Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych

9 maja 2022
Entra Group » Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych

Jednym z kluczowych obszarów, o które powinna zadbać firma produkcyjna, jest efektywna logistyka magazynowa. Co należy rozumieć przez to pojęcie? Obejmuje ono grupę czynności podejmowanych w ramach planowania i zarządzania przepływem towarów, a także ich obsługi, na którą składają się m.in. przyjęcie i składowanie w magazynie oraz sprawna wysyłka do klientów.

Odpowiednia organizacja i monitorowanie procesów magazynowych odgrywa istotną rolę dla minimalizacji kosztów operacyjnych przy zachowaniu oczekiwanego poziomu usług. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jak sprawić, aby optymalizacja procesów magazynowych w przedsiębiorstwie produkcyjnym okazała się sukcesem.

Przemysł 4.0 w magazynie – wizja optymalizacji obszaru

Optymalizacja pracy magazynu to wieloetapowy proces, którego przeprowadzenie wymaga dużej wiedzy i doświadczenia. Pierwszym zagadnieniem, jakim należy się zająć, jest Optymalizacja Layoutu Magazynu. Jej zadaniem jest stworzenie projektu funkcjonalnego obiektu magazynowego, który obejmuje zarówno aspekty technologiczne jak i procesowe. Wśród celów tego przedsięwzięcia można wyróżnić m.in.:

 

  • optymalne zagospodarowanie dostępnej przestrzeni,
  • ułatwienie dostępu do magazynowanych produktów,
  • uproszczenie kontroli stanów magazynowych,
  • minimalizacja konieczności przeładunków towarów,
  • uzyskanie maksymalnego wskaźnika rotacji.

 

Optymalizacja Layoutu Magazynu może wiązać się z budową nowego obiektu lub rozbudową albo reorganizacją obecnego układu magazynu. Efektem działań podjętych w ramach tego przedsięwzięcia jest model organizacji pracy, dzięki któremu zwiększa się przepustowość, a także bezpieczeństwo ludzi, towarów oraz infrastruktury magazynowej.

Kolejnym etapem na drodze do stworzenia efektywnego magazynu jest zdefiniowanie prawidłowych procesów. Ich prawidłowe funkcjonowanie pozwala na realizację zadań w wyznaczonym okresie, uniknięcie błędów oraz wykorzystanie optymalnej ilości zasobów. Aby procesy magazynowe spełniały te założenia, należy najpierw dokładnie przyjrzeć się temu, jak wyglądają przed zmianami. W tym celu wykorzystuje się metodę mapowania procesów. Kiedy procesy zostaną zmapowane, konieczna jest ich analiza pod kątem identyfikacji wąskich gardeł, źródeł strat oraz innych występujących nieefektywności.

Następnym krokiem jest usprawnienie procesów magazynowych w celu eliminacji lub minimalizacji wykrytych niedoskonałości. Efektywność procedur może wzrosnąć m.in. poprzez:

 

  • skrócenie czasu oraz zmniejszenie liczby operacji niezbędnych do przyjęcia, wydania i składowania towarów,
  • redukcja czasu i liczby operacji potrzebnych do kompletacji zamówień,
  • wdrożenie standardów zarządzania towarami objętymi kwarantanną, a także składowania wyrobów niezgodnych.

 

Kiedy optymalizacja procesów zostanie zakończona, warto przygotować nową mapę i wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za poszczególne zadania. Co istotne, dotyczy to pracowników każdego szczebla – od personelu magazynowego po kadrę zarządzającą.

Omawiając wizję optymalizacji magazynu, nie sposób nie wspomnieć o innych obszarach, które wymagają podjęcia odpowiednich działań. Poza Optymalizacją Layoutu Magazynu oraz usprawnieniem zachodzących w nim procesów należy zwrócić uwagę na:

 

  • rozwój kompetencji personelu magazynowego np. w zakresie znajomości procedur czy wykorzystania software,
  • optymalizację zasobów magazynowych,
  • wdrożenie systemów zarządzania magazynem, w tym WMS lub uruchomienie takiego modułu w systemie ERP,
  • wykorzystanie narzędzi Lean do organizacji pracy magazynu.

 

Dzięki wprowadzeniu wskazanych zmian możliwa jest realizacja procesów magazynowych w sposób efektywny i jakościowy.

Automatyzacja w magazynie – fundament rozwoju organizacji

Jeśli firma produkcyjna chce pozostać konkurencyjna, musi sprawić, aby jej magazyn i zachodzące w nim procesy weszły na drogę automatyzacji. Podjęcie kroków w stronę technologicznego rozwoju pozwala zapewnić sobie wiele korzyści takich jak m.in. minimalizacja kosztów operacyjnych, a także poprawa wydajności pracy i jakości oferowanych usług. W kontekście optymalizacji magazynu bardzo ważną rolę odgrywa automatyzacja procesów magazynowych.

Tego rodzaju usprawnieniom mogą podlegać różnego rodzaju procesy magazynowe. Można je podzielić na dwie kategorie: procedury dotyczące obsługi ładunków, a także procedury związane z organizacją i monitorowaniem procesów magazynowych. Do pierwszej grupy możemy zaliczyć m.in. procesy:

 

  • związane z obsługą ładunków wewnątrz magazynu – w celu ich automatyzacji warto zainwestować w odpowiednie systemy transportowe takie jak np. wózki autonomiczne i przenośniki przemysłowe,
  • związane z manipulacją towarem na regałach – aby usprawnić ten obszar, należy wyposażyć magazyn np. w układnice paletowe, układnice pojemnikowe lub system umożliwiający automatyczne składowanie akumulacyjne,
  • załadunku i rozładunku samochodów ciężarowych – opłaca się wyposażyć je w systemy przenośników przemysłowych wraz z podnośnikami hydraulicznymi.

 

Automatyzacja magazynu pod kątem organizacji i monitorowania procesów magazynowych może natomiast obejmować wykorzystanie systemu informatycznego WMS, który ułatwia m.in. proces:

 

  • optymalizacji składowania ładunków,
  • kontrolowania stanu i przepływu zapasów,
  • kompletacji i przygotowywania zamówień,
  • planowania pracy operatorów,

 

Okazuje się, że automatyzacja magazynu to przedsięwzięcie bardzo opłacalne dla firm produkcyjnych. Dzięki niej logistyka magazynowa zostaje usprawniona, a koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo stają się wyraźnie niższe.

Infrastruktura magazynu – podstawa dla każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego

Z perspektywy optymalizacji magazynu niezwykle istotną rolę pełni jego infrastruktura i jej efektywne wykorzystanie. Zarządzanie zasobami powinno być zorganizowane tak, aby można było elastycznie dopasowywać ich ilość do aktualnego zapotrzebowania. Oznacza to, że kadra zarządzająca powinna uwzględniać kwestię sezonowości pewnych potrzeb. Dzięki temu firma może zapewnić sobie znaczne oszczędności pod kątem wydatków na stały tabor infrastruktury.

Innym aspektem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest zapewnienie personelowi dostępu do wyposażenia dostosowanego do specyfiki realizowanych procesów. Umożliwia to skuteczną poprawę ergonomii, a co za tym idzie wzrost wydajności i jakości operacji. Przydatne w tym kontekście okazują się rozwiązania, które oferuje Przemysł 4.0. Mają one dużą przewagę nad tradycyjnymi alternatywami – pozwalają na zastąpienie pracy ludzkiej, a w konsekwencji minimalizację całkowitego kosztu procesów.

Aby infrastruktura magazynowa niezawodnie realizowała postawione przed nią zadania, konieczne jest utrzymanie jej na odpowiednim poziomie. W tym celu należy zatroszczyć się o obsługę codzienną, która stanowi skuteczną metodę szybkiego wykrywania ewentualnych awarii. Dzięki wykryciu usterki na wczesnym etapie można uniknąć poważnej awarii narażającej przedsiębiorstwo na kosztowne naprawy. Obowiązki serwisowe powinni wykonywać doświadczeni, przeszkoleni pracownicy mający dostęp do wysokiej jakości materiałów oraz części zamiennych. Wiele firm decyduje się na oszczędności w tym zakresie – jest to krótkowzroczna, błędna strategia, która przynosi znacznie więcej szkód niż korzyści zarówno pod względem dostępności takiej infrastruktury, jak i całkowitego kosztu eksploatacji.

 

Co składa się na infrastrukturę magazynową?

Wychodząc od definicji infrastruktury magazynowej i manipulacyjnej, można stwierdzić, że pod tym pojęciem kryje się wyposażenie magazynu w środki techniczne umożliwiające skuteczne przyjmowanie, składowanie, kompletację i wydawanie zapasów. Do tej grupy zaliczają się m.in.:

 

  • budowle magazynowe,
  • środki transportu wewnętrznego,
  • urządzenia magazynowe,
  • systemy informatyczne.

 

Oznacza to, że infrastrukturę magazynową stanowią m.in. systemy regałowe magazynowe, wózki jezdne, a także rozwiązania zautomatyzowane, w tym np. wózki autonomiczne, układnice wjezdne czy automatyczne systemy kompletacyjne.

 

Systemy gęstego składowania – Przemysł 4.0 w magazynie

Jednym z ciekawych rozwiązań, które jest charakterystyczne dla efektywnych magazynów automatycznych, są tzw. systemy gęstego składowania. Są to innowacyjne, automatyczne systemy składowania, które mogą być złożone m.in. z:

 

  • przenośnika poziomego,
  • przenośnika pionowego,
  • wózka transferowego,
  • wózka wahadłowego,
  • regałów paletowych gęstego składowania.

 

Jakie są zalety tego rozwiązania? Pozwala ono na optymalizację procesów związanych ze składowaniem, przygotowaniem i wydaniem zapasów. Dzięki niemu zarządzanie przestrzenią magazynową staje się znacznie wygodniejsze. System gęstego składowania umożliwia również podniesienie panujących w niej standardów oraz dużą redukcję kosztów generowanych w tym obszarze.

Gdzie warto zastosować taki system? Jego charakterystyka szczególnie pasuje do magazynów, w których:

 

  • tempo pracy jest wysokie, a rotacja towaru szybka,
  • wymagana jest efektywna rotacja towaru w systemie FIFO,
  • znajduje się stosunkowo mało zróżnicowany asortyment.

 

Jeśli firma chciałaby dążyć do tego, aby Przemysł 4.0 w jej magazynie stał się rzeczywistością, to inwestycja w system gęstego składowania zdecydowanie przybliża ją do osiągnięcia tego celu.

Kompetentna kadra kluczem do sukcesu firmy produkcyjnej

Coraz powszechniej wykorzystywane oprogramowanie magazynowe sprawia, że realizacja operacji magazynowych przebiega znacznie sprawniej. Automatyzacja magazynu to zjawisko, które wiąże się jednak nie tylko ze zwiększeniem wydajności działania obiektu, ale również ze zmianą kompetencji, które musi posiadać personel magazynowy. Koniecznością stała się umiejętność obsługi zaawansowanych maszyn, a także zdolność do zarządzania skomplikowanymi procesami.

W związku z tym firma produkcyjna musi zadbać o to, aby jej pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania powierzonych im zadań. Kluczową rolę odgrywa więc efektywne zarządzanie kompetencjami – umiejętność ich oceny, a co za tym idzie możliwość zapewnienia perspektywy rozwoju i możliwość optymalnego przypisania personelu do zadań. W celu weryfikacji i zarządzania kompetencjami wykorzystuje się specjalistyczne systemy oceny, a także różne narzędzia takie jak np. matryce kompetencji.

 

Czym należy kierować się przy planowaniu rozwoju kompetencji pracowników?

Czym powinna kierować się firma, która chce, aby ich łańcuch dostaw był obsługiwany przez kompetentną kadrę zarządzającą oraz efektywny personel? Przede wszystkim powinna zwrócić uwagę na to, jakiego rodzaje kompetencje są jej potrzebne, a także które z nich są standardem wśród przedsiębiorstw osiągających sukces w danej branży. Pozwoli to na precyzyjne zidentyfikowanie ewentualnych luk w kompetencjach pracowników, które wymagają uzupełnienia. Mimo że z oczywistych względów umiejętności potrzebne na poszczególnych stanowiskach różnią się od siebie, to można wskazać zdolności, które są istotne zarówno w przypadku kadry zarządzającej, jak i personelu magazynowego.

 

  • Bardzo ważnym aspektem w przypadku pracowników firmy produkcyjnej jest znajomość procesów. Osoby pracujące w hali magazynowej muszą je znać, aby każda z procedur była wykonywana zgodnie ze standardami, a realizowane operacje spełniały założone normy. Kadra zarządzająca musi natomiast znać proces, aby móc nim efektywnie zarządzać i szybko reagować na wystąpienie ewentualnych problemów.
  • Jak wspominaliśmy, automatyzacja magazynu powoduje, że pracownicy korzystają z różnego rodzaju technologii oraz systemów informatycznych pozwalających na usprawnienie pracy. Aby czerpać maksimum korzyści z tych udogodnień, personel musi być odpowiednio przeszkolony i swobodnie posługiwać się dostępnymi narzędziami.
  • Nie bez przyczyny w ostatnich latach wiele mówi się o kompetencjach miękkich. Umiejętność sprawnej i efektywnej komunikacji to klucz do optymalnej pracy organizacji. Wpływa ona również pozytywnie na komfort pracowników, którzy dzięki temu czują się lepiej i wydajniej pracują.

 

Warto zauważyć również, że umiejętność wykorzystywania rozwiązań automatycznych, dostępnych w magazynie zwiększa panujące w nim bezpieczeństwo. Brak przeszkolenia pracowników w tym zakresie naraża firmę na wypadki przyczyniające się do zagrożenia zdrowia oraz kosztownych strat wynikających z uszkodzenia towaru lub infrastruktury.

Wskaźniki KPI w magazynie – ocena poziomu realizacji procesów

Optymalizacja magazynu to proces, który wymaga bieżącej weryfikacji pracy tego obszaru organizacji. Aby móc regularnie oceniać wyniki notowane przez magazyn potrzebne są odpowiednie mierniki i ich rolę pełnią zwykle wskaźniki logistyczne zwane KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Dzięki nim możliwe jest sprawdzenie poziomu realizacji procesów i sprawne rozpoznanie ewentualnych alarmujących sytuacji.

 

Na podstawie jakich modeli tworzy się wskaźniki KPI?

Wskaźniki KPI w magazynie, podobnie jak w innych obszarach, np. w transporcie, można oprzeć na bazie różnych modeli.

 

  • PQCDSM(E), czyli model ukierunkowany na identyfikację strat. Jego skrót pochodzi od pierwszych liter nazw obszarów tych strat: Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale (Environment). W jego ramach wskaźniki definiowane są w taki sposób, aby mogły mierzyć straty w ramach określonego obszaru.
  • RRACA – skrót oznaczający ten system pochodzi od nazw określonych w modelu SCOR atrybutów efektywności, czyli Reliability, Responsiveness, Agility, Costs, Asset Management Efficiency. System skupia się na efektywności zgodnych z modelem procesów w ramach całego Łańcucha Dostaw. W RRACA na trzech poziomach zdefiniowane jest około 250 dostępnych standardowych wskaźników.
  • Balanced ScoreCard, czyli „zrównoważona karta wyników”. Nazwa tego modelu jest nieprzypadkowa – wywodzi się od pomysłu zakładającego spojrzenie nie tylko na tradycyjne wskaźniki finansowe, ale także na inne strategiczne obszary funkcjonowania firmy. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie zrównoważonego obrazu efektywności przedsiębiorstwa. W ramach Balanced ScoreCard strategia firmy przekładana jest na wskaźniki w czterech perspektywach – finansowej, klienta, procesów wewnętrznych, a także infrastruktury i rozwoju.

 

Który model będzie odpowiedni do tego, aby na nim oprzeć wskaźniki pracy magazynu? W przypadku tego obszaru najlepiej wybrać jedne z dwóch pierwszych modeli, czyli PQCDSM(E) lub RRACA.

 

Przykładowe wskaźniki KPI oraz kryteria ich wyboru

Odpowiedni wybór wskaźników KPI jest bardzo istotny w kontekście właściwej oceny realizacji celów stawianych przed organizacją lub jej obszarem. Na starcie należy te cele sprecyzować tak, aby były mierzalne i realne, czyli możliwe do osiągnięcia. Kolejnym aspektem, na jaki warto zwrócić uwagę, jest przypisanie wskaźników KPI do konkretnych zespołów odpowiedzialnych za ich realizację. Przy wyborze wskaźników trzeba również pamiętać, że nie ma jednej, standardowej drogi. Ze względu na to, że poszczególne magazyny mogą znacznie się różnić, należy dopasować wskaźniki logistyczne do indywidualnych potrzeb, uwzględniając wyłącznie najistotniejsze procesy i aspekty funkcjonowania danego magazynu. Trzeba także zadbać o taki dobór tych mierników, aby były one zrozumiałe dla personelu odpowiedzialnego za ich realizację.

Wskaźniki pracy magazynu można podzielić na różne rodzaje w zależności od tego, jaki jest ich cel. Poniżej przedstawiamy przykładowe kategorie podziału, a także prezentujemy mierniki, jakie można do nich zaliczyć

 

  • Wskaźniki wydajności – ich zadaniem jest weryfikacja procesów pod względem efektywności. W ramach oceny uwzględniane jest porównanie uzyskanej produktywności z poniesionymi nakładami. Jakie mierniki wydajności możemy wyróżnić? Przykładem tego typu indykatora jest np. efektywność wykorzystania urządzeń przeładunkowych w oparciu o liczbę obsługiwanych ładunków.
  • Wskaźniki czasowe, które pozwalają na ocenę tego, jak poszczególne procesy wypadają pod kątem czasu ich realizacji. Do tego rodzaju mierników można zaliczyć np. wskaźnik terminowości dostaw.
  • Wskaźniki jakościowe, jak sama nazwa wskazuje, związane są z jakością usług, jaką klientom zapewnia dany obszar. Zrozumiałym przykładem miernika, który można tak sklasyfikować, jest wskaźnik reklamacji.
  • Wskaźniki ekonomiczne pracy magazynu pozwalają na monitorowanie kosztów operacyjnych, które wiążą się z zapasami. Jednym z tego typu mierników jest wskaźnik rotacji zapasów.

 

Wskaźniki logistyczne KPI są rozwiązaniem, które trzeba wdrożyć, aby optymalizacja pracy magazynu zakończyła się sukcesem.

Narzędzia informatyczne wspierające funkcjonowanie magazynów

Przedsiębiorstwom produkcyjnym zależy na tym, aby ich logistyka magazynowa działała jak najsprawniej. Sposobem na realizację tego celu, jest poddanie się informatyzacji, która nie tylko w znaczny sposób poprawia wydajność operacji magazynowych, ale także ułatwia zarządzanie łańcuchem dostaw. Narzędzia informatyczne to podstawowy aspekt, o który należy zadbać, żeby skuteczna optymalizacja pracy magazynów stała się osiągalna. Wśród najczęściej wybieranych rozwiązań z tej kategorii wyróżnić można systemy zarządzania magazynem klasy WMS (WMS – Warehouse Management System) oraz moduły magazynowe ERP.

 

Dlaczego informatyzacja jest tak ważna w kontekście optymalizacji magazynu?

Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych nie należy do trywialnych zagadnień, dlatego warto sięgnąć po narzędzia, które to ułatwią. Efektywne magazyny muszą radzić sobie m.in. z prawidłowym odwzorowaniem stanów magazynowych, terminową realizacją wydania czy sprawną obsługą zwrotów produktowych. Okazuje się, że nie zawsze obecnie wykorzystywany system może podołać tym wyzwaniom. Wiąże się to z wieloma problemami takimi jak m.in.:

 

  • liczne reklamacje związane z pomyłkami magazynowymi,
  • trudności w identyfikacji miejsca składowania produktów,
  • duże koszty związane z magazynowaniem,
  • nieefektywne wykorzystanie przestrzeni magazynowej,
  • kłopoty z monitoringiem funkcjonowania procesów magazynowych,
  • nadmierna ilość papierowej dokumentacji.

 

W celu uniknięcia tych zjawisk warto zdecydować się na system magazynowy, który będzie dostosowany do potrzeb danej organizacji.

 

Jak wybrać narzędzia informatyczne do magazynu?

Proces selekcji odpowiedniego systemu magazynowego powinien być poprzedzony gruntowną analizą kilku aspektów. Na początku należy zwrócić uwagę na to, jakie systemy dostępne są na rynku. Kolejnym krokiem jest opisywane wcześniej mapowanie procesów, które pozwoli uniknąć poważnego błędu, jakim jest nałożenie nowego systemu na nieefektywne procesy, co spowodowałoby jedynie ich spotęgowanie. Problematyczne okazuje się również dostosowywanie procesów na późniejszym etapie wdrożenia – jest ono czasochłonne, generuje niepotrzebne koszty, a często i tak kończy się fiaskiem.

Decydując o wyborze systemu, należy także wziąć pod uwagę jego funkcjonalności. Konieczne w tym przypadku jest przeprowadzenie analiz funkcjonalnych na bazie nowych procesów, co umożliwi identyfikację funkcjonalności pozwalających na prawidłową realizację usprawnionych procesów. Warto podkreślić, że w tej analizie powinni uczestniczyć zarówno przyszli użytkownicy systemu, jak i przedstawiciele wszystkich interesariuszy nowego rozwiązania. W efekcie powinna powstać lista wymagań, na której znalazłyby się wymogi krytyczne, czyli konieczne oraz oczekiwane, czyli takie, które byłyby przydatne, ale nie są obligatoryjne.

Tak dokładne rozpatrzenie wymagań względem systemu pozwala wybrać oprogramowanie magazynowe, dzięki któremu nastąpi optymalizacja pracy magazynu. Do korzyści płynących z wdrożenia takiego rozwiązania można zaliczyć m.in.:

 

  • zwiększenie wydajności pracy magazynu,
  • skrócenie czasu wysyłki,
  • prosty dostęp do danych zamówienia,
  • zmniejszenie liczby popełnianych błędów,
  • minimalizacja kosztów funkcjonowania organizacji nawet o 15-40%.

 

Podsumowanie

Efektywne magazyny to fundamentalna kwestia dla firm produkcyjnych, które chcą się rozwijać i zajmować silną pozycję na rynku. Optymalizacja pracy magazynu jest złożonym procesem wymagającym od organizacji zadbania o m.in. odpowiednią strategię i wizję wprowadzania zmian, automatyzację, infrastrukturę, kompetentną kadrę czy odpowiednie narzędzia informatyczne. Nie da się jednak ukryć, że to przedsięwzięcie bardzo opłacalne, które przyniesie w przyszłości znaczne zyski przedsiębiorstwu i pozwoli mu na dostosowanie się do standardów, jakie wyznacza Przemysł 4.0.

Jako Entra Group świadczymy profesjonalne usługi z zakresu optymalizacji procesów w firmach produkcyjnych, w tym optymalizacji pracy magazynów. Opracowaliśmy nowoczesny Model by Entra, który składa się z trzech komplementarnych produktów:

 

 

Wieloletnie doświadczenie i praktyczna wiedza ekspertów Entra Group umożliwia efektywną optymalizację procesów produkcyjnych, a w konsekwencji dojście do etapu, gdy przedsiębiorstwo klienta spełnia wymogi stawiane przez Przemysł 4.0. Zapraszamy do kontaktu.

Jeśli ten artykuł wydał Ci się interesujący, to serdecznie polecamy lekturę innych wpisów na naszym blogu, gdzie wyjaśniamy m.in. jak obliczyć koszty magazynowania.

 

Autor:

Tomasz Michalak

Dyrektor ds. Przemysłu 4.0

T. +48 601 246 506
tomasz.michalak@entra-group.eu

Udostępnij:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Zobacz inne publikacje

Efektywne magazyny

Wprowadzenie Magazyny są jednym z kluczowych obszarów organizacji odpowiadającym za terminową realizację wysyłek do klienta końcowego oraz za terminowe dostawy materiałów i surowców dla działów produkcyjnych. Dodatkowym, ważnym aspektem jest realizacja

Czytaj więcej »