Czym jest struktura organizacyjna? Tym mianem określa się układ funkcjonalny podległości w firmie obejmujący elementy organizacyjne firmy, w tym stanowiska, tworzone komórki organizacyjne, działy i zespoły wewnątrz organizacji oraz istniejące pomiędzy nimi powiązania. Dobór odpowiedniego typu struktury organizacyjnej oraz działów czy zespołów o precyzyjnie określonych obszarach odpowiedzialności powinien być uwarunkowany charakterystyką danego przedsiębiorstwa, czasami branżą, w której ono funkcjonuje, kierunkami rozwoju, jakie sobie wyznacza, a przede wszystkim kształtem procesów biznesowych, jakie obecnie są lub będą realizowane w ramach realizacji strategii biznesowej. Dobrze struktura organizacyjna stanowi klucz do efektywnej realizacji procesów biznesowych oraz powodzenia realizacji strategi firmy.
Struktura organizacyjna stanowi ustalony system powiązań pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi w firmie. Formalizuje ona zarówno istnienie poszczególnych elementów organizacyjnych, jak i kształt zależności funkcjonalnych oraz hierarchicznych między nimi. Struktura organizacyjna precyzuje nie tylko zależności między np. działami firmy, ale ustala również między innymi to, jakie relacje powinny panować między pracownikami zajmującymi określone stanowiska.
Z czego składa się struktura organizacyjna w firmie? Do jej podstawowych elementów zalicza się zazwyczaj:
- schemat organizacyjny – służy do graficznego przedstawienia struktury organizacyjnej, co pozwala każdej osobie zatrudnionej łatwiej zrozumieć swoją rolę w firmie i rodzaj relacji z pracownikami na innych stanowiskach,
- regulamin organizacyjny – ma formę kompleksowego dokumentu, który określa siatkę stanowisk, rozkład zadań i kompetencji w firmie, a także obejmuje ustalenia w zakresie istniejących władz w firmie, często z opisem procesu podejmowania decyzji i zarządzania organizacją,
- opis stanowisk pracy – zawarte w nim są wymagane kwalifikacje dla poszczególnych stanowisk, a także przypisany do nich przedział obowiązków oraz odpowiedzialności.
Klasycznie można zdefiniować 4 typy schematów organizacyjnych, które mogą oczywiście być łączone w zależności od wymagań firmy:
- struktura funkcjonalna, najczęściej występującą, która bazuje na łączeniu podobnych zadań w organizacji, wzmacnia potrzebę standaryzacji oraz specjalizacji wśród pracowników, a także pozwala eliminować duplikację prac,
- struktura produktowa, grupująca zadania wokół istniejących różnych produktów lub linii biznesowych organizacji, które mogą wymagać innych zdolności oraz kompetencji dla skutecznego działania,
- struktura geograficzna, wykorzystana przez organizacje rozwijające się na różnych, odrębnych od siebie rynkach globalnych,
- struktura kliencka, stawiająca potrzeby produktowe danej grupy klientów firmy na pierwszym planie, pozwalając uzyskać jeden punkt kontaktu oraz łączyć usługi i produkty z perspektyw klienta.
Dopasowanie struktury organizacyjnej do realnych potrzeb przedsiębiorstwa w znaczący sposób ułatwia jego funkcjonowanie. Przede wszystkim wpływa to na sprawną komunikację w organizacji. Struktura organizacyjna wskazuje m.in. kto komu i w jakiej sprawie podlega, kto jest odpowiedzialny za daną sferę czy zadanie oraz z kim się należy kontaktować w danej sprawie. Lepszy obieg informacji oraz alokacja zasobów adekwatna do hierarchii zadań są czynnikami, które sprawiają, że możliwa jest skuteczna optymalizacja procesów zarządzania na różnych szczeblach w firmie. Nowoczesna organizacja powinna docelowo dążyć do budowy skutecznej struktury, w której procesy oraz zasoby można łatwo i szybko alokować tak, aby w najbardziej efektywny sposób realizowało się zadania organizacji w ujęciu całościowym, a nie wyłącznie cele określonych działów.
Firma powinna rozważać zmiany w kształcie struktury organizacyjnej w 3 głównych przypadkach:
- zmiany w strategii biznesowej spółki,
- niska efektywność organizacji,
- istotna zmiana w czynnikach otoczenia zewnętrznego.
