Przepływ informacji w organizacji definiuje jej efektywność i może szybko zmienić zmagająca się z wyzwaniami firmę. Efektywna Komunikacja to stan, w którym we właściwym czasie do właściwych osób docierają potrzebne im informacje. Jednocześnie informacje te mają formę ustrukturyzowaną tzn. istnieje łatwość odnalezienia wybranych, istotnych informacji, ich prezentacja jest przejrzysta, jednoznaczna i nie wymaga dodatkowej analityki do podejmowania decyzji.
Kluczowym elementem Efektywnej Komunikacji jest System spotkań operacyjnych niezbędnych do prawidłowego prowadzenia procesów, wymiany informacji i podejmowania decyzji tzn. systemowej siatki spotkań powiązanej z kaskadowaniem działań zarządczych od samej góry organizacji do poziomu zespołów roboczych. Celem optymalizacji systemu spotkań jest stworzenie zasad ich organizacji, uczestnictwa, odpowiedzialności, prowadzenia i podsumowywania wyników, tak, aby zagwarantować oczekiwany efekt – najczęściej w postaci formalnej decyzji, sposobu jej publikacji i trybu wdrożenia.
Każda organizacja w ramach swoich procesów operacyjnych musi wykorzystywać efektywnie posiadane systemy informatyczne oraz skutecznie implementować rozwiązania ukierunkowane na płynność przepływu informacji dla jak najbardziej efektywnego i szybkiego podejmowania decyzji.
Przy identyfikowanych wyzwaniach komunikacyjnych oraz efektywnościowych kluczowe jest zbadanie wykorzystywanej infrastruktury narzędziowej oraz organizacyjnej, zarówno tych formalnych jak i nie formalnych, w poniższych aspektach:
Jako Entra Group oferujemy klientom profesjonalne wsparcie również w innych przedsięwzięciach takich jak m.in. optymalizacja procesów produkcyjnych czy Skuteczne Planowanie Operacyjne.
Zapraszamy do kontaktu.
Proces współpracy z Entra Group obejmuje kompleksowe działania, których celem jest stworzenie skutecznego systemu komunikacji operacyjnej w firmie. W pierwszej kolejności realizujemy audyt istniejącej sytuacji, by poznać obecne wyzwania i możliwości firmy. Następnie powołujemy dedykowany zespół projektowy, którego zadaniem jest poprawa przepływu informacji oraz efektywności komunikacji wewnętrznej. Na kolejnym etapie projektujemy docelowy system spotkań operacyjnych, definiując jasną strukturę oraz procedury w układzie 3- lub 4-poziomowym, przykładowo obejmującym codzienne spotkania operacyjne na poziomie zmiany (T1), spotkania zespołów interdyscyplinarnych MDT (T2), cotygodniowe spotkania operacyjne na poziomie zakładu (T3) oraz miesięczne spotkania zarządcze (T4). Po wdrożeniu nowego systemu prowadzimy okresowe przeglądy efektywności (po około 6-9 miesiącach), aby zapewnić trwałość wdrożonych rozwiązań i możliwość dalszych usprawnień.
Typowe efekty działania Systemu Spotkań Operacyjnych zgodnie z Modelem by Entra
Michał Matejczyk
Dyrektor ds. Rozwoju
+48 603 753 779
michal.matejczyk@entra-group.eu
PLANOWANIE
PRODUKCJA
LOGISTYKA
SYNERGIA
Razem przejdźmy ten dystans