Aby firma produkcyjna funkcjonowała efektywnie i pozostawała konkurencyjna, każdy wykorzystywany przez nią system IT powinien być optymalnie dopasowany do jej procesów i potrzeb. Wynika to z faktu, że każda firma z branży produkcyjnej charakteryzuje się specyficznymi elementami procesowymi wymuszającymi modyfikację i kontrolę standardowego wdrożenia, jakie oferuje firma wdrożeniowa. Systemy IT nie są traktowane już jak melodia przyszłości czy ciekawa innowacja – bardzo często stanowią one podstawę realizacji wielu kluczowych procesów w organizacji, dlatego ich właściwe wykorzystanie kryje w sobie ogromny potencjał.
Bezpośredni wpływ na efektywność i rentowność firmy, transparentna raportowość, ułatwienia dla pracowników i decydentów w ich codziennych obowiązkach czy usprawnienie procesów – powodów, dla których warto zapoznać się z tym, jaką rolę odgrywa system IT we współczesnym przedsiębiorstwie produkcyjnym, jest naprawdę wiele. W niniejszym artykule wyjaśniamy m.in. co należy rozumieć przez system IT, jakie rozwiązania tego typu wykorzystuje się w firmach produkcyjnych, a także, w jaki sposób skutecznie przeprowadzić optymalizację systemów IT w organizacji.
Rola systemów IT w firmie produkcyjnej
Przed przejściem do omówienia roli, jaką systemy informatyczne odgrywają we współczesnej firmie produkcyjnej, warto je krótko scharakteryzować. System IT – co to jest za struktura i jakie elementy ją współtworzą? Można go opisać jako zespół kilku składowych, które wspólnie stanowią część systemu danych, a w dalszej kolejności – systemu informacyjnego. Wśród wspomnianych elementów systemu IT znajdują się:
- hardware, czyli komputery oraz różnego rodzaju urządzenia pomocnicze, takie jak np. skaner, kiosk raportowy,
- software – oprogramowanie,
- zasoby ludzkie,
- elementy informacyjne, np. bazy wiedzy,
- elementy organizacyjne – procedury oraz instrukcje tłumaczące, w jaki sposób należy korzystać z systemu.
Najistotniejszym celem stawianym przed systemami IT w organizacji, obok zapewnienia przejrzystości realizowanych czynności, jest usprawnienie jej procesów. Realizują go na wielu płaszczyznach – wpływają na automatyzację i przyspieszenie poszczególnych procesów, pozwalają na ich bieżące monitorowanie oraz ocenę efektów podejmowanych działań, a także upraszczają codzienną pracę personelowi zakładu – przy prawidłowo przeprowadzonej analizie potrzeb oraz samym wdrożeniu. Systemy IT umożliwiają również magazynowanie informacji oraz skuteczne zarządzanie nimi, co bezpośrednio wpływa na wzrost efektywności przedsiębiorstwa.
Ze względu na mnogość funkcji, jakie mogą pełnić, systemy informatyczne są wykorzystywane w różnych obszarach organizacji. Nowoczesne firmy produkcyjne korzystają z kilku systemów IT – każdy z nich ma inne przeznaczenie, a wspólnie umożliwiają osiągnąć stan optymalnej organizacji przedsiębiorstwa.
Jakie systemy IT wykorzystujemy w przedsiębiorstwie produkcyjnym?
Nie sposób wyobrazić sobie współczesnej firmy produkcyjnej, która nie korzysta z systemów IT. Odgrywają one fundamentalną rolę w bieżącym funkcjonowaniu organizacji, umożliwiając zbudowanie oraz późniejszą realizację efektywnych procesów. Na rynku istnieje szereg różnych rozwiązań informatycznych, po jakie może sięgnąć przedsiębiorstwo z branży produkcyjnej. Spośród nich możemy wyróżnić trzy systemy IT, bez których nie może się obyć dobrze zorganizowana firma produkcyjna:
- ERP – system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem,
- MES – system zarządzania produkcją,
- WMS – system zarządzania magazynem.
Do tego grona coraz częściej dołącza czwarty system, czyli APS, odpowiedzialny za wsparcie planowania i harmonogramowania w organizacji.
Czym jest system ERP?
Podstawą funkcjonowania firm produkcyjnych są ERP, czyli systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Jaka jest definicja systemu ERP? System ERP, z ang. Enterprise Resource Planning, można w sposób koncepcyjny opisać jako pewne ramy, wewnątrz których formuje się, tj. organizuje, definiuje i standaryzuje się, procesy biznesowe. Mowa w tym przypadku o procesach koniecznych do tego, aby efektywnie planować i kontrolować organizację w celu umożliwienia jej wykorzystania wewnętrznej wiedzy do szukania korzyści poza nią.
W ujęciu narzędziowym, a także rozumieniu potocznym tego pojęcia, system ERP to po prostu oprogramowanie pozwalające na skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem. Zazwyczaj w ramach jednej bazy danych integruje on całościowo informacje ze wszystkich obszarów firmy – od sprzedaży, przez produkcję, po finanse, a ostatnio coraz częściej wsparcie dla elektronicznego obiegu dokumentów czy raportowości BI (z ang. Business Intelligence). Jest to rozwiązanie znacząco wykraczające poza branżę produkcyjną i od dawna stanowi bardzo ważne narzędzie wykorzystywane w firmach z różnych sektorów. Rewolucyjny charakter innowacji, jaką było pojawienie się systemów ERP, doskonale obrazuje historia ich rozwoju, przedstawiona na poniższej infografice.
Co to jest MES?
Ważnymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach są także systemy optymalizacji produkcji, które pozwalają na efektywne funkcjonowanie tego obszaru. Jednym z rozwiązań stosowanych w firmach produkcyjnych jest MES (z ang. Manufacturing Execution System). Co oznacza to pojęcie? MES to system umożliwiający kompleksowe zarządzanie procesem produkcyjnym. Za jego pomocą można realizować wiele zadań, takich jak m.in.:
- zbieranie danych bezpośrednio z urządzeń,
- monitorowanie przebiegu zleceń produkcyjnych,
- kontrolę parametrów jakościowych produkcji,
- analiza i raportowanie, także kosztowe, procesu produkcyjnego.
Prawidłowo wdrożony i dostosowany do potrzeb organizacji system MES pozwala skutecznie zadbać o efektywność, zgodność realizacji zleceń z określonymi standardami, a przede wszystkim wspiera ocenę rentowności produkcji.
Bardzo dużą wagę ma w tym przypadku umiejętne stworzenie szczegółowej listy inicjatyw. Należy ją ułożyć w sekwencję w czasie, co pozwoli zaprezentować w zrozumiały sposób poszczególne kroki wdrożenia. Odpowiednio przygotowana Mapa Drogowa Cyfrowej Transformacji to klucz do udanych przemian w organizacji w tym zakresie.
Do czego służy system WMS?
Trzecim z systemów IT, któremu można nadać status „must-have” w firmie produkcyjnej, jest WMS, czyli Warehouse Management System. Jest to system informatyczny wykorzystywany w zarządzaniu magazynem. Podstawowymi celem tego rozwiązania jest rejestrowanie i optymalizacja całokształtu operacji magazynowych, do których zalicza się np. przyjęcie, pobranie, wstawienie czy wydanie. Wdrożenie WMS ma za zadanie przynieść takie korzyści jak:
- transparentność danych i informacji umożliwiające skuteczne zarządzanie procesami magazynowymi,
- skuteczne monitorowanie efektywności pracy magazynu.
Optymalizacja systemów IT w organizacji – jak ją przeprowadzić?
Znając ogromną rolę systemów IT w firmie produkcyjnej, możemy dostrzec, jak wielki potencjał tkwi w ich optymalizacji. Jest to wieloetapowy proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i rzetelnej, metodycznej pracy na każdym jego etapie. W jaki sposób należy przeprowadzić optymalizację systemów IT w organizacji?
Mapowanie procesów jako początek optymalizacji systemów
Wyłączając realizowaną w formie czynności zewnętrznej analizę rynku systemów IT, pierwszym krokiem, który należy podjąć, w ramach optymalizacji systemów IT w organizacji, jest mapowanie procesów. Dlaczego należy to zrobić? Jeśli zdecydujemy się nałożyć systemy IT na niezoptymalizowane procesy, to doprowadzimy do sytuacji, w której nieprawidłowości się spotęgują i utrwalą. Z tego powodu najpierw należy opracować efektywne procesy, a dopiero później przechodzić do dalszych etapów optymalizacji systemów IT. Dużym błędem jest przygotowywanie nowych procesów już podczas zaawansowanego etapu wdrożenia rozwiązania informatycznego – wiąże się to z większymi stratami czasowymi i finansowymi, a niekiedy nawet, nie jest już możliwe.
Zmapowanie procesów jest punktem wyjścia do przeprowadzenia analizy funkcjonalnej. W jej ramach należy zidentyfikować funkcjonalności, jakie powinien zapewniać system IT, aby nowe procesy mogły być realizowane. Co istotne, podczas ustalania wymagań wobec systemu informatycznego, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko aktualne potrzeby, ale także te, które mogą zaistnieć w przyszłości, np. gdy skala operacji wzrośnie. Bardzo ważne jest również to, aby analizę opracowywać z możliwie szerokim gronem zainteresowanych. Dzięki temu można poznać różne perspektywy i oczekiwania, które pozwolą stworzyć listę wymagań względem tego, jakie działania będą mogły być realizowane z pomocą tego systemu. Na tej liście powinny znaleźć się trzy kategorie działań:
- bezwzględnie wymagane,
- potencjalnie przydatne, ale nie obligatoryjne,
- niewymagane.
Tak sporządzony spis wymagań umożliwi racjonalny wybór odpowiednich systemów IT dla organizacji.
Optymalizacja wykorzystania systemów IT
Działaniem podejmowanym obok analizy funkcjonalnej jest optymalizacja obecnie wykorzystywanych systemów IT w firmie. Na jej początku należy zweryfikować, jak przedsiębiorstwo wykorzystuje swoje zasoby informatyczne. Konieczna jest identyfikacja potencjału obecnych rozwiązań oraz realna ocena kompetencji pracowników pod kątem korzystania z tych możliwości. Kolejnymi krokami, które należy podjąć w zakresie optymalizacji wykorzystania systemów IT, są:
- optymalizacja kosztów związanych z obsługą systemów IT poprzez m.in. optymalizację opłat czy redukcję wydatków w obszarze obsługi technicznej,
- identyfikacja nieefektywności systemów IT lub opartych na nich procesach, a także ich eliminacja.
Rozwój systemów IT
W ramach tego etapu należy zastanowić się, jak systemy IT powinny wspomagać realizację strategicznych celów organizacji. Należy na tę kwestię spojrzeć przez pryzmat planu rozwoju w kilkuletniej perspektywie. Te rozważania powinny obejmować wyznaczenie celu, do jakiego firma chce dążyć pod względem poziomu informatyzacji, a także integrację systemów, często eliminację tych dublujących się w organizacji lub stworzenie nowego systemu dostosowanego do potrzeb całego przedsiębiorstwa.
Rozwój kompetencji użytkowników systemów IT
Nawet najlepszy system IT nie będzie się sprawdzać, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak się nim posługiwać. Dzięki rozwojowi kompetencji w tym zakresie personel firmy może polepszyć efektywność i jakość swojej pracy, a przy tym będzie mu znacznie łatwiej ją wykonywać. W tym celu warto podjąć działania takie jak m.in. organizacja szkoleń i warsztatów, które pozwolą pracownikom poznać nowy system od podszewki. Co istotne, takie odkrywanie możliwości i funkcji danego rozwiązania informatycznego powinno odbywać się na środowisku testowym lub w sposób kontrolowany.
Ważnym elementem rozwoju kompetencji w zakresie wykorzystania rozwiązań, jakimi są systemy IT, stanowi także kultura ciągłego doskonalenia samej organizacji, a przez to postawa samych pracowników. Często niechęć do zmiany, poszukiwania nowych możliwości lub wręcz przeczytania instrukcji obsługi skutkuje tym, że pojedyncze działania czy całe procesy oparte są ewidencję papierową, arkusze kalkulacyjne czy korespondencję e-mailową, pomimo gotowych rozwiązań w posiadanych systemach IT.
Korzyści płynące z optymalizacji systemów IT w firmie produkcyjnej
Optymalizacja Systemów i Narzędzi w postaci rozwiązań informatycznych to jeden z elementów niezbędnych do tego, aby organizacja była zarządzana efektywnie i w zrównoważony sposób się rozwijała. Miejsce zajmowane w tym układzie przez systemy informatyczne celnie ilustruje poniższa infografika.
Jakie korzyści płyną z optymalizacji systemów informatycznych w firmie produkcyjnej? Możemy wśród nich wyróżnić m.in.:
- transparentność i usprawnienie procesów w organizacji,
- oszczędność wynikająca z eliminacji zbędnych wydatków na niepotrzebne narzędzia,
- lepsze wykorzystywanie potencjału zasobów informatycznych organizacji,
- rozwój kompetencji pracowników,
- brak konieczności poniesienia kosztów nowych systemów IT,
- sformułowanie planu rozwoju firmy pod kątem informatyzacji na kolejne lata.
Optymalizacja systemów IT w organizacji zapewnia jej wiele benefitów, niekiedy jednak pojawia się wątpliwość, czy w konkretnej sytuacji nie lepiej zainwestować w wymianę danego systemu IT.
Kiedy podjąć decyzję, że należy wymienić system, a nie optymalizować to, co się ma?
Z doświadczenia wiemy, że istnieją sytuacje, w których optymalizacja aktualnych systemów informatycznych nie ma sensu. Kiedy można dojść do takiego wniosku? Nad nowymi rozwiązaniami trzeba zastanowić się, gdy potencjał obecnych systemów nie pozwala na realizację działań, które podczas analizy funkcjonalnej trafiły do grupy „bezwzględnie wymagane”. Decyzję o zainwestowaniu w nowy system należy podjąć również, w momencie gdy w firmie dostępne są jedynie nieadekwatne narzędzia informatyczne wspierające wyłącznie księgowo-kadrowe procesy. Ten ostatni przykład jest bardzo częstą sytuacją w małych i średnich firmach produkcyjnych.
Zakup nowego systemu IT jest dużym wyzwaniem, które należy poprzedzić specjalistyczną analizą rynku, a także dokładnej weryfikacji swoich potrzeb, planów i możliwości. Wiele firm popełnia niestety podobne błędy podczas wyboru nowego rozwiązania – wśród nich znajdują się m.in.: niedostosowanie funkcjonalności nowego systemu do aktualnych lub przyszłych potrzeb organizacji, niepoprawne określenie kosztu zakupu i wdrożenia czy rezygnacja ze szkoleń proponowanych przez dostawcę systemu. Aby uniknąć takich kosztownych pomyłek, warto w proces decyzyjny, a także późniejszy wdrożeniowy, włączyć specjalistę w tym obszarze spoza organizacji, którzy nie będzie jednak związany z żadną z firm IT dostarczających tego rodzaju rozwiązania. Rolą niezależnego doradcy jest swoiste tłumaczenia potrzeb organizacji, a także języka firm wdrożeniowych dla zapewnienia sukcesu zmiany oraz identyfikacji i minimalizacji ryzyk w toku całego procesu.
Podsumowanie
Systemy IT są obecnie nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy produkcyjnej. Najistotniejszą korzyścią płynącą z ich wykorzystywania jest usprawnienie procesów, co ma bezpośrednie przełożenie na efektywność i rentowność organizacji. Za systemy „must-have” dla dobrze zorganizowanego przedsiębiorstwa produkcyjnego uważa się: ERP, MES oraz WMS. Błędy popełnione podczas wyboru lub wdrożenia tych rozwiązań mogą być dla firmy bardzo kosztowne, podobnie jak niewystarczające wykorzystywanie ich potencjału.
Aby uniknąć takiej sytuacji, należy podjąć się optymalizacji systemów w organizacji. To trudny i złożony proces, który wymaga m.in. mapowania procesów, wykonania analiz funkcjonalnych czy rozwoju kompetencji pracowników wyższego i niższego szczebla w zakresie korzystania z tych informatycznych narzędzi. Nierzadko okazuje się, że można skutecznie zoptymalizować aktualnie wykorzystywane systemów IT i nie trzeba ponosić kosztów zakupu i wdrażania nowych rozwiązań. Jeśli jednak analiza wykaże, że ta inwestycja jest konieczna, to należy bardzo poważnie ją przemyśleć.
Jako Entra Group od lat zapewniamy naszym Klientom fachowe wsparcie w zakresie optymalizacji systemów IT w organizacji. W ramach naszych usług niwelujemy różnicę między tym aktualnym stanem systemów IT a poziomem, który spełnia nie tylko obecne wymagania firmy, ale także te mogące pojawić się wraz z jej rozwojem. Tworzymy dla Klienta również System Budowy Kompetencji pracowników, który sprawia, że nabywają oni wiedzę i umiejętności umożliwiające im optymalne wykorzystanie potencjału zasobów technicznych firmy.
W ofercie Entra Group znajduje się także autorski Model by Entra składający się z trzech komplementarnych produktów:
- Fit Factory – tworzony przez takie elementy jak m.in. Efektywna Organizacja Produkcji, Optymalna Kontrola Jakości czy Automatyzacja i Cyfryzacja Produkcji,
- Flow Factory, w którego skład wchodzą m.in.: optymalizacja transportu wewnętrznego, optymalizacja procesów magazynowych oraz optymalizacja procesów logistycznych,
- Focus Factory umożliwiający skuteczne i precyzyjne Planowanie Operacyjne oraz optymalizację zapasów w organizacji.
Chcesz, aby Twoja firma lepiej wykorzystywała systemy IT i dzięki temu zbliżyła się do osiągnięcia celu, jakim jest Przemysł 4.0? Zapraszamy do kontaktu.
