10 zasad Kaizen – Dlaczego są tak ważne?

18 listopada 2022

Aby firma produkcyjna była konkurencyjna i rentowna, powinna dążyć do nieustannego rozwoju. Organizacja stosująca się do 10 zasad Kaizen może sukcesywnie, małymi krokami zmieniać się na lepsze i realizować cel, jakim jest rozwój biznesowy przez wdrażanie zasad Ciągłego Doskonalenia. Reguły proponowane przez to podejście wyznaczają kierunek, w którym powinno podążać przedsiębiorstwo, aby jego kultura każdego dnia stawała się coraz lepsza. Dzięki nim organizacja może rozpocząć proces Ciągłego Doskonalenia umożliwiający uwolnienie dotychczas niewykorzystanego potencjału.

W niniejszym artykule wyjaśniamy między innymi: czemu Ciągłe Doskonalenie jest istotne z perspektywy organizacji, a także co oznaczają poszczególne zasady Kaizen.

Dlaczego Ciągłe Doskonalenie jest ważne?

Firmy produkcyjne bardzo często zmagają się z podobnymi problemami, których podłożem jest brak wypracowania odpowiedniej kultury organizacji. O jakich trudnościach mowa? Istnieje wiele tego typu zjawisk, ale do najczęściej wymienianych można zaliczyć m.in.:

 

  • brak realnego wsparcia ze strony kadry zarządzającej,
  • pasywność oraz brak zaangażowania pracowników,
  • problem ze zrozumieniem pojęcia strat w organizacji, a także ich przyczyn oraz kosztów,
  • kłopoty z systematycznością oraz konsekwencją w realizacji planowanych działań,
  • problem z wąsko rozumianym poczuciem odpowiedzialności za swoje stanowisko pracy.

 

Skutecznym sposobem na to, aby przedsiębiorstwo poradziło sobie z tymi trudnościami, jest budowa Kultury Ciągłego Doskonalenia. Organizacja, która stawia na proces Ciągłego Doskonalenia, notuje stopniowy progres w wielu obszarach. Znacznej poprawie ulega zaangażowanie pracowników, którzy zaczynają lepiej rozumieć to, za co są odpowiedzialni oraz mają pewność, że ich pomysły są doceniane i wspierane. Pozwala to na szybsze rozwiązywanie problemów oraz zapobieganie ich ponownemu występowaniu, dzięki czemu można zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale i efektywniej wykorzystać czas pracowników produkcji oraz kadry zarządzającej.

Ciągłe Doskonalenie to przedsięwzięcie długofalowe. Zbudowanie odpowiedniej Kultury Ciągłego Doskonalenia ma fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Wypracowane w jej ramach reguły postępowania muszą zostać uświadomione personelowi firmy i stać się jej codziennością. Praktyka pokazuje, że wdrażanie zmian powinno następować w sposób z góry zaplanowany, w tempie na które organizacja jest gotowa, ale kluczowa jest regularność podejmowanych działań. Takie podejście jest zgodne z tym, co wyznaczają zasady Kaizen i umożliwia efektywną realizację procesu Ciągłego Doskonalenia.

10 zasad Kaizen – sposób na Ciągłe Doskonalenie w firmie produkcyjnej

Przedsiębiorcy chcący wprowadzić w swoim zakładzie proces Ciągłego Doskonalenia powinni wybrać odpowiednią metodologię, która pozwoli im osiągnąć ten cel. Dużą popularnością wśród firm z branży produkcyjnej cieszy się japońska filozofia zarządzania Kaizen. Czym charakteryzuje się ta metodyka i jakie 10 zasad Kaizen wyróżniamy?

Kaizen to rozwinięta w Japonii filozofia zarządzania powszechnie stosowana w przedsiębiorstwach, które interesuje optymalizacja procesów produkcyjnych. Ze względu jednak na uniwersalność tej metodyki wykorzystują ja również firmy o innym profilu działalności. Kwintesencją Kaizen jest Ciągłe Doskonalenie realizowane małymi krokami, dzięki któremu możliwa jest dobra („Zen”) zmiana („Kai”) w organizacji.

Najczęściej wyróżnia się 10 zasad Kaizen, które mówią o tym, co należy robić, aby Kultura Ciągłego Doskonalenia w organizacji mogła stać się faktem. Na czym polegają te reguły?

1. Problemy generują możliwości

Już pierwsza z zasad Kaizen może zaskakiwać, ponieważ w naszej kulturze często postrzegamy problemy jako coś wyłącznie negatywnego. Zgodnie z filozofią Kaizen problem może być bodźcem do rozwoju i należy do niego podejść z odpowiednią otwartością. Dzięki takiemu nastawieniu jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary, w których warto wprowadzić zmiany mające na celu poprawę aktualnego stanu. Ignorowanie problemów nie jest żadnym wyjściem – możemy się do nich przyzwyczaić przez co ich skala będzie narastać, aż doprowadzi do dużego niepowodzenia. Należy więc zdecydować się na proaktywne rozwiązywanie problemów.

2. Wykorzystuj metodę pięciu pytań: „Dlaczego?”

Ciągłe Doskonalenie wymaga od pracowników organizacji nie tylko proaktywności, ale i dociekliwości oraz pozytywnego myślenia. Dobrym sposobem na sprostanie tym wymogom jest stosowanie metody 5 WHY (5 x Dlaczego). Polega ona na kilkukrotnym zadaniu pytań, które ma na celu zrozumienie źródłowej przyczyny problemu. Dzięki tej prostej metodzie można dotrzeć do źródła występujących trudności zamiast reagować rezygnacją bądź niezrozumieniem. Identyfikacja genezy trudności pozwala na wdrożenie rozwiązań, które zlikwidują lub zminimalizują ryzyko ponownego wystąpienia identycznych problemów w przyszłości.

3. Czerp pomysły od wszystkich

Jest to bardzo istotna zasada w kontekście tego, aby Ciągłe Doskonalenie w firmie mogło zachodzić prawidłowo. Wprowadzanie zmian często budzi niechęć pracowników – ze szczególnym oporem można spotkać się, gdy personel nie ma żadnego wpływu na planowane modyfikacje. Aby przełamać tę niechęć i skutecznie rozwiązywać problemy, należy wprowadzić partnerskie traktowanie między różnymi członkami zespołu. Atmosfera otwartości sprzyja zgłaszaniu pomysłów i pozwala wyzbyć się toksycznego podejścia nastawionego na krytykę. Warto wziąć pod uwagę także opinię osoby, która nie jest bezpośrednio związana z procesem – może wnieść ona do zespołu świeże spojrzenie i stymulować resztę jego członków do kreatywnego podejścia. Dzięki takiej postawie rośnie prawdopodobieństwo znalezienia rozwiązania problemu.

4. Zastanawiaj się nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia

Co należy przez to rozumieć? Niekiedy nie trzeba decydować się na kosztowną i czasochłonną inwestycję, by znacząco usprawnić funkcjonowanie jakiegoś obszaru. Czasem wystarczą proste modyfikacje w procesie, aby jego efektywność wzrosła.

5. Odrzucaj obecny stan rzeczy

Wydźwięk tej zasady Kaizen jest dość jasny – należy wyjść poza ramy i spojrzeć na problem z innej perspektywy. Kreatywne podejście, zmiana dotychczasowego postrzegania i chęć modyfikacji tego, co już jest, sprzyja rozwojowi i Ciągłemu Doskonaleniu. Inspirację można czerpać nie tylko z rozwiązań stosowanych przez konkurencję, ale także tych, które wykorzystują przedsiębiorstwa z innych branż. Wyjście poza strefę komfortu jest pierwszym krokiem na drodze wielu firm ku poprawie i optymalizacji. Dobrze, kiedy ten krok zrobiony jest w sytuacji dobrej koniunktury, a nie kiedy to sytuacja zmusza organizację do poszukiwania zmian oraz poprawy np. optymalizacji kosztowych.

6. Nie korzystaj z wymówek, że czegoś nie da się zrobić

W niektórych firmach panuje zgubna tendencja do wyszukiwania powodów uzasadniających brak zmian oraz rozwoju. Ciągłe Doskonalenie wiąże się z małymi krokami – organizacje nie powinny zmieniać się gwałtownie, a powoli i sukcesywnie zmierzać w wyznaczonym kierunku. Należy jednak najpierw znaleźć w sobie determinację do działania oraz sposób na to, by efektywnie spożytkować drzemiący w firmie potencjał. Zbędne wymówki hamują rozwój, który jest kluczowy dla rentownego funkcjonowania firmy.

7. Stawiaj na proste i skuteczne rozwiązania, nie czekaj na idealne

Rozwój idzie w parze z niedoskonałością. Zaniechanie zmian z powodu tego, że ich efekt nie będzie idealny, jest błędem. Nawet niewielka zmiana na lepsze może posunąć działanie danego obszaru do przodu, dlatego nie należy się zrażać i warto brać pod uwagę różne pomysły, które odbiegają od optymalnych. Warto też pamiętać, że nie zawsze skuteczne rozwiązania muszą być skomplikowane – niekiedy to w prostocie tkwi siła. Suma, z pozoru prostych i mały zmian, z perspektywy czasu pokaże, jak zmienia się organizacja i modyfikowane procesy czy zachowania.

8. Posłuż się sprytem zamiast pieniędzmi

Nie zawsze rozwiązanie problemu wymaga dużych nakładów finansowych. W wielu przypadkach znaczny wydatek można zastąpić zaangażowaniem włożonym w odnalezienie kreatywnego, nieoczywistego rozwiązania, które przybliży firmę do sukcesu w danym zakresie bez przeznaczania bardzo wysokich kwot na ten cel. Przy takiej realizacji staraj się jednak unikać „prowizorek”, więc gdy sprytne rozwiązanie sprawdzi się zastanów się nad ustandaryzowaniem go oraz wdrożeniem wersji 2.0.

9. Pomyłki poprawiaj na bieżąco

Aby wiedzieć, czy wdrażane zmiany przynoszą oczekiwane skutki, należy na bieżąco kontrolować cały proces. Regularne monitorowanie go pozwala na szybkie wychwytywanie pojawiających się błędów. Warto je systematycznie eliminować, zanim dojdzie do ich nagromadzenia i skomplikowania poziomu problemu. Idealnym narzędziem w doskonaleniu procesów, szczególnie administracyjnych, które wymagają interakcji wielu działów oraz wymiany wielu dokumentów, jest zastosowanie mapowania biznesowego, które pokaże stan oczekiwany. W takiej sytuacji prościej identyfikować odchylenia.

10. Ulepszanie się nie kończy

Organizacja stosująca zasady Kaizen musi pamiętać, że proces Ciągłego Doskonalenia, jak sama nazwa wskazuje, jest nieustanny. Stanowi on pewną drogę, którą powinna podążać firma pragnąca czynić regularny postęp. Nigdy nie jest idealnie i zawsze można coś ulepszyć – to pozytywny wniosek stymulujący organizację do rozwoju i budowania silnej pozycji na rynku. Firmy, które stawiane są za wzór w pewnych dziedzinach czy procesach, w odróżnieniu od tych dążących do takiego stanu dostrzegają i identyfikują wiele niedoskonałości w każdym swoim działaniu.

Podsumowanie

10 zasad Kaizen to zbiór reguł, który ułatwia budowę Kultury Ciągłego Doskonalenia w organizacji. Dlaczego warto przestrzegać tych zasad? Ciągłe Doskonalenie przyczynia się nie tylko do redukcji kosztów oraz wzrostu rentowności, ale pozwala również trwale usunąć wiele problemów i lepiej wykorzystać potencjał pracowników. Wzrasta również motywacja personelu, a także poprawie ulega jakość komunikacji między nimi. Wszyscy pracownicy są świadomi swojej odpowiedzialności za losy organizacji i starają się aktywnie działać na rzecz jej rozwoju.

Entra Group od lat pomaga Klientom budować Kulturę Ciągłego Doskonalenia w ich organizacjach. Nasza pomoc sprawia, że skutecznie przeprowadzają oni swoje firmy od kultury szukania winnych do kultury szukania rozwiązania problemów. Jako Entra Group działamy nie tylko w zakresie procesu Ciągłego Doskonalenia – stworzyliśmy nowatorski Model by Entra, w którego skład wchodzą trzy komplementarne produkty:

 

 

Pomagamy naszym Klientom osiągnąć cel, jakim jest to, aby ich firma spełniała standardy wyznaczane przez Przemysł 4.0.

Zapraszamy do kontaktu.

Autor:

Michał Matejczyk

Dyrektor ds. Rozwoju

T. +48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu

Udostępnij:

Zobacz inne publikacje

Co wpływa na koszty magazynowania zapasów

Sukces i rentowność firmy produkcyjnej zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest sprawnie działający Łańcuch Dostaw. Procesem istotnym dla realizacji celów stawianych przed Łańcuchem Dostaw jest efektywne zarządzanie zapasami. Polega ono na kreowaniu

Czytaj więcej »

Zarządzanie przez Fakty

Jakie znaczenie ma zarządzanie przez wskaźniki w firmie produkcyjnej? Ważne narady, na których powinny zapaść kluczowe decyzje, cotygodniowe lub codzienne spotkania, podczas których rozwiązuje się bieżące problemy, przygotowywany raport

Czytaj więcej »