Co to jest mapowanie procesów?

18 lutego 2022
Entra Group » Co to jest mapowanie procesów?

W każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym mamy do czynienia z szeregiem działań o różnym stopniu skomplikowania. Mapowanie procesów biznesowych stanowi skuteczną metodę ich wizualnego zobrazowania, co pozwala na efektywne przeprowadzenie optymalizacji. Dzięki temu możemy lepiej zorientować się, na czym polega dany proces, z jakich kroków się składa, a także pozyskać inne informacje, które umożliwią uniknięcie wielu błędów mogących się pojawić w jego trakcie. Z dalszej części artykułu dowiesz się więcej o mapowaniu procesów, poznasz cele, jakie się przed nim stawia i przekonasz się, o korzyściach płynących z tego przedsięwzięcia.

Czym jest mapowanie procesów?

Mapa procesów w firmie to przydatne narzędzie ułatwiające planowanie i zarządzanie, dzięki któremu możemy w czytelny sposób przedstawić różnego rodzaju procedury. Często przypomina ona schemat blokowy, za pomocą którego dokładnie obrazujemy, jakie działania w określonej kolejności stosujemy, aby uzyskać oczekiwany efekt. Mapa procesu może wskazywać również osoby odpowiedzialne za daną część procedury w postaci matrycy RACIO. Do przedstawienia poszczególnych elementów procesu wykorzystuje się symbole graficzne. Istnieją różne standardy notacyjne, czyli graficzne języki modelowania, które umożliwiają intuicyjny opis procedury. Przykładem jednej z najczęściej stosowanych notacji jest BPNM – Business Process Modeling Notation.

Jeśli mielibyśmy udzielić krótkiej odpowiedzi na pytanie, mapowanie procesów – co to jest, wskazalibyśmy, że jest to skuteczny sposób na zrozumiały, a przy tym analityczny opis, który stanowi punkt wyjścia do efektywnej optymalizacji procesów w organizacji.

Cele mapowania procesów

Efektywność procesów biznesowych ma bezpośredni wpływ na wyniki finansowe firmy. W momencie, gdy ich przebieg jest nieoptymalny, przedsiębiorstwo wydatnie na tym traci. Mapowanie procesu, czy to obsługi klienta, czy to produkcji lub dowolnego innego obszaru służy ponownemu przyjrzeniu się danej procedurze i umożliwia identyfikację tego, co nie funkcjonuje. Pozwala to na wdrożenie odpowiednich działań naprawczych, dzięki którym określone działania będą prowadzone znacznie sprawniej.

Szczegółowe cele mapowania procesów w firmie zależą od tego, kto się podejmuje tego przedsięwzięcia. Inne oczekiwania będzie mieć względem niego menedżer zespołu, który chce lepiej zorganizować pracę swoim podwładnym, a inne pracownik działu finansowego chcący zidentyfikować, gdzie znajdują się niedociągnięcia ekonomiczne. Mimo tego, że cele mapowania procesów są często różne, to, uogólniając, zadaniem mapy procesów w firmie jest ich opis umożliwiający działania optymalizacyjne.

Metody identyfikacji procesów biznesowych

Fundamentalną kwestią w przypadku mapowania procesów jest wybór metody ich identyfikacji. Osoby zajmujące się mapowaniem mają do wyboru dwa sposoby:

 

  • metodę odgórną (top-down),
  • metodę oddolną (bottom-up).

 

Metoda top-down polega na określeniu ogólnego profilu działalności oraz celów firmy, a na tej podstawie później dokonuje się uszczegółowienia kolejnych elementów. Ten sposób można określić roboczo jako od ogółu do szczegółu – pozwala zaoszczędzić czas, ale jest przy tym mniej precyzyjny.

Metoda bottom-up sprowadza się natomiast do gruntownej analizy poszczególnych składowych procesu, a następnie ustaleniu jego dokładnego przebiegu. Odwrotnie niż w przypadku top-down, mamy tu do czynienia z podejściem od szczegółu do ogółu, co pozwala na uzyskanie dokładniejszych wyników, jednak jest również bardziej czasochłonne.

Jaką drogę wybrać, gdy czeka Cię mapowanie procesów biznesowych? Decyzja zależy od tego, jakimi zasobami czasowymi i technologicznymi dysponujesz.

Grupowanie mapowanych procesów

Inną ważną sferą, o jaką należy zadbać podczas mapowania procesów biznesowych, jest grupowanie. Następuje ono po identyfikacji procesów i przeprowadza się je zazwyczaj na podstawie trzech kategorii. Dotyczą one strategii firmy, efektów realizowanych działań, a także klienta wewnętrznego.

Jakie grupy procesów wyróżniamy? Pierwszą z nich są procesy główne. Najczęściej zalicza się do nich produkcję, logistykę czy sprzedaż. Drugą grupę stanowią procesy zarządcze, z których najważniejszymi są zarządzanie personelem, planowanie czy controlling. Zbiór uzupełniają tzw. procesy pomocnicze związane zwykle m.in. z logistyką wewnętrzną oraz utrzymaniem ruchu.

Jak przygotować mapę procesu produkcyjnego?

Mapowanie procesów to wieloetapowe przedsięwzięcie. Poniżej przedstawiliśmy, w jaki sposób może powstawać mapa procesu produkcyjnego.

Na wstępie należy dokonać identyfikacji procesu. Bardzo ważne na tym etapie jest ustalenie jego granic – wskazanie czasu i miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia, a także danych wejściowych i wyjściowych. Istotne jest również przyjęcie pewnych założeń związanych z tym, jak szczegółowo będziemy analizować dany proces.

Drugim etapem jest przeprowadzenie tzw. burzy mózgów na temat procesu. Należy wynotować najważniejsze etapy wchodzące w skład rozważanej procedury, a także zidentyfikować podprocesy.

Kolejny krok odgrywa bardzo ważną rolę w trakcie mapowania procesów produkcyjnych. Polega on na:

 

  • przygotowaniu spisu informacji wejściowych i wyjściowych,
  • identyfikacji osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych części procesu,
  • wskazanie zasobów, celów i czasów realizacji,
  • określeniu zakładanej wydajności.

Ten etap wieńczy umieszczenie danych we właściwych miejscach mapy. Następnie nanosimy na nią kierunki przepływu procesu. Potem weryfikujemy podjęte ustalenia pod względem zgodności z rzeczywistością. Warto podczas mapowania procesów biznesowych przeprowadzić warsztaty z pracownikami, czy przygotowywany algorytm oddaje sytuację panującą na produkcji.

Mapowanie procesów nie może pozostawać w oderwaniu od realiów. Opracowany algorytm należy porównać z rzeczywistą procedurą we współpracy z dotychczasowymi uczestnikami procesu oraz kadrą nadzorującą proces. Dzięki rzetelnemu podejściu do mapy procesu produkcyjnego możliwa jest identyfikacja różnic pomiędzy modelem a praktyką oraz wprowadzenie usprawnień w obydwu obszarach.

Jakie korzyści płyną z mapowania procesów?

Mapowanie procesów biznesowych w firmie to opłacalne rozwiązanie, które niesie za sobą wiele benefitów. Podstawową korzyścią jest rzecz jasna poprawa efektywności procedur w organizacji. Identyfikacja błędów w ramach danego procesu daje szansę na ich wyeliminowanie, a co za tym idzie, zwiększenie wydajności działań.

Mapa procesu stanowi również świetną okazję dla kadry zarządzającej do weryfikacji swoich przekonań związanych z tym, jak przebiega proces. Niekiedy pracownicy wyższego szczebla są przekonani, że ich podwładni doskonale wiedzą, w jaki sposób wykonywać swoje obowiązki, a gdy mapowanie procesu dobiega końca, okazuje się, że rzeczywistość odbiega od tych założeń. Umożliwia to interwencję i wytłumaczenie osobom odpowiedzialnym za nieefektywny proces, jakie zmiany powinny wdrożyć, aby ich praca przebiegała sprawniej.

Dzięki mapowaniu procesu możliwe jest wychwycenie jego wad niezależnych od postawy poszczególnych pracowników. Może okazać się, że firma wykorzystuje przestarzałe rozwiązania, w procesie występują „wąskie gardła”, jakaś część procedury nic nie wnosi lub istnieją inne przyczyny niewystarczającej wydajności działań. Wnioski wynikające z analizy mapy procesu produkcyjnego umożliwiają podjęcie inicjatywy, która zmieni ten stan rzeczy.

Mapa procesu jest narzędziem pomocnym także, gdy celem jest dostosowanie procedur firmy do pewnych standardów. Ich źródłem może być np. audyt zewnętrzny lub wyjątkowo dobra praktyka stosowana w jednym z działów, którą warto byłoby zaimplementować również w pozostałych strukturach organizacji.

Inną korzyścią, z której warto sobie zdawać sprawę, jest zadowolenie pracowników wynikające z zaangażowania ich w mapowanie procesów biznesowych. Firma decydująca się na ten krok zyskuje podwójnie:

 

  • otrzymuje informację „z pierwszej ręki” na temat przebiegu procesu oraz tego, co należy usprawnić,
  • pokazuje pracownikom, że ich głos ma znaczenie i mogą oni być aktywnymi współtwórcami rozwoju organizacji.

 

Gdy mowa o wpływie mapowania procesów na kadrę pracowniczą, nie sposób nie wspomnieć również o osobach, które dopiero zaczynają swoją pracę w przedsiębiorstwie. Ze względu na wysoki poziom skomplikowania wielu procesów mogą sprawiać one trudność nowym pracownikom. Mapa procesu pozwala usprawnić procedurę wdrożeniową i obniżyć jej koszt, a przy tym zapewnia większą efektywność nauki oraz odciąża starszych stażem kolegów z pracy od wielokrotnego odpowiadania na analogiczne pytania.

Podsumowanie

Współczesne organizacje stoją przed wielkimi wyzwaniami związanymi z wydajnością i optymalizacją pracy. Aby skutecznie budować swoją pozycję na rynku, muszą korzystać z narzędzi, które umożliwią im stały rozwój oraz poprawę jakości świadczonych usług. Opowiedzieliśmy dzisiaj, co to jest mapowanie procesów, dzięki któremu Twoja organizacja może znacznie zwiększyć efektywność swoich działań, co przełoży się na jej wyniki finansowe, a także renomę wśród klientów. Umiejętna identyfikacja problematycznych elementów procesów, a następnie próba zaradzenia im w oparciu o burzę mózgów i zaangażowanie pracowników różnego szczebla to klucz do poprawy osiąganych wyników i wejścia na wyższy poziom organizacyjny.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma się rozwijała i korzystała na zmianach zachodzącymi na rynku, postaw na jej skuteczną optymalizację. Jako Entra Group od wielu lat pomagamy firmom z branży produkcyjnej w redukcji kosztów i poprawie ich funkcjonowania w wielu różnych sferach. Identyfikujemy obszary, w których możliwe są usprawnienia i przedstawiamy zindywidualizowany plan pozwalający na sprawny rozwój. Współpraca z nami to także sposób na osiągnięcie przez firmę celu, jakim jest Przemysł 4.0.

Zapraszamy do kontaktu.

Autor:

Tomasz Michalak

Dyrektor ds. Przemysłu 4.0

T. +48 601 246 506
tomasz.michalak@entra-group.eu

Udostępnij:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Zobacz inne publikacje

Zarządzanie przez Fakty

Jakie znaczenie ma zarządzanie przez wskaźniki w firmie produkcyjnej? Ważne narady, na których powinny zapaść kluczowe decyzje, cotygodniowe lub codzienne spotkania, podczas których rozwiązuje się bieżące problemy, przygotowywany raport

Czytaj więcej »

Efektywna logistyka wewnętrzna

Definicja Logistyka wewnętrzna posiada kilka różnych definicji. Niektóre z nich utożsamiają ją z transportem wewnętrznym, inne koncentrują się na rodzaju wykorzystywanego transportu, np. wózki widłowe, przenośniki. Jeszcze inne są

Czytaj więcej »