki magazynowej, np. w postaci prostych modułów lub dedykowanych aplikacji WMS,

 

sprawiają, że istnieje znacznie większe ryzyko powstawania nierotów oraz obsolitów.

 

Metody zarządzania zapasami

W celu odpowiedniego zaplanowania zarządzania zapasami stosuje się różne narzędzia i metody. Omówienie tego tematu warto zacząć od opisu dwóch klasyfikacji: ABC oraz XYZ.

 

Klasyfikacja ABC

Podstawą tej klasyfikacji jest tzw. zasada Pareto, znana również jako zasada 80/20. Wynika z niej, że większość wartości pozycji asortymentowych surowców, materiałów, wyrobów gotowych, tworzona jest przez ilościową mniejszość pozycji asortymentowych. Klasyfikacja ABC klasycznie umożliwia podział wszystkich asortymentów według ich wartości oraz generowanego przychodu lub marży dla organizacji.

Istnieją różne podziały według udziału ilościowego i wartościowego, ale najczęściej asortymenty dzieli się na trzy grupy:

 

  • grupę A – 20% pozycji materiałowych / 80% przychodu,
  • grupę B – 30% pozycji / 15% przychodu,
  • grupę C – 50% pozycji / 5% przychodu.

 

Klasyfikacja ABC jest bardzo przydatnym narzędziem w trakcie opracowywania strategii zarządzania zapasami.

 

Klasyfikacja XYZ

Fundament klasyfikacji XYZ stanowi podział pozycji asortymentowych na grupy opisujące profil zapotrzebowania na daną pozycję asortymentową. Jak można wywnioskować z samej nazwy, wyróżnia się trzy klasy pozycji asortymentowych:

 

  • X – zawiera pozycje asortymentowe, na które istnieje regularne zapotrzebowanie i łatwo się je prognozuje,
  • Y – składa się z pozycji asortymentowych trudniejszych do prognozowania, dla których występują sezonowe wahania w zapotrzebowaniu,
  • Z – tworzą ją pozycje asortymentowych, na które występuje sporadyczne zapotrzebowanie; w ich przypadku możliwe są duże błędy prognoz.

 

Jak to wygląda w procentach? Do klasy X zalicza się pozycje asortymentowe, które notują wahania zapotrzebowania do 45% w stosunku do średniego zapotrzebowania w jednostce czasu. Klasa Y obejmuje przedział od 45% do 75%, natomiast klasa Z to pozycje asortymentowe o wahaniu zapotrzebowania powyżej 75%.

 

Klasyfikacja mieszana ABC/XYZ

Mimo że klasyfikacje ABC oraz XYZ stanowią osobne narzędzia, to zazwyczaj korzysta się z ich połączenia, czyli klasyfikacji mieszanej ABC/XYZ. Cechą charakterystyczną tej metody jest macierz ABC/XYZ, która pozwala na wyodrębnienie 9 kategorii zapasów. Każda z kategorii różni się między sobą stopniem poziomu wartości zużycia oraz dokładnością prognozy. Model takiej macierzy przedstawiliśmy poniżej.

Jak należy interpretować tę macierz? Najlepiej przedstawić to na przykładzie dwóch skrajnych grup, czyli XA oraz ZC. Asortymenty z pola XA powinny być traktowane w logistyce ze szczególną starannością, a także wymagają utrzymywania relatywnie niskich poziomów bezpieczeństwa zapasów. Asortymenty z pola ZC powinny być zarządzane rutynowo, ale z utrzymywaniem relatywnie wysokich poziomów zapasów bezpieczeństwa.

Przeprowadzenie analiz ABC oraz XYZ i sporządzenie klasyfikacji mieszanej ABC/XYZ pozwala na opracowanie metodologii zarządzania poszczególnymi grupami asortymentów. Przedstawiony poniżej schemat prezentuje, jak można przejść z klasyfikacji mieszanej ABC/XYZ na metody zarządzania zapasami.

Kiedy wiemy już, jak działa klasyfikacja mieszana ABC/XYZ, to możemy przejść do omówienia kilku metod zarządzania zapasami. Skupimy się na czterech z nich, a mianowicie na:

 

  • MRP – Planowaniu Potrzeb Materiałowych,
  • Systemie dwupojemnikowym,
  • Systemie Okresowych Przeglądów (Periodic Review),
  • Systemie Punktu Odnawiania (Re-Order Point).

 

Planowanie Potrzeb Materiałowych (MRP)

System MRP umożliwia kontrolę procesu produkcji przedsiębiorstwa. Służy do określania potrzeb na pozycje o popycie zależnym, wyliczanym na podstawie receptur i prognoz na popyt niezależny. MRP wykorzystuje wiele różnych danych z takich źródeł jak:

 

  • MPS (z ang. Master Plan Schedule) – Główny Harmonogram Produkcji powstający na podstawie prognoz popytu na dany asortyment; zawiera w sobie plan produkcji, plan zapotrzebowania oraz plan zapasów; pozwala określić oczekiwaną wielkość produkcji danego produktu,
  • BOM (z ang. Bill of Materials), czyli wykaz materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu,
  • stan zapasów magazynowych.

 

System MRP bierze pod uwagę również inne parametry planistyczne takie jak partie produkcyjne, czasy realizacji, częstotliwość zamawiania, poziom strat czy zapasy bezpieczeństwa. Na bazie tych wszystkich informacji uzyskuje się plan produkcji lub zakupów dla każdego elementu obejmujący ilości potrzebnych materiałów oraz terminy zleceń, a także plan zamówień, uwzględniający ich daty oraz wielkość. Wdrożenie systemu MRP pozwala na skuteczną optymalizację procesu produkcyjnego w organizacji.

System dwupojemnikowy

Ciekawą metodą zarządzania zapasami w firmie produkcyjnej jest wywodzący się z Japonii system dwupojemnikowy. Polega on na tym, że dany asortyment znajduje się w dwóch, dokładnie oznakowanych pojemnikach. Jeżeli pierwszy z nich zostanie opróżniony, to następuje automatyczna generacja zamówienia w celu uzupełnienia braków. Przenosząc to na realia magazynowe – dla każdego asortymentu określa się stan minimalny. Kiedy osiągnięty zostanie stan magazynowy poniżej tej wartości, to wykonywane jest odpowiednie zamówienie.

System dwupojemnikowy w znaczący sposób upraszcza relację między dostawcą a odbiorcą. Jest to tzw. system ssący, którego idea zawiera się w tym, aby produkować dopiero w momencie powstania zapotrzebowania i dokładnie tyle, ile potrzeba. Pozwala to m.in. na obniżenie poziomu zapasów, redukcję przestojów w produkcji oraz usprawnia jej przepływ. Należy jednak zaznaczyć, że system dwupojemnikowy sprawdza się głównie w przypadku produkcji wielkoseryjnej i masowej, ponieważ wymaga dość stabilnego popytu oraz równomiernego wykorzystywania zasobów.

 

System Punktu Odnawiania (Re-Order Point)

Kluczowym rolę w tym systemie odgrywa określenie momentu złożenia zamówienia. W przypadku metody Re-order Point zakłada się, że wielkości zamówień są ustalone, okresy między zamówieniami charakteryzują się zmiennością, a zapotrzebowanie jest stabilne. Za pomocą Systemu Punktu Odnawiania możliwej jest określenie zarówno momentu złożenia pierwszego zamówienia, jak i punktu kolejnego składania zamówienia. W tym celu należy prześledzić i wyznaczyć następujące parametry:

 

  • czas realizacji dostawy – dotyczy to również produkcji i realizuje się to na podstawie zajętości linii,
  • partię optymalną,
  • poziom zapasów bezpieczeństwa.

 

Sens Systemu Punktu Odnawiania sprowadza się do tego, aby w przypadku osiągnięcia przez stan zapasów pułapu poniżej poziomu odnawiania, złożyć kolejne zamówienie uwzględniające m.in. czas realizacji, wielkość zamówienia czy zapas bezpieczeństwa. Odpowiednia stosowanie metody Re-Order Point pozwala na zabezpieczenie Produkcji przed brakiem odpowiednich materiałów przy jednoczesnym utrzymaniu optymalnego poziomu zapasów.

System Okresowych Przeglądów (Periodic Review)

W przypadku tego systemu fundamentalną kwestią jest zdefiniowanie określonych jednostek czasu, w których prowadzony jest systematyczny przegląd dostępnych zapasów. To na podstawie tego stanu podejmowana jest decyzja o wielkości zamówienia. Oznacza to, że moment zamówienia jest powtarzalny, niezależny od zużycia, a wielkość zamówienia jest zmienna, ale ma ustalone maksimum. Jak wyznacza się maksymalny poziom zapasu? Jest to suma popytu w okresie przeglądu i czasie realizacji oraz założonego zapasu bezpieczeństwa. Wielkość zamówienia jest natomiast wynikiem odjęcia aktualnego zapasu od maksymalnego poziomu zapasu.

Kiedy warto stosować metodę Periodic Review? Dobrze sprawdza się ona w przypadku m.in.:

 

  • produktów o krótkim terminie przydatności,
  • materiałów, które opłaca się zamawiać hurtowo,
  • komponentów, gdzie szczegółowe śledzenie transakcji narażałoby organizację na niepotrzebne koszty.

 

Analiza „X-Ray”, czyli ocena zdrowia zapasów

Raportowość i monitoring skuteczności metod zarządzania zapasami to bardzo istotna kwestia dla optymalnej pracy przedsiębiorstwa produkcyjnego. Umożliwiają one organizację zarządzania zapasami w postaci procesu bazującego na faktach i twardych danych, a nie na intuicji oraz doświadczeniu. Jako Entra Group opracowaliśmy autorską metodę „X-Ray”, która ułatwia kontrolę stanu zapasów magazynowych. To rodzaj raportowości, która działa precyzyjnie, ale nie wiąże się z dużym obciążeniem administracyjnym. Na czym polega analiza „X-Ray”?

W trakcie analizy „X-Ray” zapasy są dzielone na grupy w zależności od wyznaczonego dla nich wskaźnika pokrycia zapasu na dany czas. Podczas obliczeń uwzględnia się arbitralne potrzeby danej firmy. Uzyskane wartości dla każdej z pozycji klasyfikuje się do określonej grupy, a następnie umieszcza się na wykresie, który umożliwia przejrzyste zobrazowanie wyników. Przykładowy podział mógłby wyglądać następująco:

 

  • RA1 – poniżej 7 dni zapotrzebowania,
  • RA2 – powyżej 7, ale poniżej 14 dni zapotrzebowania,
  • RA3 – powyżej 14, ale poniżej 30 dni zapotrzebowania,
  • RB – powyżej 30, ale poniżej 60 dni zapotrzebowania,
  • RC – powyżej 60, ale poniżej 90 dni zapotrzebowania,
  • RD – powyżej 90, ale poniżej 180 dni zapotrzebowania,
  • RE – powyżej 180, ale poniżej 365 dni zapotrzebowania,
  • RX – powyżej 365 dni zapotrzebowania i bez zapotrzebowania.

 

Ważną sprawą, o której należy pamiętać, jest przeprowadzanie analizy „X-Ray” w ujęciu historycznym. Dzięki temu możliwe będzie uwypuklenie trendów zdrowia zapasów, a także zmiany całkowitej wartości i struktury zapasu z perspektywy poszczególnych produktów.

Jak zoptymalizować zarządzanie zapasami w firmie?

Optymalizacja zarządzania zapasami nie jest jednorazowym przedsięwzięciem gwarantującym dalekosiężne pozytywne skutki. To proces wymagający precyzyjnego zdefiniowania i systematycznego monitorowania. W jaki sposób należy go przeprowadzić?

Po pierwsze trzeba określić cele optymalizacyjne na bazie przeprowadzonych klasyfikacji produktowych, dostępnych danych historycznych oraz parametrów współpracy np. z dostawcą lub klientami.

Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie przyczyn problemów, które sprawiają, że zarządzanie zapasami nie przebiega optymalnie. Można w tym celu posłużyć się podstawowym narzędziem, jakim jest diagram Ishikawy. Ten prosty diagram przyczynowo-skutkowy przypomina rybią ość. Głowa ryby umiejscowiona po prawej stronie to problem do rozwiązania, a na lewo rysuje się kręgosłup oraz towarzyszące mu ości, które symbolizują jego potencjalne przyczyny. To doskonały sposób na analizę bardziej skomplikowanych problemów mogących mieć różne źródła.

Mając zdefiniowane cele i przyczyny, można przejść do mapowania procesu. Pozwoli to przyjrzeć się dokładnie jego przebiegowi, przeanalizować go, a w efekcie skutecznie przemodelować zgodnie z nowo wdrażanymi technikami zarządzania zapasami.

Bardzo ważnym etapem optymalizacyjnym jest szczegółowa analiza poszczególnych grup indeksów lub poszczególnych pozycji materiałowych. Dzięki temu możliwe jest określenie działań mających wpływ na redukcję zapasu.

Jak wspomnieliśmy, optymalizacja zarządzania zapasami to ciągły proces, dlatego konieczne jest regularne monitorowanie wyników. Warto to robić jak najczęściej, nawet codziennie. Co istotne, kontrola wyników powinna się odbywać w sposób wizualny, a nie poprzez weryfikację komputerową.

Na koniec należy zatwierdzić przyjęte nowe standardy i mechanizmy, które mają posłużyć optymalizacji. Nie oznacza to jednak końca monitorowania wyników – należy w dalszym ciągu kontrolować to, czy utrzymywane są efekty.

Podsumowanie

Optymalizacja zarządzania zapasami w firmie produkcyjnej to proces konieczny do tego, aby zapewnić odpowiednie wyniki finansowe oraz zadowolenie klientów. Koszty magazynowania zapasów jest bardzo szerokim zagadnieniem, na które wpływa wiele składowych, dlatego niezbędne jest wdrożenie skutecznych metod umożliwiających ich redukcję. Należy pamiętać, że zarządzanie zapasami nie może być oderwane od innych procesów w ramach planowania operacyjnego. Stanowi ono jeden z elementów całej sekwencji procesów, co dobrze obrazuje poniższy model ERP.

W Entra Group opracowaliśmy innowacyjny model by Entra, który składa się z trzech komplementarnych produktów:

 

 

Dzięki naszej pomocy efektywnie przeprowadzana jest optymalizacja procesów, która prowadzi do osiągnięcia celu, jakim jest Przemysł 4.0. Zapraszamy do kontaktu.

Autor:

Tomasz Michalak

Dyrektor ds. Przemysłu 4.0

T. +48 601 246 506
tomasz.michalak@entra-group.eu

Udostępnij:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Zobacz inne publikacje

Co to jest mapowanie procesów?

W każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym mamy do czynienia z szeregiem działań o różnym stopniu skomplikowania. Mapowanie procesów biznesowych stanowi skuteczną metodę ich wizualnego zobrazowania, co pozwala na efektywne przeprowadzenie optymalizacji. Dzięki

Czytaj więcej »

Efektywna logistyka wewnętrzna

Definicja Logistyka wewnętrzna posiada kilka różnych definicji. Niektóre z nich utożsamiają ją z transportem wewnętrznym, inne koncentrują się na rodzaju wykorzystywanego transportu, np. wózki widłowe, przenośniki. Jeszcze inne są

Czytaj więcej »

Efektywne magazyny

Wprowadzenie Magazyny są jednym z kluczowych obszarów organizacji odpowiadającym za terminową realizację wysyłek do klienta końcowego oraz za terminowe dostawy materiałów i surowców dla działów produkcyjnych. Dodatkowym, ważnym aspektem jest realizacja

Czytaj więcej »