Efektywne magazyny

17 sierpnia 2020

Wprowadzenie

Magazyny są jednym z kluczowych obszarów organizacji odpowiadającym za terminową realizację wysyłek do klienta końcowego oraz za terminowe dostawy materiałów i surowców dla działów produkcyjnych. Dodatkowym, ważnym aspektem jest realizacja tych procesów w ramach założonego budżetu kosztowego. 

Z tego powodu – w ramach efektywnego podejścia do magazynowania – warto skupić się na kilku aspektach. Jedną z kluczowych kwestii jest efektywna realizacja procesów, która pozwala na osiągnięcie celu w wymaganym czasie i jakości. Kolejna to koszty magazynowania materiałów i surowców oraz wyrobów gotowych, które stanowią znaczący udział funkcjonowania Łańcucha Dostaw.

W związku z tym identyfikujemy elementy, które pozwalają na efektywną realizację procesów. Jednym z najbardziej istotnych są kompetencje personelu, które odpowiadają zarówno za zarządzanie, jak i realizację procesów. Następnym ważnym obszarem są zasoby infrastruktury magazynowej, dzięki którym procesy mogą być realizowane w sposób sprawny, efektywny i w ramach optymalnego kosztu. Kolejnym są narzędzia informatyczne wspierające efektywną i precyzyjną tych zadań.

Wiedza o tym, jak efektywnie firma realizuje swoje procesy dostępna jest dzięki wskaźnikom monitorującym kluczowe obszary takie jak: pomiar efektywności, terminowości realizacji, kosztów obsługi czy też poziomu bezpieczeństwa. Dlatego niezmiernie istotnym jest, aby były one nierozłącznym aspektem pozwalającym na monitorowanie procesów i szybkie przekazywanie informacji o wszelkich odchyleniach od założonych standardów funkcjonowania.

Efektywne procesy magazynowe

Jednym z kluczowych czynników efektywnego prowadzenia magazynów jest zdefiniowanie prawidłowych procesów, które – dobrze zestrojone i sprawnie funkcjonujące – zapewniają realizację zadań w wymaganym czasie bez wystąpienia błędów, adresując do nich właściwą ilość zasobów. Osiągnięcie tych celów możliwe jest dzięki dostępnym narzędziom i metodologiom, które dają możliwości szybkiego i precyzyjnego zmapowania procesów pod kątem stanu obecnego. Tak zmapowane procesy należy poddać analizie pod kątem identyfikacji wąskich gardeł, źródeł strat czy też innych występujących nieefektywności.  Kolejnym zadaniem jest wypracowanie takich rozwiązań, aby zidentyfikowane uprzednio niedomagania wyeliminować w całości lub ograniczyć do minimum. Dla tak przygotowanego procesu warto wówczas opracować nową docelową mapę oraz dedykować osoby odpowiedzialne za realizację i nadzór poszczególnych działań. Ważne, aby przy wykonaniu takiego zadania uwzględnić przedstawicieli wszystkich rodzajów stanowisk zaangażowanych w realizację danego procesu.

Kompetentna kadra zarządzająca i efektywny personel

Dziś powszechnym jest zastosowanie różnego rodzaju technologii wspierającej realizację operacji magazynowych. Czasy, kiedy magazynier musiał wiedzieć, w którym miejscu przechowywany jest dany materiał czy wyrób gotowy, minęły już bezpowrotnie. Przy obecnej skali ilościowej i wielkościowej magazynów takie rozwiązania przestały mieć jakikolwiek sens. Biorąc to pod uwagę można by powiedzieć, że dziś wymagania kompetencyjne dla pracowników magazynów są mniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Otóż nic bardziej mylnego, ponieważ wcześniejszą wiedzę na temat „gdzie jest towar” należy zastąpić umiejętnością obsługi nierzadko bardzo skomplikowanej infrastruktury oraz urządzeń. Dziś każdy magazyn posiada na wyposażeniu wiele różnego rodzaju jednostek transportowych oraz terminali systemowych. Każde z tych urządzeń wymaga zwykle zupełnie innych kompetencji. Obsługa prostego wózka kompletacyjnego nie jest szczególnie trudna dla operatora, ale już obsługa wózków systemowych czy wysokiego składowania to zupełnie inne wyzwanie, wymagające precyzji, kompetencji, a przede wszystkim opanowania. Jeden niewłaściwy ruch może spowodować ryzyko „złożenia” systemu regałowego, które może zakończyć się kalectwem lub nawet śmiercią osób pracujących w takiej strefie. Wypadki takie zdarzały się już niestety w przeszłości i powinny stanowić przykład, że nie wolno takich zagrożeń lekceważyć. Stąd niezwykle istotne jest, aby w sposób efektywny zarządzać kompetencjami, znać aktualne potrzeby, potrafić je oceniać oraz w sposób ustrukturyzowany i planowany dochodzić do wymaganego poziomu. Służą do tego systemy oceny oraz proste narzędzia wspierające – takie jak matryce kompetencji. Ta sama sytuacja dotyczy oczywiście zarówno personelu operacyjnego, jak i kadry kierowniczej oraz zarządzającej.   

Zasoby infrastruktury magazynowej

Kolejnym aspektem, który pełni niezwykle istotną rolę w ramach efektywnego funkcjonowania magazynów, jest infrastruktura magazynowa. Mamy tutaj oczywiście na myśli wszelkiego rodzaju systemy regałowe oraz wózki jezdne pozwalające na przemieszczanie towarów. Do tego obszaru zaliczamy również coraz bardziej popularne rozwiązania zautomatyzowane, takie jak wózki automatyczne, układnice wjezdne czy automatyczne systemy kompletacyjne. Ważne jest, aby infrastruktura, którą organizacja posiada do dyspozycji, była wykorzystana w sposób efektywny. Mówimy o sytuacji, gdy firma notuje 2-3 okresy szczytowe i standardowe zasoby nie są w tym momencie wystarczające. Dlatego niezmiernie istotne jest takie zarządzanie zasobami, aby w sposób elastyczny ich ilość była dopasowywana do bieżącego zapotrzebowania. Istnieją różne formy czasowego pokrycia potrzeb, których zastosowanie w całościowym rozliczeniu pozwala na generowanie znaczących oszczędności w odniesieniu do stałego taboru infrastruktury.

Równie ważne jest, aby firma posiadała dostęp do wyposażenia i sprzęt precyzyjnie dostosowany do realizowanych procesów, specyfiki pracy oraz obsługiwanych jednostek towarowych.  Odpowiednio dobrana infrastruktura pozwala na znaczącą poprawę ergonomii, a w konsekwencji wydajności i jakości realizowanych procesów. Nie można w tym zakresie zapominać o możliwościach, jakie dają rozwiązania Przemysłu 4.0. Dziś są one na tyle zaawansowane, że w wielu przypadkach skutecznie zastępują pracę ludzką, pomniejszając całkowity koszt realizacji procesów, który w efekcie staje się znacznie niższy niż w przypadku rozwiązań tradycyjnych.

Trzeba pamiętać także, że infrastruktura będzie odpowiednio efektywna i niezawodna tylko w przypadku, kiedy jej utrzymanie będzie na wymaganym poziomie. Niezwykle ważne jest zatem prowadzenie tzw. obsługi codziennej, ponieważ pozwala ona na szybką identyfikację potencjalnych awarii. Zwykle każda usterka wykryta w początkowym stadium może ograniczyć ryzyko poważnej awarii, a co za tym idzie, chroni firmę przed dużymi kosztami napraw. Dlatego jest niezwykle ważne, aby serwis był realizowany przez dobrze wykwalifikowany personel przy użyciu odpowiedniej jakości materiałów i części zamiennych. Zwykle w sytuacji, kiedy firmy szukają oszczędności na materiałach i częściach w postaci najniższej jakości, poziom usterek i awarii okazuje się dużo wyższy niż w przypadku ich dobrej jakości. Skutkuje to wyższym całkowitym kosztem eksploatacji, a ponadto poziom dostępności takiej infrastruktury okazuje się o wiele niższy niż w przypadku stosowania materiałów i części o uznanej jakości.

Warto zatem zwrócić uwagę na aspekty właściwej ilości, elastyczności sezonowej, utrzymania ruchu oraz rozwiązań Przemysłu 4.0 w obszarze wykorzystywanej infrastruktury magazynowej.

Narzędzia informatyczne wspierające funkcjonowanie magazynów

Najpopularniejszym narzędziem wspierającym funkcjonowanie magazynu są systemy klasy WMS (WMS – Warehouse Management System).

Wprowadzenie systemu informatycznego zarządzającego magazynem stanowi wyzwanie dla każdej organizacji.

W dzisiejszych czasach firma aspirująca do bycia efektywną – również w obszarze magazynowania – jest zmuszona do wejścia na drogę informatyzacji. Obecnie, aby spełnić 5 kryteriów Łańcucha Dostaw – Klient, Produkt, Czas, Miejsce i Koszt – nie wystarczy znać dokładnie miejsce przechowywania towarów czy zachowywać reguły strategii obrotu produktami np. FIFO, LIFO. Do osiągnięcia efektywności kosztowej, niezbędne są narzędzia, które wspierają optymalizację procesów, wspierają ludzi oraz gwarantują powtarzalność wyników.

Jeżeli firma oczekuje efektywności w magazynie, musi być gotowa na kilka wyzwań, z których najważniejsze to:

  • Prawidłowe odwzorowanie stanów magazynowych
  • Precyzyjne i jednoznaczne rezerwacje produktów pod zamówienie
  • Terminowa realizacja wydania
  • Sprawna obsługa zwrotów produktowych – szczególnie e-commerce.

Warto zatem zastanowić się, czy aktualnie posiadany system jest wydolny i czy wspiera procesy. Wystarczy zadać kilka pytań:

  • Czy dział reklamacji zasypuje magazyn kolejnymi zgłoszeniami od klientów dotyczącymi pomyłek magazynowych?
  • Czy personel magazynowy może i potrafi precyzyjnie i szybko

identyfikować miejsce składowania produktów oraz określać zawartość poszczególnych lokalizacji magazynowych?

  • Czy firma chce zredukować koszty poprzez sprawniejsze planowanie pracy magazynierów?
  • Czy firma oczekuje efektywniejszego wykorzystania przestrzeni magazynowej?
  • Czy w firmie brakuje precyzyjnego monitoringu funkcjonowania procesów magazynowych?
  • Czy firma chce wejść w erę pozbawionych papieru cyfrowych procesów?

Jeżeli na którekolwiek pytanie odpowiedź jest twierdząca, oznacza to, że należy rozpocząć inwestycję w system magazynowy. Oczywiście nie twierdzimy, że należy zdecydować się na wdrożenie drogiego i zaawansowanego systemu, który poprowadzi wszystkie Twoje procesy idealnie i automatycznie. Ważne, aby zapewniał on odwzorowanie niezbędnego minimum operacji magazynowanych w systemie.

Pierwszym zadaniem w ramach rozpoczęcia wdrażania systemu jest rozpoznanie rynku w zakresie dostępnych systemów i ich możliwości.

Analizę rynku należy potraktować jako czynność zewnętrzną, niezbędną dla całego procesu. Kolejnym elementem jest zmapowanie procesów. Przeprowadzenie mapowania jest niezbędne, bo nałożenie systemów na nieefektywne procesy spowoduje jedynie spotęgowanie i utrwalenie nieefektywności. Eliminując problemy na tym etapie, firma może przygotować efektywne procesy docelowe, których wypracowanie na późniejszym etapie wdrożenia będzie czasochłonne i kosztowne, a czasami wręcz niemożliwe. Mapowanie procesów zostało opisane w pierwszej części artykułu.

Tak przygotowane nowe procesy muszą stanowić bazę dla analiz funkcjonalnych. Pierwsza z analiz ma za zadanie zidentyfikować funkcjonalności, które zapewnią realizację procesów w sposób zgodny z ich nowym kształtem. Jest to najważniejszy etap przygotowania do wdrożenia systemu, gdyż firma powinna zidentyfikować nie tylko te funkcjonalności, które są potrzebne tu i teraz, ale przewidzieć także te, które będą potrzebne wraz ze wzrostem skali operacji czy wymagań klientów. Analizę funkcjonalną należy przeprowadzić z jak najszerszym gronem nie tylko użytkowników przyszłego systemu, ale przedstawicieli wszystkich interesariuszy nowego rozwiązania, gdyż każdy może mieć własną perspektywę oraz oczekiwania w zakresie korzyści, jakie przyniesie wdrożenie. Wynikiem tej fazy powinna być lista wymagań, które powinien spełniać system w podziale na co najmniej dwie grupy – „wymagane, czyli krytyczne” oraz „oczekiwane, czyli życzeniowe”. Do wszystkich funkcjonalności powinny zostać przypisane wagi, aby sprawnie przygotować się do procesu ofertowania oraz obiektywnej oceny każdej oferty.

Dzięki tak wybranym rozwiązaniom magazyn może pracować efektywniej, wysyłki mogą być przygotowywane w krótszym czasie, a wiedza o tym, kto i kiedy przygotował daną wysyłkę, jest pełna i szybko dostępna.

Oczywiście opisane skrótowo działania nie wyczerpują pełnego procesu wsparcia wyboru rozwiązania dla zarządzania magazynem czy każdego innego rozwiązania IT wspierającego biznes.

Koszty funkcjonowania organizacji po wdrożeniu powinny być niższe o 15-40%, powinna także znacząco zmaleć ilość popełnianych błędów.

Wskaźniki monitorowania efektywności procesów

Wskaźniki KPI pozwalają organizacji na szybką identyfikację sytuacji, w której procesy realizowane są poza zamierzonym zakresem. Są zatem bardzo ważnym elementem dostarczającym wiedzę o procesach i poziomie ich realizacji.

Wskaźniki w magazynie, podobnie zresztą jak w innych obszarach, mogą być oparte na bazie jednego z modeli:

  • PQCDSM(E). Model zbudowany w oparciu o obszary strat, ukierunkowany na ich identyfikację. Skrót pochodzący od nazw tych obszarów – Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale (Environment). W modelu tym wskaźniki definiuje się tak, aby były w stanie mierzyć straty w ramach danego obszaru.
  • RRACA. System oparty o model SCOR organizacji APICS (American Production and Inventory Control Society). Skrót pochodzący od nazw określonych w modelu SCOR atrybutów efektywności – Reliability, Responsiveness, Agility, Costs, Asset Management Efficiency koncentruje się na efektywności zgodnych z modelem procesów w ramach całego Łańcuch Dostaw. RRACA definiuje na 3 poziomach ok. 250 dostępnych standardowych wskaźników.
  • Balanced ScoreCard. Nazwa „zrównoważona karta wyników” pochodzi od pomysłu, żeby spojrzeć nie tylko na tradycyjne wskaźniki finansowe, ale również na inne strategiczne obszary funkcjonowania firmy, co pozwala uzyskać bardziej „zrównoważony” obraz efektywności organizacji. W modelu tym przekładamy strategie firmy na wskaźniki w 4 perspektywach – finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz infrastruktury i rozwoju.

Dla mierzenia efektów pracy magazynu dobrym wyborem wydają się 2 pierwsze modele – PQCDSM(E) i  RRACA.

Wybór wskaźników jest bardzo ważnym aspektem. Wskaźniki powinny odwzorowywać cele stawiane przed organizacją czy jej obszarem.

Jeżeli mówimy o magazynie, to jasne jest, że jednymi z najważniejszych aspektów są terminowość realizacji wysyłek (ich przygotowanie na czas), poziom błędów w kompletacjach (wysyłkach) oraz koszt realizacji operacji (np. wydanie kompletacji, palety).

Oczywiście każdy magazyn i każda organizacja może być na tyle specyficzna, że wskaźniki mogą być bardzo różne, jednak kluczowe jest, aby odpowiadały za najważniejsze procesy i aspekty funkcjonowania magazynu.

Kolejnym ważnym aspektem jest to, aby były one zrozumiałe dla personelu, który jest odpowiedzialny za ich realizację.

W przygotowaniu wskaźników bardzo istotne jest ustalanie ich celów. Cele muszą być mierzalne oraz realne, czyli osiągalne. Ważne jest również, aby wskaźniki były przepisane do zespołów, które będą odpowiadały za ich realizację.

Autor:

Sławomir Łysik

Wiceprezes Zarządu Entra Group

Udostępnij:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Zobacz inne publikacje

Zarządzanie przez Fakty

Jakie znaczenie ma zarządzanie przez wskaźniki w firmie produkcyjnej? Ważne narady, na których powinny zapaść kluczowe decyzje, cotygodniowe lub codzienne spotkania, podczas których rozwiązuje się bieżące problemy, przygotowywany raport

Czytaj więcej »

Efektywna logistyka wewnętrzna

Definicja Logistyka wewnętrzna posiada kilka różnych definicji. Niektóre z nich utożsamiają ją z transportem wewnętrznym, inne koncentrują się na rodzaju wykorzystywanego transportu, np. wózki widłowe, przenośniki. Jeszcze inne są

Czytaj więcej »