Skuteczne zarządzanie efektywnością w poszczególnych obszarach w firmie wymaga wdrożenia systemu wskaźników, określanych jako KPI. Co to za rozwiązanie i jak się je stosuje? KPI to kluczowe wskaźniki efektywności, które pozwalają na rzetelną weryfikację aktualnej sytuacji panującej w danej organizacji lub w jej pojedynczym obszarze pod względem efektywności. W niniejszym artykule wyjaśniamy m.in.: czym dokładnie są wskaźniki KPI, w jaki sposób się je dobiera oraz jakie znaczenie mają one dla przedsiębiorstwa produkcyjnego.
KPI – co to jest?
Aby zrozumieć rolę, jaką odgrywają kluczowe wskaźniki efektywności KPI w przedsiębiorstwie produkcyjnym, warto najpierw omówić znaczenie procesu podejmowania decyzji w organizacji. Niestety w wielu firmach nie jest on oparty o rzetelną wiedzę i analizę oraz o wypracowane standardy, a bazuje na biznesowej intuicji oraz związanej z nią szybkości działania. Brak zarządzania przez fakty to duży błąd, który skutkuje spadkiem efektywności realizowanych działań i większym ryzykiem popełnienia kosztownych pomyłek.
W celu usprawnienia procesu decyzyjnego w organizacji należy przeprowadzić jego standaryzację umożliwiającą bezproblemowe korzystanie z niezbędnych, zweryfikowanych informacji. Jak uzyskać te informacje? Konieczne do tego jest zebranie wiarygodnych i dokładnych danych, czyli faktów, u samego źródła. Następnie należy je dogłębnie przeanalizować, pamiętając o uwzględnieniu ich historii oraz związanego z nimi kontekstu. W jaki sposób można to zrobić? Istnieje tylko jedno realne i właściwe rozwiązanie – jest nim wprowadzenie dopasowanego do potrzeb organizacji systemu kluczowych wskaźników efektywności KPI oraz ich raportowości. Na podstawie informacji pozyskanych z danych uzyskujemy wiedzę, która umożliwia sprawne podejmowanie powtarzalnej oraz słusznej decyzji niezależnie od tego, kto i w jakiej sytuacji musi ją podejmować.
W kontekście zarządzania efektywnością w organizacji istotne znaczenie mają KPA oraz KPI. Poprzez KPA należy rozumieć kluczowe obszary efektywności, czyli obszary funkcjonowania firmy, które są pod kontrolą określonego działu bądź osoby. Każdy obszar funkcjonowania firmy jest opisany przez jeden lub więcej kluczowych wskaźników efektywności KPI.
Warto w tym momencie zadać sobie pytanie: KPI – co to znaczy? KPI (z ang. Key Performance Indicators) to kluczowe wskaźniki efektywności, które mierzą ten parametr w obszarze organizacji. Za ich pomocą można określić wyniki firmy i porównać je z wynikami innych przedsiębiorstw działających w tym samym sektorze. Bardzo istotne jest to, aby wskaźniki KPI były zdefiniowane w sposób umożliwiający zrozumienie tego, jak osiągane są strategiczne cele. Poza tym powinny one m.in.:
- pozwalać na sprawną i skuteczną interpretację aktualnej sytuacji oraz jej kontekstu w czasie,
- umożliwiać identyfikację korzystnych oraz niekorzystnych sytuacji o nietypowym charakterze – KPI pełnią funkcję swego rodzaju sygnałów ostrzegawczych na wypadek różnych problemów,
- wskazywać obszary, w których tkwi potencjał rozwoju,
- być klarowne i standardowe,
- redukować wpływ czynnika ludzkiego,
- w połączeniu z danymi z innych obszarów umożliwiać szersze spojrzenie na procesy zachodzące w firmie.
Umiejętnie zaprojektowany system wskaźników to podstawa dobrze funkcjonującego procesu podejmowania decyzji, który zwiększa prawdopodobieństwo wyboru właściwego rozwiązania w danej sytuacji.
Kluczowe wskaźniki efektywności – czy warto je stosować?
Kiedy wiemy już, co to znaczy KPI oraz jaka jest rola tych wskaźników, możemy przejść do omówienia kwestii ich przydatności w praktyce. Wiele firm nadal nie docenia wagi zbierania, gromadzenia i odpowiedniego analizowania danych. Niejednokrotnie nawet w posiadających wdrożony system wskaźników KPI organizacjach brakuje:
- zrozumienia istoty poszczególnych mierników,
- prawidłowego systemu gromadzenia danych,
- świadomości pracowników firmy o tym, jak ważną rolę odgrywają wskaźniki KPI.
Okazuje się, że sama wiedza na temat tego, co to są KPI, nie wystarcza i niezbędne jest również odpowiednie podejście do tego narzędzia. Należy bowiem zdać sobie sprawę z tego, że zdefiniowanie właściwego zestawu kluczowych wskaźników efektywności dla każdego działu jest bazą do skutecznego zarządzania efektywnością poszczególnych zespołów, w tym jej monitorowania oraz ewentualnej poprawy.
Doskonałą odpowiedzią na to, dlaczego warto stosować kluczowe wskaźniki efektywności produkcji oraz innych działów w firmie, są liczne korzyści płynące dla organizacji z prawidłowego wdrożenia systemu mierników. Przede wszystkim odpowiednio dobrane KPI pozwalają na sukcesywny rozwój firmy poprzez identyfikowanie nowych działań, które umożliwiają osiąganie zdefiniowanych celów. Mają one również duże znaczenie dla jakości realizacji obowiązków przez pracowników oraz kadrę zarządzającą. Pozwalają na przypisanie konkretnej odpowiedzialności każdemu z zespołów, co wzmaga ich motywację, a także zrozumienie sensu podejmowanych działań w dłuższej perspektywie. Mierniki efektywności produkcji oraz KPI stosowane w innych działach umożliwiają monitorowanie tego, jak są realizowane cele, a także weryfikację momentów, w których realizacja tych założeń może generować dodatkowe ryzyka.
Wykorzystanie wskaźników KPI w całej organizacji
Wiele osób identyfikuje KPI jako mierniki procesu produkcji, jednak te wskaźniki można wykorzystać nie tylko w kontekście tego obszaru, ale i w kontekście całej organizacji. Aby się ona harmonijnie rozwijała, wskaźniki KPI muszą wspierać każdy jej obszar. Co jest niezbędne do budowy systemu wskaźników w organizacji?
Przede wszystkim firma powinna posiadać strategię z jasno określonymi celami, które z kolei muszą być scharakteryzowane pod kątem wpływu na organizację. Należy dokonać identyfikacji potencjału organizacji oraz jej problemów w ramach kluczowych obszarów efektywności KPA. Fundamentalną kwestią jest także odpowiednie zdefiniowanie wskaźników efektywności KPI oraz określenie tego, w jaki sposób firma będzie mierzyć i przetwarzać dane. Nie może zabraknąć również odpowiedniego przygotowania pracowników do korzystania z budowanego systemu wskaźników.
W jaki sposób dobrać kluczowe wskaźniki efektywności? Przy wyborze KPI należy pamiętać między innymi o tym, że:
- KPI muszą być bezpośrednio związane z celami biznesowymi i dostosowane do poziomu rozwoju organizacji – nie powinny być od nich oderwane,
- optymalnym rozwiązaniem jest wybór jedynie kilku kluczowych wskaźników,
- nie można decydować się na „gotowe” wskaźniki KPI w produkcji czy innych działach – powinno się indywidualnie dobierać mierniki i nie kierować się przesadnie benchmarkiem zewnętrznym,
- nie powinno się za wszelką cenę sztywno trzymać raz wybranych wskaźników KPI.
Tworząc system mierników KPI, trzeba też pamiętać o tym, że powinien mieć spójną strukturę od poziomu strategii, aż po zespoły pracownicze. W celu uzyskania takiego efektu stosuje się kaskadowanie oraz drill-down.
Jakie są modele stosowania wskaźników efektywnościowych?
Zanim wybierzemy konkretne mierniki efektywności produkcji, powinniśmy najpierw zdecydować się nad tym, z jakiego modelu wskaźników chcemy skorzystać, a następnie szukać mierników KPI, które będą się wpisywać w obrany model. Dlaczego warto tak zrobić i czym kierować się przy wyborze?
Standardowe modele wskaźników umożliwiają strukturyzowanie obieranych rozwiązań, zapewniają uwzględnienie wszelkich niezbędnych elementów i pozwalają na szukanie benchmarków zewnętrznych. Aby właściwie dobrać model, należy wziąć pod uwagę m.in. etap rozwoju firmy oraz to, jaki obszar w organizacji chcemy mierzyć – model wskaźnika dla całej firmy nie musi być tożsamy z tym, w który wpisują się wskaźniki i mierniki w logistyce czy produkcji. Jakie modele wskaźników efektywnościowych należą do najpopularniejszych?
- PQCDSM(E) – jego konstrukcja jest oparta o obszary strat, a sam model ukierunkowuje się na ich identyfikację. Skrót tworzący nazwę tego modelu pochodzi od nazw każdego z tych obszarów: Productivity (Produktywność), Quality (Jakość), Costs (Koszty), Delivery (Dostarczanie), Safety (Bezpieczeństwo), Morale (Morale/Zasad Pracy) oraz Environment (Środowisko). Zgodnie z tym modelem wskaźniki efektywności KPI są definiowane w taki sposób, żeby mogły mierzyć straty w obrębie konkretnego obszaru. Jest to model dedykowany dla obszaru Produkcji.
- RRACA – założenia tego modelu są oparte o system SCOR, a jego nazwa pochodzi od nazw wskazanych w modelu SCOR atrybutów efektywności, takich jak Reliability (Niezawodność), Responsiveness (Szybkość), Agility (Zwinność), Costs (Koszty) i Asset Management (Zarządzania Zasobami). Warto zauważyć, że pierwsze trzy atrybuty są zorientowane na klienta, podczas gdy pozostałe dwa – na organizację. Model RRACA skupia się na efektywności zgodnych z nim procesów w ramach całego Łańcucha Dostaw. W systemie RRACA na trzech poziomach zdefiniowano około 250 standardowych wskaźników. Jest to model, który można stosować z powodzeniem dla całej organizacji, ale adresuje głównie wyzwania Łańcucha Dostaw.
- Balanced ScoreCard, czyli tzw. zrównoważona karta wyników. Nazwa tego modelu wynika z koncepcji głoszącej, że należy spojrzeć zarówno na wskaźniki finansowe, jak i na inne strategiczne obszary funkcjonowania firmy. Dzięki temu możemy uzyskać bardziej „zrównoważony” obraz efektywności organizacji. Model ten zaleca przełożenie strategii organizacji na wskaźniki w czterech perspektywach: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz infrastruktury i rozwoju. Jest to model dla dojrzałej organizacji, pozwalający opisać wszystkie aspekty jej funkcjonowania.
Czym jest Karta Wskaźnika?
Wdrażanie systemu wskaźnikowego może niekiedy rodzić się z niechęcią ze strony pracowników. Wynika to najczęściej z braku zrozumienia mierników KPI oraz tego, w jakim celu wykorzystuje się je w danym obszarze. Kłopotliwy może być również moment, w którym nowy pracownik nie ma jasno spisanych wytycznych, związanych z interpretacją i stosowaniem wskaźników, przez co wprowadzane zmiany są nieefektywne. Skutecznym sposobem na rozwiązanie tego typu problemów jest Karta Wskaźnika. Tym mianem określa się narzędzie, którego przeznaczeniem jest formalizacja opisu każdego ze wskaźników. Karta Wskaźnika powinna zawierać możliwie szeroki zasób informacji uwzględniających potrzeby całego systemu. Jakie aspekty powinna ona w jasny i precyzyjny sposób opisywać?
- Nazwa wskaźnika – powinna w klarowny i odpowiadający rzeczywistości sposób określać dany wskaźnik.
- Kod wskaźnika – kod upraszczający pracę z bazami danych, w których niekiedy ten sam wskaźnik funkcjonuje w różnych obszarach i należy go w inny sposób liczyć.
- Opis wskaźnika – dokładne wyjaśnienie, co oznacza i jak należy rozumieć dany wskaźnik.
- Jednostka – jednostka, za pomocą której jest mierzony dany wskaźnik.
- Cel wskaźnika – określenie wartości oczekiwanej.
- Wartość MIN (akceptowalna) – dopuszczalna wartość minimalna.
- Wartość MAX (akceptowalna) – dopuszczalna wartość maksymalna.
- Częstotliwość przeglądania – określa, jak często dany wskaźnik poddaje się analizie.
- Częstotliwość aktualizacji danych – wskazuje to, jak często dane w systemie są aktualizowane.
- Źródło danych – informacja, skąd pozyskano dane, będące podstawą do wyliczenia wskaźnika. Należy załączyć odwołanie do konkretnego raportu lub zestawienia.
- Właściciel wskaźnika – każdy wskaźnik w organizacji powinien mieć przypisaną osobę lub osoby, które biorą za niego odpowiedzialność. To na nich spoczywa raportowanie wskaźnika do przełożonych, dbanie o jego rozwój czy eliminacja związanych z nim problemów.
- Osoba aktualizująca – osoba, która aktualizuje w systemie określony wskaźnik, niekoniecznie jego właściciel.
- Metoda wyznaczania wskaźnika – wzór, który wykorzystuje się do uzyskania wskaźnika, wraz ze szczegółowym opisem i przykładami obliczeń.
- Wpływ wskaźnika – wskazanie, na jakie aspekty wpływa wskaźnik zarówno w całej firmie, jak i jej poszczególnych obszarach.
- Kluczowy obszar efektywności (KPA) – jest to obszar przedsiębiorstwa, którego efektywność jest mierzona przez dany wskaźnik.
- Forma wizualizacji – jeden z kluczowych elementów całej Karty Wskaźnika, który prezentuje, jak będą przedstawiane wyniki danego wskaźnika. Może tę funkcję pełnić przykładowy wykres z odpowiednim opisem.
Karta Wskaźnika jest więc podstawowym narzędziem standaryzacji wskaźników, która ułatwia wdrażanie ich w firmie.
Jakie są kluczowe wskaźniki efektywności?
Istnieje bardzo wiele różnych kluczowych wskaźników efektywności KPI, które różnią się w zależności od tego, jaki dział firmy bądź jaki proces w niej zachodzący weźmiemy pod uwagę. Jak mogą kształtować się kluczowe wskaźniki efektywności w przypadku różnych procesów? Oto kilka przykładów.
- Produkcja: OEE, Wydajność.
- Logistyka: Wskaźnik kosztu magazynowania, Wskaźnik zgodności stanów magazynowych, OTIF.
- Zarządzanie zapasami: Wskaźnik pokrycia, Raport X-Ray.
- Utrzymanie ruchu: MTTR, MTBF.
- Marketing: Liczba zapytań ofertowych ze strony internetowej, Liczba rezygnacji z newslettera.
Jak widać, mierniki efektywności produkcji będą znacząco różnić się od tych, które mogą być stosowane w marketingu. Niezależnie jednak od tego, jakiego obszaru mają one dotyczyć, charakterystyka dobrze zdefiniowanych wskaźników KPI w organizacji jest podobna. Wśród najistotniejszych cech takich wskaźników można wyróżnić m.in. to, że:
- umożliwiają monitorowanie statusu realizacji celów biznesowych danego obszaru,
- klarownie prezentują pracownikom oczekiwania przełożonych,
- wskazują zakres, w którym możliwa jest poprawa, a co za tym idzie, pozwalają szacować potencjał rozwoju organizacji,
- budują transparentność działań,
- umożliwiają szybką reakcję na ewentualne problemy,
- zmieniają organizację ze zbioru indywidualności w zespoły, które są świadome kierunku, w jakim firma chce podążać,
- nie generują dodatkowego administracyjnego obciążenia – brak skomplikowanych raportów,
- motywują pracowników do aktywnej postawy,
- zapewniają zespołowi informacje konieczne do podejmowania decyzji,
- prezentują efekty pracy zespołu oraz podsumowują jego efektywność.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu wskaźników KPI oraz wiedza na temat tego, co to dokładnie jest, stanowi nieodzowny element optymalizacji procesów decyzyjnych w firmie oraz zarządzania efektywnością przez fakty. Zastosowanie prawidłowo dobranych wskaźników KPI pozwala m.in. precyzyjnie mierzyć efektywność produkcji oraz innych działów w organizacji, weryfikować, w jaki sposób są realizowane jej strategiczne cele czy identyfikować obszary, w których tkwi potencjał rozwoju. Należy pamiętać, że wskaźniki KPI należy dobierać indywidualnie do potrzeb danej organizacji, ponieważ są one nierozerwalnie związane z jej celami biznesowymi oraz aktualnymi wyzwaniami. Istotną rolę odgrywa również to, aby zdecydować się na właściwy model wskaźników oraz pamiętać o dokładnym objaśnieniu pracownikom tego, czym są poszczególne mierniki. To zadanie doskonale może spełnić proste narzędzie, zwane Kartą Wskaźnika.
Jako Entra Group od wielu lat wspieramy Klientów we wdrażaniu systemów wskaźników KPI dopasowanych do potrzeb ich organizacji. Opracowaliśmy także innowacyjny Model by Entra, który tworzą trzy komplementarne produkty:
- Fit Factory – składający się z takich elementów jak m.in. Efektywna Organizacja Produkcji, Optymalna Kontrola Jakości czy Automatyzacja i Cyfryzacja Produkcji,
- Flow Factory, który obejmuje takie elementy jak m.in. optymalizacja transportu wewnętrznego, optymalizacja procesów magazynowych oraz optymalizacja procesów logistycznych,
- Focus Factory umożliwiający skuteczne i precyzyjne Planowanie Operacyjne, a także optymalizację zapasów w organizacji.
Interesuje Cię wdrożenie systemu kluczowych wskaźników KPI oraz skuteczna optymalizacja procesów produkcyjnych? Dzięki współpracy z Entra Group Twoja organizacja zrobi milowy krok w kierunku Przemysłu 4.0.
Zapraszamy do kontaktu.
